Виды коммуникаций в организации

Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков (табл. 7.2.1).

Таблица 7.2.1

Классификация коммуникаций в организации

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств, информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Межличностные коммуникации. Межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения. Именно они представляют наибольшую значимость для изучения ОП. На межличностные коммуникации оказывают влияние различные факторы (2.1).

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

2.1. Факторы, влияющие на межличностные коммуникации

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности – также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем. Получатель может признавать его и тогда он выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Коммуникации по форме общения. Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А. Мейрабиана лишь 7 % сообщений определено их вербальным содержанием, 93 % имеет невербальную природу, из которых 38 % определено модуляцией голоса, а 55 % – выражением лица.

Невербальные коммуникации – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению (подробнее об этом см. в разделе 7.3).

Коммуникации по каналам общения. Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

• организационными (например, схемой организационной структуры);

• функциональными (например, положением об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющим иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой» (2.2), информация в ней часто распространяется с помощью слухов (табл. 7.2.2).

Таблица 7.2.2 Виды слухов и их характеристика

По данным некоторых исследователей, слухи по меньшей мере на 75 % являются точными.

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения. Информация по каналам передается по вертикали – сверху вниз, снизу вверх, а также в горизонтальной плоскости и по диагонали (табл. 7.2.3).

Нисходящие коммуникации – коммуникации, направленные сверху вниз – от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации – коммуникации, направленные снизу вверх – от подчиненных к руководителю.

Виды неформальных коммуникаций «виноградная лоза»

Горизонтальные коммуникации – коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации – коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Таблица 7.2.3

Характеристика вертикальных коммуникаций

Интересный опыт

Все сотрудники хотят получать информацию о своей компании. Какую? Готовы ли менеджеры им ее давать; Какую информацию они готовы предоставить?

Ниже приводятся результаты опроса трехсот сотрудников и менеджеров российских компаний (табл. 7.2.4).

Таблица 7.2.4 Распределение результатов опроса

Вопрос 3. Способы коммуникации

1) Разговорный (устный или вербальный)

2) Письменный (статьи, объявления)

3) Вербальный (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) – использует в качестве знаковой системы человеческую речь (естественный звуковой язык т.е. систему фонетических знаков) включающих два принципа:

a) Лексический

b) Синтаксический

Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передачи информации с помощью речи менее всего теряется смысл сообщения, но этому должно сопутствовать высокая степень общьности, всеми участниками коммуникативного процесса. Обмен информации возможен не только посредством речи, но и по средствам других знаковых систем, которые в своей совокупности. В современной социальной психологии предлагается полная схема всех знаковых систем используемых в не вербальной коммуникации. К ним относятся:

1) Оптико-кинетическая – включает жесты, мимику и пантамимику. Эта система предстает как свойство общей моторики различных частей тела (рук, лица, позы)

2) Пара и экстролингвистическая – является также дополнением к вербальной коммуникации. Система вокализации (вокал) качества голоса, его диапазон, тональность. Эти характеристики голоса способствуют выражению эмоционального состояния (состояния коммуникатора), а также характеристик личности. Тембр голоса часто ассоциируется с симпатичностью и образованностью человека. Экстролингвистика – включение в речь пауз, покашливания, плача, смеха, тембр речи. Паузы подчеркивают особую значительность текста иногда они больше чем текст. Все эти проявления увеличивают значимость информации, но не посредствам речевых включений, а околоречевыми приемами. Выступает также особой знаковой системой, несет смысловую нагрузку как компонент коммуникативной ситуации. Проксимика как специальная область занимающаяся нормами пространственной и временной организации общения располагает большим экспериментальным материалом и в настоящее время проблемы Проксимики включены в особую область психологии получившей название экологическая психология (психология среды). Среди прочих проблем здесь изучаются нормы оптимального расположения партнеров о коммуникации приближение к собеседнику, особенности персонального пространства и др.

3) Организация пространства и времени коммуникативного процесса

4) Визуальный контакт – контакт глаз. Частота обмена взглядами, их длительность, смена статики и динамики взгляда, его избегание. Визуальный контакт выполняет многочисленные функции: информационный поиск, стремление скрыть или обнаружить свое я. Сигнализировать о готовности, поддержать или продолжить общение, демонстрировать степень психологической близости и прочее. Как все не вербальные средства, контакт глаз имеет значение в дополнение к вербальной коммуникации.

Для всех четырех систем невербальной коммуникации встает один общий вопрос методологического характера: каждый из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определенный код. Всякая информация должна кодироваться, причем так, чтобы система кодификации была известна всем участниикам коммуникативного процесса, но если в случае с речью эта система кодификации. При не вербальной коммуникации важно в каждом случае отличить, что можно считать кодом, и главное определить, владеет ли ваш партнер этим кодом.

В противном случае, никакой смысловой прибавке к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.

Совокупность этих средств призвана выполнять следующие функции:

1. Дополнение речи

2. Замещение речи

Эмоционального состояние партнеров о коммуникативном процессе.

Виды средств коммуникации

Выделяют два вида средств коммуникации:

  1. Вербальные средства
  2. Невербальные средства

Вербальные средства коммуникации – это основные для человека, так как они являются универсальными, обеспечивая всеобщий характер использования и возможность перевести в вербальную форму все иные информационные сообщения, которые могут быть переданы по средствам коммуникации.

К вербальным средствам коммуникации относятся устная речь и письменность.

Невербальные средства коммуникации являются производными от вербальных и часто служат целям универсализации и сокращения объема передаваемой информации без утраты содержания. Невербальные средства включают в себя две подгруппы:

  • Первичные языки – жесты, пантомима, мимика.
  • Вторичные языки – азбука Морзе, музыкальная нотация, языки программирования, жестовые языки глухонемых.

В общем плане к невербальным средствам коммуникации относятся те, которые обеспечивают передачу изображений, знаков, символов.

При этом в современном мире вербальные и невербальные средства коммуникации часто взаимно объединяются, обеспечивая передачу информацию в вербальной и невербальной форме. В частности, телевидение, Интернет позволяют передавать речь, текст, звук, изображения, сигналы, знаки одновременно. При этом могут использоваться как первичные, так и вторичные языки невербальных средств коммуникации.

Следует отметить, что вербальные средства коммуникации изучаются лингвистикой, а невербальные – паралингвистикой и отдельными разделами семиотики.

На данный момент наиболее детально разработаны, исследованы и изучены вербальные средства коммуникации, к которым применяется структурный исследовательский аппарат, который из лингвистики заимствуется в других общественных науках.

Основными единицами вербальных средств коммуникации являются знаки и составляющие их фигуры, т.е. слова и буквы (или их эквиваленты в ряде языков). Таким образом, изначально коммуникация организована таким образом, что благодаря использованию относительно небольшого количества фигур и бесконечно огромного числа построенных из них знаков может осуществляться передача значительных объемов информации. При этом знаки, т.е. отдельные слова, являются составными элементами более сложных знаков – фраз.

Сущность средств коммуникации

Средства коммуникации могут обеспечивать передачу различных типов информационных сообщений: высказывания, тексты, изображения, физические предметы, поступки, видеофильм, звуковое сообщение, сигналы, знаки.

В зависимости от типа передаваемого сообщения отличается сама сущность средств коммуникации:

  • Высказывание или текст – передается речевое сообщение в устной или письменной форме. Это самый простой коммуникационный акт. Речь является одним из исторически первых средств коммуникации.
  • Изображение – нарисованная картина или сделанная фотография, например, горы Алтая или побережье Камчатки, позволяет передать реципиенту из Нижнего Новгорода информацию о том, как выглядит Алтай или Камчатка.
  • Физический предмет – используется в специальных средствах коммуникации, например, шлагбаум, как сообщение о том, что проезд запрещен, подарок в знак признательности, черная метка у пиратов тоже относится к такому средству коммуникации, символизируя приговор.
  • Поступки – особый вид средства коммуникации, используется для передачи информации о моделях поведения, общественных нормах, призыве к конкретным действиям.
  • Видеофильм – содержит в себя комплекс информации, передаваемой в вербальной и/или невербальной форме.
  • Звуковые сообщения – например, звуковое предупреждение, сигнал автомобиля другим участникам дорожного движения.
  • Сигналы – например, на флоте сообщения передаются посредством сигналов флагами.
  • Знаки – например, дорожные знаки, многочисленные указатели в зданиях, на улицах.

Следует отметить, что знаки, сигналы, символы всегда образуют какую-либо систему или код, которые будут понятны только человеку, который знаком с этой системой. В этом кроется проблема универсализации знаков и сигналов.

Свойства средств коммуникации

В основном, свойства средств коммуникации определяются их природой и технологическими особенностями. В зависимости от этого можно указать на следующие свойства:

Вербальные средства коммуникации, включающие устную речь и письменность, имеют дихотомическую природу своих свойств – в рамках речевой коммуникации передача информации ограничивается силой голоса отправителя и слуха реципиента, тогда как печатные материалы обладают большей стойкостью, могут передаваться на дальние расстояния, а также способны храниться долгое время. Дихотомическую природу свойств вербальных средств коммуникации иллюстрируют две поговорки: «Слово – не воробей, вылетит – не поймаешь» и «Написанное пером – не вырубишь и топором». Невербальные средства коммуникации обладают в большей степени технологическими свойствами, которые определяют характер передачи информации. Для восприятия информации, передаваемой с помощью первичных языков, требуются базовые навыки и знания, чтобы понимать смысл передаваемых сообщений.

Тогда как в случае вторичных языков требуется уже более продвинутый уровень восприятия и знаний. Передачу изображений, знаков, символов с помощью технических средств возможно осуществлять только при наличии у отправителя и реципиента информации технических устройств для передачи и приема соответствующих сообщений.

Ряд средств коммуникации, обладающих устойчивым восприятием в обществе, имеют свойства условного или традиционного восприятия, что накладывает дополнительные оттенки на передаваемую по ним информацию. Например, большинством людей считается, что информация, передаваемая с помощью мультипликации, не имеет серьезного значения, не является высокохудожественной. Хотя это не связано с природой мультипликации. Другой пример, телевидение и радио относят к средствам массовой коммуникации, хотя при соблюдении технических условий данные средства коммуникации могут быть использованы при групповой или межличностной коммуникации. Таким образом, средства коммуникации могут обладать свойствами, не обусловленными их природой, а являющихся следствием их функционирования в обществе, основного предназначения, для которого они были изначально созданы.

Базовым свойством средств коммуникации является функция дополнения и усиления человеческих возможностей общения и передачи информации, в первую очередь, зрения, голоса и слуха (причем в настоящее время активно ведутся разработки средств коммуникации, позволяющих обеспечить передачу тактильных ощущений и запахов). Это выражается в следующих свойствах средств коммуникации: громкоговорители усиливают негромкий голос, книги и накопители информации сокращают расстояние между участниками коммуникации, а также даже позволяют передать информацию через значительное количество лет.

Использование средств коммуникации

Средства коммуникации могут использоваться преднамеренно и непреднамеренно, а также прямо и опосредованно.

  • Преднамеренное использование средств коммуникации – это традиционная речь, обычный разговор, чтение книги, просмотр телевидения.
  • Непреднамеренное использование средств коммуникации – это невербальные сигналы, мимика, знаки, реклама по телевизору которые информируют получателя информации без его особого на то желания, а иногда и отправителя информации.
  • Прямое использование средств коммуникации – это непосредственный контакт участников коммуникации со средствами информации, например, включить телевизор, радио, открыть книгу, принять участие в разговоре.
  • Опосредованное использование средств коммуникации – контакт осуществляется независимо от действий участников коммуникации, например, знаки дорожного движения, радио в общественном транспорте, подслушанный разговор, незаконная реклама на заборах, асфальте.

Следует также разделять первичное и вторичное использование средств коммуникации:

  1. Первичное использование средств коммуникации включает язык, жестикуляцию, публичное поведение, социальные акты.
  2. Вторичное использование средств коммуникации подразумевает облегчение первичных процессов коммуникации в обществе и включает языковые преобразования, создание общепонятных символов, условий для осуществления коммуникаций.

Языковые преобразования, в частности, означают создание письменности, производных языков (например, азбука Морзе, язык глухонемых), что делает коммуникацию возможной того, когда она затрудняется объективными обстоятельствами. Системы символов активно используются на флоте, в организации дорожного движения, технических сферах, что позволяет переводить вербальное сообщение не по отдельным знакам, как при письменности, а целиком по смыслу. В большинстве случаев это оправдано, когда нужно быстрое восприятие и понимание сообщения, а ожидаемый ответ простой «да» или «нет». В армии, на флоте, в дорожном движении длинные текстовые сообщения не только не нужны, но и вредны. Условия для осуществления коммуникаций включают транспортное сообщение (транспорт доставляет участников коммуникации друг к другу), телеграф, телефон, радио (сообщается и получается информация).

Использование средств коммуникации расширяет и сферу коммуникации, причем можно выделить два аспекта в данном контексте:

  1. Средства коммуникации определяют само содержание передаваемого сообщения: речь, печатные издания, телевидение, Интернет обладают принципиально разными возможностями передачи информации, чем выше уровень технологий, тем шире среда коммуникаций. Вместе с тем усиливается визуальная составляющая коммуникаций, по сравнению с тем, что еще 50-100 лет назад доминировала письменная печатная.
  2. Средства коммуникации создают невозможность удержать информационное сообщение в той форме, в которой оно было создано изначально. С одной стороны, это плата за облегчение коммуникации, а с другой стороны – снижение ценности передаваемой информации.

Таким образом, использование средств коммуникации позволяют устранить сдерживающие факторы основного процесса в жизнедеятельности человечества в целом – поиск, получение, передача и обмен информацией. Однако, увеличение объемов передаваемой информации снижает ценность содержащихся в сообщениях сведениях.

Добавить комментарий

Закрыть меню