Управление информационными системами

Экономическая информация отражает взаимоотношения между людьми, поэтому она гораздо сложнее информации в любой иной отрасли. У технических систем всегда есть ограничения. Как пример: радист работает с определенными частотами, на определенном языке. Ограничены время и радиус действия рации. В экономике таких ограничений нет при этом существует еще и так называемый «Информационный парадокс» который состоит в том, что в одно и то же время информация избыточна и недостаточна.

Чтобы формализовать оценку качества и количества информации, возникли следующие требования: неискаженность; необходимость и достаточность; актуальность; достаточность; лаконичность формы, при максимальной насыщенности.

Информационная система (ИС), инструмент необходимый для управления предприятием.

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, исп. для обработки информации и принятия упр. решений.

ИС осуществляет превращение вероятностной системы (стохастической) в детерминированную (с четкими причинно-следственными связями) и обеспечение минимума исходной информации при максимуме преобразованной. ИС должна решать задачи стратегического и тактического планирования, учетные задачи и задачи оперативного управления.

С точки зрения решения управленческих задач ИС позволяют:

  • повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
  • обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
  • добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления;
  • согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
  • за счет информированности руководства о текущем состоянии предприятия обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь.

ИС состоит из блоков:

  • отражения данных;
  • накопления (принятие, статистические данные);
  • семантический (освоено, понято, преобразовано);
  • прагматический (использование).

Информационная система классифицируется по:

  • предметная область функционирования (производство, услуги, госуправление)
  • виды процессов, подлежащих управлению (технологические процессы, организационное управление, корпоративные, научные)
  • степень автоматизации процессов (ручные, человеко-машинные, автоматические)

Информационная технология (ИТ), основная составляющая часть автоматизированных ИС.

ИТ – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач. ИТ как процесс, состоит из строгого набора правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС. В результате такой обработки первичной информации получается информация нового качества, на основе которой и вырабатываются оптимальные управленческие решения.

Классификация факторов, влияющих на регламент обработки данных в ИТ схеме, на рис. 1.

Рис. 1. Классификация Информационных технологий

Кроме факторов, классифицирующих информационные технологии, на стратегию создания и развития ИС управления влияют особенности конкретного предприятия: область функционирования предприятия; тип предприятия; производственно-хозяйственная и иная деятельность; принятая модель управления; существующие и новые задачи в управлении; информационная инфраструктура и т.д.

При реконструкции систем управления на основе ИТ применяются различные методы оценки и аналитические модели. Методы оценки делятся на две основных группы:

  • формализованные – основанные на анализе измеряемых критериев. Применяются для решения задач управления оперативного уровня и частично задач тактического уровня. Используются управленцами нижнего и среднего звена;
  • неформализованные – основанные на опыте, интуиции, экспертных оценках. Применяются в основном для решения стратегических задач и частично тактических. Чаще, прерогатива топ-менеджмента.

Наиболее распространенными из аналитических моделей являются:

  • численные методы решения уравнений или их систем (применимо больше к формализованным методам оценки да и то не всегда);
  • теория игр (Формализация схемы игры, решение конфликтных ситуаций);
  • теория полезности (основана на оценках экспертов, функции плотности вероятности вариантов решения и вычисления уровня полезности каждого из вариантов);
  • теория статистических решений (исследует различные распределения изучаемого случайного процесса).

Задачи системы контроля ИС

Под контролем в информационных системах понимают процессы, обеспечивающие обнаружение ошибок в их функционировании, вызванных отказами или сбоями аппаратуры, ошибками в программе, ошибками оператора или другими причинами.

В сочетании с мерами по резервированию контроль является одним из самых эффективных средств повышения надежности и достоверности обработки информации в вычислительных системах.

В современных ИС применяют средства автоматизированного контроля и диагностики, называемые системой контроля и диагностики. Которые выполняют следующие функции:

· Обнаружение ошибок;

· Определение причин и характера ошибок;

· Регистрация ошибок и ситуаций, в которых имело место возникновение ошибок (сбор статистики и информации об ошибках);

· Исправление ошибок;

· Поиск (диагноз) неисправностей;

· Реконфигурация системы;

· Ремонт (замена неисправных компонент);

· Проверка работоспособности системы (после ремонта или конфигурации).

В данной лекции рассматриваются методы контроля, предназначенные для обнаружения ошибок, вызванных отказами и сбоями аппаратуры.

«Ошибка» в ряде случаев целесообразно рассматривать как явление искажения информации, поддающееся с определенной вероятностью обнаружению и регистрации. Для обнаружения ошибок в работе информационных систем широко используют различные методы контроля, позволяющие зафиксировать наиболее типичные ошибки. Поэтому необходимо знание причин и характеристик возникающих ошибок для правильного выбора метода контроля. Сбои, зафиксированные системой контроля, устраняют, и тем самым не допускается их распространение на выход системы . При обнаружении систематической ошибки требуется локализовать и устранить причину ошибки.

Средства контроля ИС подразделяются на аппаратные, программные и

смешанные.

Они характеризуются тремя основными параметрами: полнотой (глубиной) контроля, временем обнаружения ошибки и сложностью.

Полнота контроля оценивается как доля отказов, обнаруживаемых в результате контроля, от общего их количества:

где MK — множество элементов, подлежащих контролю;

M — множество всех элементов системы;

ni — число элементов i-го типа;

li — интенсивность отказов элементов i-го типа.

Время обнаружения ошибки (время контроля) определяется как интервал времени от момента возникновения ошибки до момента ее обнаружения.

Сложность средств контроля характеризуется массой, размерами, стоимостью, потребляемой энергией, памятью и другими параметрами аппаратных средств.

Виды контроля

По характеру контроль в ИС подразделяется на оперативный и тестовый.

Оперативный контроль осуществляется в ходе решения задач и позволяет в процессе их решения немедленно обнаруживать ошибку. Однако оперативный контроль в принципе является неполным, поскольку выполняется на случайных, не приспособленных для целей контроля задачах.

Тестовый контроль осуществляется в специально отведенные промежутки времени на основе решения специальных, тестовых задач. Он основан на тестах, обеспечивающих контроль всех элементов системы (аппаратуры , команд программы) за короткое время. Недостаток тестового контроля — затраты дополнительного процессорного времени.

По способу организации различают контроль прямой, обратный и смешанный.

При прямом контроле основной вычислительный процесс О с исходными данными х и результатами у сопровождается параллельным вычислительным процессом П (рис а). В случае безошибочной работы системы результаты процессов О и П должны совпадать , что определяется устройством сравнения БС . Если результаты отличаются , то БС выдает сигнал об ошибке. Если процессы О и П осуществляются по одной и той же программе, то приведенная схема позволяет выявить только сбои и отказы аппаратуры. В случае, когда информация обрабатывается по различным, но функционально эквивалентным программам, прямой контроль позволяет, кроме того, выявлять и ошибки в программах.

а) прямой контроль б) обратный контроль в) смешанный контроль

Рис. Схемы организации контроля.

Недостаток прямого контроля — большие затраты аппаратных средств. Они могут быть снижены, если параллельный процесс П будет упрощен за счет снижения точности: можно предположить, что большинство ошибок приведет к сильному отклонению результата О от правильного значения, такому , которое перекроет погрешность результата процесса П и ошибка будет обнаружена по расхождению между результатами процессов О и П .

При обратном контроле (рис.

б) параллельный процесс П1 с исходным

данными у и результатами х осуществляет обратное преобразование результата контролируемого процесса О. Сопоставление обратного решения с исходными данными позволяет обнаружить ошибку. Недостаток обратного контроля, кроме ограниченности класса решаемых задач, заключается и в том, что время, необходимое на получение контролируемого решения, будет не меньше суммарного времени выполнения процессов О и П.

В отдельных случаях целесообразен смешанный контроль (рис. в). При смешанном контроле как исходные данные х, так и результаты y основного вычислительного процесса подвергаются некоторым преобразованиям П2 и П3, подобранным так, что они в случае безошибочных процессов дают сопоставимые результаты. Т.е осуществляется проверка их совпадения в пределах допустимой погрешности.

По объекту контроля различают контроль аппаратуры, программного обеспечения и работы операторов.

Поскольку все рассмотренные выше виды контроля имеют определенные ограничения, на практике применяют их комбинацию.

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

на тему: «Информационные системы в управлении»

Введение

Информационные системы в управлении

Заключение

Список литературы

Введение

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление.

Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой.

Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций.

Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

информационное обслуживание управление государство корпорация

Информационные системы в управлении

Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в своей повседневной деятельности. Отличительной чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов предприятия.

Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга по целевому назначению: сюда можно отнести как бухгалтерские, так и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют много общих черт:

— невысокая требовательность к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.

— подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

Появление систем среднего уровня обусловлено потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители на основе современных способов и средств разработки создали готовые решения для довольно широкого круга потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие подсистемы:

— бухгалтерский учет

— управление производством

— материально-техническое снабжение и сбыт

— планирование

— производство.

Несмотря на способность таких систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных параметров настройки у такой системы достигает значительного числа, что приводит потребителя к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

Современные версии систем высшего уровня обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения подобной системы.

Следует также учитывать следующий набор минусов, возникающих при введение в строй подобной системы:

— может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;

— внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;

— необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать и управлять производством.

Информационные системы управления позволяют:

— повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

— обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

— добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

— согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

— за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

— уровень в системе государственного управления;

— область функционирования экономического объекта;

— виды процессов управления;

— степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на:

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

По видам процессов управления ИС делятся на:

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика и т. д.).

ИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. К этому классу ИС относятся информационные системы управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными экономическими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основными функциями таких систем являются оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и решение других экономических и организационных задач.

Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функционирования экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т.д. информационное обслуживание управление государство корпорация

ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

Ручные информационные системы, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии организации автоматизированной информационной технологии определяется следующими факторами:

— областью функционирования предприятия или организации;

— типом предприятия или организации;

— производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

— принятой моделью управления организацией или предприятием;

— новыми задачами в управлении;

— существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может обеспечивать потребности во всей информации организации. Рисунок 5 поясняет способ описания видов информационных систем, лежащих в основе организации. На этом рисунке организация разделена на уровни: стратегический, управленческий, знания, и эксплуатационный и затем далее разделена на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы.
Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления, и системы со стратегическим уровнем.
Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.
Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Рис. 5. Типы информационных систем.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты?

Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример – система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты.
Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию, чтобы сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы «что, если?». Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных снаружи организация, также как данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.
Системы стратегического уровня есть инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды, и в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды, и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?
Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях, подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки, и материального планирования требований. Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания, и стратегическую – для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция вообще имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Систем уровня знания создает содействующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают относительно территорий, где продажа превышает или падает ниже ожидаемых уровней. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

Шесть главных типов систем

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Таблица 3 показывает определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания – Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов.
Таблица 3. Шесть главных типов информационных систем, необходимых для четырех уровней организации.

Типы Систем
Исполнительные Системы (ESS) Системы стратегического уровня
5-летнее предсказание продаж 5-летнее оперативное планирование 5-летнее предсказание бюджета Планирование прибыли Планирование личного состава
Системы управленческого уровня
Управляющие Информационные Системы (MIS) Управление сбытом Контроль инвентаря Ежегодный бюджет Анализ капиталовложения Анализ перемещений
Cистемы Поддержки Принятия Решений (DSS) Коммерческий анализ региона Планирование производства Анализ затрат Анализ рентабельности Анализ стоимостей контрактов
Системы уровня знания
Системы Работы Знания (KWS) АРМы проектировщика Графические рабочие станции Управленческие рабочие станции
Системы Автоматизации Делопроизводства (OAS) Текстовые редакторы Создание изображений Электронные календари
Системы эксплуатационного уровня
Системы Диалоговой Обработки Запросов (TPS) Машинная обработка Торговля ценными бумагами Платежные ведомости Вознаграждения
Отслеживание приказов Планирование деятельности предприятий Платежи Обучение и развитие
Отслеживание процессов Перемещение материалов Регулирование денежных операций Дебиторская задолженность Хранение отчетов служащих
Продажа и Маркетинг Производство Финансы Бухгалтерия Людские Ресурсы

Таблица 4. Характеристики процессов информационных систем.

Типы Систем Информационные Вводы Обработка Информационные Выводы Пользователи
ESS Совокупные данные; внешние, внутренние Графика; моделирование; интерактивность Проекции; реакции на запросы Старшие менеджеры
DSS Слабо формализованные данные; аналитические модели Моделирование; анализ; интерактивность Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы Профессионалы; управляющие персоналом
MIS Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели Обычные доклады; простые модели; простейший анализ Резюме и возражения Средние менеджеры
KWS Технические данные проекта; база знаний Моделирование; проигрывание Модели; графика Профессионалы; технический персонал
OAS Документы; расписания Документы управления; планирование; связь Документы; графики; почта Служащие
TPS Транзакции; результаты Сортировка; список; слияние; модифицирование Детальные доклады; списки; резюме Оперативный персонал; управляющие

Таблица 4 демонстрирует особенности шести типов информационных систем. Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями, и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

Внутри каждого из этих уровней принятия решений, исследователи классифицируют решения как структурированные и неструктурированные. Неструктурированные решения, – в которых принимающий решение должен обеспечить суждение, оценку, и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, нет установившейся практики, и не имеется никакой внятной или проработанной процедуры для их принятия. Структурные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и отрабатывают определенную процедуру для их принятия так, чтобы они не рассматривались каждый раз как новые. Некоторые решения слабоструктурированы; в таких случаях, только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

Объединение этих двух перспектив принятия решений производит сетку, показанную на рисунке 6. Вообще, эксплуатационный персонал управления стоит перед довольно хорошо структурированными проблемами. Напротив, стратегические планировщики занимаются совсем неструктурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные и неструктурированные проблемы.
Рис. 6. Различные виды ИС поддерживают разные типы решений.

Основные виды информационных систем управления документационным

обеспечением предприятия:

1. Информационные системы управления документами. Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации и их защиту. Эти документы хранятся в специализированных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. Пользователями являются – все сотрудники организации.

2. Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами (напр.

«документ принят к исполнению», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.). Пользователями являются – сотрудники ограниченного числа структурных подразделений (напр. управление делами, секретариаты, канцелярии и т.д.);

3. Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Пользователями являются – отдельные сотрудники подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс.

Основные функции ИСУД

1. Обработка и хранение документов, регистрация;

2. Работа с взаимосвязанными документами;

3. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

4. Передача документов между исполнителями;

5. Регламентация прав доступа;

6. Интеграция с внешними системами электронной почты;

7. Контроль исполнительской дисциплины;

8. Списание документов

Характеристика систем управления электронными

Добавить комментарий

Закрыть меню