Ворд и эксель

Работа в программе word

Несмотря на то, что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий:
— нажать сочетание клавиш Ctrl+N;
— нажать кнопку Office и выбрать команду «Создать» в меню
Сохранение документа
— нажать Ctrl+S
— нажать кнопку Office и выбрать команду «Сохранить» или «Сохранить как…» в меню
Сохранение в форматы PDF и XPS
Чтобы иметь возможность сохранять документы в форматы PDF и XPS, нужно скачать дополнение 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS, которое доступно на сайте Microsoft.
Выделение текста
— для выделения слова нужно щелкнуть на нем два раза мышью;
— предложения — щелкнуть на любом его слове при нажатой клавише Ctrl;
— одной строки — поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть один раз;
текущего абзаца — можно использовать один из следующих способов:
— щелкнуть три раза левой кнопкой мыши;
— поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть два раза;
всего текста — можно использовать один из следующих способов:
— поместить указатель мыши на левое поле страницы и щелкнуть три раза;
— нажать сочетание клавиш Ctrl+A;
— нажать кнопку Выделить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Выделить все.
В Word также существует режим расширяемого выделения, выделять текст в котором гораздо удобнее.
Режим расширяемого выделения можно включить, нажав клавишу F8.
При включенном режиме расширяемого выделения используют клавишу F8:
— один раз для выделения слова, в котором находится курсор;
— два раза для выделения предложения, в котором находится курсор;
— три раза для выделения текущего абзаца;
— четыре раза для выделения всего документа.
Выйти из режима расширяемого выделения можно клавишей Esc.
Основные команды редактирования
Ctrl+X — вырезать;
Ctrl+C — копировать;
Ctrl+V — вставить.
Отмена и возврат действий
В процессе редактирования никто не застрахован от ошибок. Для исправления ошибок в программе предусмотрена возможность отмены выполненных действий. Последнее действие можно отменить одним из следующих способов:
— воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+Z;
— нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа
Для пользователей, которые ошибаются даже при исправлении ошибок, предусмотрена команда Вернуть, позволяющая после отмены действий выполнить операцию возврата. Для этого сделайте следующее:
— сочетание клавиш Ctrl+Y
— нажмите кнопку Вернуть на панели быстрого доступа
Буфер обмена
Буфер обмена в Microsoft Word 2007 позволяет хранить 24 объекта. Чтобы активизировать расширенный режим, нужно щелкнуть по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы «Буфер обмена» на вкладке «Главная».

По умолчанию при выполнении команды Вставить Word вставляет объект, занесенный в буфер последним.
Поиск в документе
Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:
— воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+F;
— нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная
Замена данных
Для замены одного или нескольких символов, слова или участка текста необходимо перейти на вкладку Заменить диалогового окна Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:
— воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+H;
— нажать кнопку Заменить на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная
Переход
Команда Перейти удобна при работе с большими документами. Объектом перехода может быть раздел, страница, сноска, рисунок и т.д.
Для вызова окна перехода выполните одно из следующих действий:
— нажать стрелку справа от кнопки Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная и выбрать в меню команду Перейти
— или сочетание клавиш Ctrl+G или клавишу F5.
Проверка правописания в документе
Автоматическая проверка — включается так:
1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.
3. Перейдите к области При исправлении правописания в Word и установите флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику
4. Нажмите кнопку ОК
Автозамена
Microsoft Word содержит список наиболее часто возникающих ошибок и вариантов их замены. Этот список можно дополнить вручную.
Для добавления нового элемента автозамены сделайте следующее.
1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.
3. Перейдите к области Параметры автозамены и нажмите одноименную кнопку. Откроется окно Автозамена.
4. В поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, которое часто встречается в тексте (например, слоово).
5. В поле на области наберите правильный вариант написания этого слова (например, слово)
6. Нажмите ОК.
Смарт-теги
Смарт-теги также относятся к функциям автозамены. Они дают возможность распознавать разные типы данных и выполнять их преобразование.
Для того чтобы включить использование смарт-тегов, сделайте следующее.
1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Правописание.
3. Перейдите к области Параметры автозамены и нажмите одноименную кнопку. Откроется окно Автозамена.
4. Перейдите на вкладку Смарт-теги, установите флажок Добавить смарт-теги к тексту, а затем установите флажки напротив тех параметров смарт-тегов, которые вы хотите использовать
Словарь синонимов
Редактирование текстового документа — это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений.
Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов. Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.
1. Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.
2. Воспользуйтесь кнопкой Тезаурус в группе Правописание на вкладке Рецензирование на ленте или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.
3. Выберите подходящий синоним в области задач Справочные материалы, щелкните на нем правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Вставить. Слово будет заменено синонимом.
Форматирование
Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта.
Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия выполните одно из следующих действий:
— щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная
— нажмите сочетание клавиш Ctrl+D
Изменять параметры шрифта можно, не только используя вкладку Шрифт одноименного диалогового окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться кнопками, вынесенными на ленту в группу Шрифт на вкладке Главная
С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста, такие как:
— Изменять начертание шрифта — делать текст курсивным, полужирным, подчеркнутым или зачеркнутым
— Изменять гарнитуру шрифта — наиболее распространены Times New Roman, Arial и Courier New, а также Calibri, который используется в Word 2007 по умолчанию
— Выбирать размер (кегль) шрифта. Возле списка изменения размера шрифта также есть удобные кнопки для быстрого увеличения и уменьшения кегля на один пункт
— Устанавливать цвет текста
— Устанавливать цвет выделения текста
и т.д. и т.п.
Форматирование абзацев
Основные команды для оформления текста в рамках абзацев вынесены в группу Абзац на ленте. Сюда входит:
1. Выравнивание (по левому краю; по центру; по правому краю;
по ширине)
2. Установить междустрочный интервал
3. Отступы и выступы
Буквица
Буквицы позволяют привлечь внимание пользователя к абзацам. В Word можно создавать буквицы, которые могут занимать от трех до 10 строк текста.
Для добавления буквицы сделайте следующее.
1. Перейдите в режим Разметка страницы, выполнив команду Вид-Разметка страницы.
2. Установите курсор в любом месте абзаце, куда нужно добавить буквицу.
3. Нажмите кнопку Буквица в группе Текст на вкладке Вставка на ленте.
4. Выберите один из видов буквиц в меню Буквица:
— в тексте — буквица будет выровнена по левому краю;
— на поле — буквица будет вынесена на поле.
5. Если требуется настроить параметры буквицы, выберите в меню команду Параметры буквицы в области Параметры окна Буквица установите шрифт и размер буквицы, а также расстояние от нее до текста.
Для удаления буквицы выберите в меню Буквица тип нет.
Создание таблиц
Чтобы создать таблицу в Word, воспользуйтесь одним из следующих способов.
1. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте. Выберите количество столбцов и строк
2. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Вставить таблицу. В диалоговом окне Вставка таблицы выберите количество столбцов и строк и нажмите кнопку ОК.
3. Нажмите кнопку Таблица в одноименной группе на вкладке Вставка на ленте и выберите команду Экспресс-таблицы. Ориентируясь на названия и значки предварительного просмотра, выберите подходящий стиль таблицы.
Введите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки «+» и «_», а затем нажмите Enter. Например, для создания таблицы из трех столбцов нужно ввести
+_+_+_+
Обратите внимание, что такая заготовка обязательно должна заканчиваться плюсом, иначе таблица не будет создана.
4. Нарисуйте таблицу вручную при помощи кнопки Нарисовать таблицу в меню кнопки Таблица. Вы можете установить тип и толщину линии, а также цвет границы, воспользовавшись соответствующими кнопками на вкладке Конструктор, которая появится на ленте после вызова команды Нарисовать таблицу. В группе Параметры стилей таблиц можно указывать дополнительные параметры построения таблицы.
Вставка изображений в документ
Чтобы вставить в документ изображение, которое хранится на вашем жестком диске, нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации на вкладке Вставка на ленте, выберите графический файл в окне Вставка рисунка и нажмите кнопку Вставить.
Редактирование изображений
Если выделить вставленное изображение, то на ленте появится новая вкладка Работа с рисунками-Формат. С ее помощью можно производить все операции редактирования рисунка.
Сноски
Сноска состоит из двух частей: текста и ссылки в виде числа возле соответствующего слова документа. В зависимости от того, где помещается текст, сноски могут быть двух типов:
— обычные — текст находится на той же странице, что и ссылка;
— концевые — текст расположен в конце документа, лекции и т. д.
Создание сноски
Для быстрого создания сноски сделайте следующее.
— Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску
— Нажмите кнопку Вставить сноску в группе Сноски на вкладке Ссылки на ленте. Для вставки концевой сноски нажмите кнопку Вставить концевую сноску.
— Введите текст сноски. Помните, что если текст обычной сноски будет слишком длинный, то Microsoft Word перенесет его на следующую страницу.
Чтобы задать дополнительные параметры сноски, сделайте следующее.
1. Поместите курсор в то место документа, где следует вставить сноску.
2. Нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Сноски.
3. В диалоговом окне Сноски выберите тип сносок в документе:
— сноски — их текст может располагаться на нижнем поле страницы (параметр Внизу страницы) или в основном тексте ниже последней строки той страницы, на которой расположена ссылка (параметр Внизу текста);
— концевые сноски — текст таких сносок может располагаться В конце документа или В конце раздела.
4. Выберите способ нумерации сносок в области Формат. Обычно это арабские цифры, но вы можете задать любые другие символы.
5. Установите символ, с которого нужно начинать нумерацию, в поле Начать с.
6. После окончания настройки сносок нажмите кнопку Вставить и введите текст сноски.
Колонтитулы
Одним из атрибутов больших документов является наличие колонтитулов. Колонтитулы бывают верхними и нижними. Они представляют собой текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц.
Чтобы создать колонтитулы, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы на ленте. Выберите тип колонтитула в появившемся меню. При этом произойдет автоматический переход в режим Разметка страницы, если вы находились в другом режиме. Будут созданы верхний и нижний колонтитулы, курсор переместится в тот, который был выбран в группе Колонтитулы.
Одновременно с этим на ленте появится вкладка Работа с колонтитулами-Конструктор. Она существенно облегчает работу, так как на нее вынесены основные функции, которые могут вам понадобиться при работе с колонтитулами.
Создание оглавления
1. Установите курсор в том месте, где будет располагаться оглавление.
2. Перейдите на вкладку Ссылки и нажмите кнопку Оглавление в одноименной группе.
3. Выберите стиль оглавления из появившегося меню.
Если вас не устраивают стили оглавления предложенные по умолчанию, вы можете настроить их вручную. Для этого выберите команду Оглавление… в меню со стилями. Откроется одноименное окно. Вы можете сделать следующее:
1. Установите флажок Показать номера страниц для отображения номеров страниц каждого элемента списка.
2. Установите флажок Номера страниц по правому краю для выравнивания номеров страниц по правому краю.
3. В поле Заполнитель выберите тип линий (точечные, пунктирные или сплошные), которые будут вставлены между элементами оглавления и номерами страниц. Это можно сделать только при установленном флажке Номера страниц по правому краю.
4. Задайте количество уровней оглавления в поле Уровни. Количество уровней не должно быть больше количества стилей заголовков.
5. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить создание оглавления. Оно будет вставлено в документ.
Если после создания оглавления в документ вносились правки, то поместите курсор в поле оглавления и нажмите клавишу F9 для его обновления. Вы также можете нажать кнопку Обновить таблицу в группе Оглавление.
Работа с гиперссылками
Чтобы вставить гиперссылку в документ, можно скопировать адрес Интернет-страницы и воспользоваться буфером обмена. Microsoft Word «поймет», что это веб-адрес и применит к нему стиль Гиперссылка.
Если вы хотите, чтобы в документ был вставлен не сам адрес, а лишь ссылка на него, то нужно воспользоваться диалоговым окном Вставка гиперссылки.
Для вызова этого диалогового окна выполните одно из следующих действий:
— воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+K;
— перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Гиперссылка в группе Связи на ленте;
— В левой части окна Вставка гиперссылки расположены четыре кнопки, которые позволяют быстро создавать гиперссылки на различные элементы:
* на существующий файл или на веб-страницу;
* на другое место в этом же документе;
* на новый документ;
* на адрес электронной почты.
Независимо от вида создаваемой гиперссылки вы можете упростить ее использование, заполнив поле Текст. В этом случае вместо URL или сетевого адреса файла или каталога, пользователь увидит текст, который вы введете.
При нажатии кнопки Подсказка открывается окно Подсказка для гиперссылки. Заданный здесь текст (длиной до 255 символов) будет отображен в виде подсказки, которая появится при наведении (без щелчка) указателя мыши на ссылку. Если вы не введете подсказку, то Word в качестве подсказки отобразит URL или другой адрес, связанный с этим текстом.
Пользоваться гиперссылками, вставленными в документ Word, нужно не так, как в браузере. Для перехода по ней следует нажать и удерживать клавишу Ctrl.
Создание макросов
Самый простой способ создания макроса — запись нужных действий в документе. Записав последовательность команд один раз, можно будет вызывать макрос щелчком мышью, когда нужно выполнить такие же действия. Для записи макросов сделайте следующее.
1. Щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Запись макроса в меню.
2. В диалоговом окне Запись макроса дайте макросу имя, а также введите его описание. Не пренебрегайте возможностью дать макросу описание, так как это очень поможет в дальнейшем, особенно, если вы пользуетесь большим количеством макросов.
3. Макрос можно запускать с помощью кнопок на панели быстрого запуска или сочетания клавиш. Определить это можно в том же диалоговом окне, нажав кнопку или клавишу в области Назначить макрос.
Если вам будет удобно вызывать макрос с панели быстрого запуска, то нажмите кнопку кнопке в области Назначить макрос. В появившемся диалоговом окне Параметры Word сделайте следующее.
1. Выделите название макроса в области слева и нажмите кнопку Добавить. Макрос будет добавлен на панель быстрого доступа
2. Чтобы изменить отображаемое имя макроса и его значок, выделите строку с его названием в области справа и нажмите кнопку Изменить.
3. В окне Изменение кнопки выберите подходящий значок для макроса, а также введите в поле Отображаемое имя название, которое будет показываться при наведении курсора на его кнопку.
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор. Значок макроса появился на панели быстрого запуска.
Назначение макроса клавишам
Многие пользователи предпочитают использовать для выполнения разных действий сочетания клавиш. Вы можете назначить сочетания клавиш макросам, которые наиболее часто применяете. Для этого сделайте следующее.
1. В диалоговом окне Запись макроса нажмите кнопку клавишам в области Назначить макрос.
2. Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш диалогового окна Настройка клавиатуры и нажмите сочетание, с помощью которого вы хотите вызывать макрос. Обычно удобно использовать «горячие» клавиши F1-F12, а также сочетания клавиш Alt и Ctrl с цифрами.
3. Когда нужное сочетание клавиш будет подобрано, нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть.
Запись макроса
Когда подготовительная работа будет завершена, переходите к записи макроса. После того как вы закроете окна назначения макроса панели инструментов или клавишам, указатель мыши примет форму. Теперь можно выполнять необходимые действия.
Создадим макрос, с помощью которого можно щелчком мышью применить к выделенному участку текста гарнитуру Arial, полужирное начертание и размер шрифта 10.
Когда появится панель записи макроса, сделайте следующее.
1. Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Шрифт на вкладке Главная.
2. В диалоговом окне Шрифт выберите шрифт Arial, начертание — Полужирный, размер — 10.
3. Нажмите кнопку ОК и остановите запись. Для этого щелкните по стрелке под кнопкой Макросы в одноименной группе на вкладке Вид на ленте. Выберите команду Остановить запись. Макрос готов.

Microsoft Excel

Microsoft Excel — одна из самых популярных программ для работы с большим количеством данных, которая по своей сути является редактором электронных таблиц. Широкий функционал приложения не ограничивает пользователя возможностью лишь редактировать уже созданные таблицы, а позволяет создавать абсолютно новые, с внесением собственных данных.

Множество встроенных в Excel математических, статистических и прочих функций позволяют сформировать отчеты и проводить даже самые сложные вычисления в один клик, а широкая библиотека шаблонов и мастер построения диаграмм с легкостью представят всю информацию в графическом виде, с акцентированием и выделением необходимых связей и тенденций. Именно поэтому, если вам часто приходится иметь дело с большими объемами информации, проводить расчеты, составлять отчеты и осуществлять прочую подобную работу, вы можете прямо сейчас скачать Microsoft Excel бесплатно и на собственном опыте убедиться во всех преимуществах работы с данным программным продуктом.

Широкий и разнообразный инструментарий делает Excel незаменимым для людей, работающих в сфере экономики, финансов и учета.

С помощью составления таблиц и иерархических связей между ними, вы сможете не только хранить информацию, но и молниеносно получать доступ к необходимым данным, используя возможность сортировки и фильтрации по различным критериям.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами.

Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

  1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
  2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
  3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

  1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
  2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.
  3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.
  4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны.

Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

  1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
  2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
  3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
  4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+»=»).

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Для чего нужны офисные программы Word и Excel?

В целом, весь пакет программ Microsoft Office применяется повсеместно для работы как в офисе, так и для личных нужд и учёбы, в частности. Текстовый и табличный редакторы составят прекрасный дуэт для личностного развития и повышения качества своей работы. Чтобы экономить своё время и силы, показывать высокие результаты на работе, радовать руководство и ощущать эту радость в виде хорошей зарплаты следует всерьёз задуматься об обучение грамотному пользованию как минимум программой Word, а в идеале, подкрепить блестящим знанием Excel.

MS Word – эффективный и удобный текстовый редактор, с помощью которого пользователь может производить любые манипуляции с текстом, и даже вставлять таблицы, картинки, редактировать и оформлять текст в соответствии с требованиями любой сложности. Просто набрать текст можно и в приложении Блокнот, а вот выполнить профессиональное форматирование невозможно. Это же касается и второй по востребованности и популярности программы из пакета Office.

MS Excel – этот табличный редактор просто незаменим для бухгалтеров и финансистов, менеджеров, секретарей и многих других специалистов, чья профессиональная деятельность связана с обработкой большого объёма цифровых данных. Благодаря нашим курсам, Вы научитесь не только составлять таблицы и вводить информацию в Excel, но и производить расчёты, работать с формулами, строить диаграммы различного типа, использовать макросы.

Преимущества обучения Word & Excel одновременно:

Обучение Word, совмещённое с Excel даёт возможность сэкономить своё время, силы и финансы ровно в два раза, ведь в течение одного курса Вы научитесь работать сразу с двумя лидирующими компьютерными программами. Мы также обладаем рядом преимуществ, позволяющих Вам сделать правильный выбор и обратиться в учебный центр «Альянс»:

  • обе программы, и Excel, и Word, необходимы практически в любой сфере деятельности.

    И они идеально дополняют функционал друг друга;

  • так как эти приложения из одного программного пакета и от одного разработчика, они имеют похожий интерфейс и намного проще и эффективней изучать их совместно;
  • прямая выгода в стоимости обучения и дополнительный бонус – экономия времени;
  • комплексный курс ведёт один преподаватель, и привыкать к другому педагогу не будет необходимости;
  • индивидуальный подход и учёт Ваших личных пожеланий относительно интенсивности курса, домашних заданий и т.д.;
  • возможность выбрать формат курса: индивидуальный, корпоративный или дистанционный.

Итак, наш комплексный курс открывает широкие возможности, выгоден с любой точки зрения и даёт возможность осваивать тандем Word + Excel с комфортом. Мы приглашаем на обучение всех заинтересованных в собственном развитии людей, которые стремятся идти в ногу с современными требованиями работодателей и бизнеса. Мы поможем учиться быстро и эффективно, всесторонне закрепляя полученные знания на практике.

Чтоб эффективнее трудиться и повышенья ожидать, в «Альянс» Вам стоит обучиться и Ворд с Эксель блестяще знать!

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

  1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
  2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.
  3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

  1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
  2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву).

Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Добавить комментарий

Закрыть меню