Секретарь приемной

Введение

Секретарь, помощник руководителя — это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х — начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: «И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии» .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др.

По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь — «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

Практически все авторы (Скриптунова Е., Зельцерман К., Рогодин М., Стенюков М., Ишутина Е.) отмечают большое значение роли секретаря в эффективной работе руководителя и самой организации вцелом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

Задачи:

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

— функции по документационному обеспечению управления;

— функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность — в отдельных случаях — особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

— большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

— весьма насыщенный рабочий день;

— необходимость выполнять параллельно несколько работ;

— постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

— особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

Роль секретаря в деятельности организации и ее руководителя

Стр 1 из 8Следующая ⇒

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Целью работы секретаря является осуществление необходимых действий, работ по организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя организации. Таким образом, можно рассматривать в качестве важнейших функций секретаря организационную и информационную.

Организационная функция осуществляется в форме организации деятельности руководителя. Секретарь, участвуя в организации деятельности своего начальника, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев. Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами – например, во время плановой (или внезапной) командировки руководителя.

Реализация информационной функции секретаря осуществляется в процессе работы по информационному обеспечению руководителя. При этом информационное обеспечение складывается из двух тесно взаимосвязанных компонентов, которые могут быть обозначены как коммуникация и документация.

Основные задачи секретарской работы организационного характера:

1. Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем (включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повесткедня, их регистрацию, а также ведение и оформление протоколов).

2. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения поступающих просьб и предложений.

3. Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и ответственными исполнителями документов, поступивших на исполнение, правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, в необходимых случаях – их оперативное и качественное редактирование.

4. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль, включая ведение контрольно-регистрационной картотеки.

5. Обеспечение условий, способствующих эффективной работе руководителя, включая обеспечение его рабочего места необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и т. п.

6. Печать и тиражирование (на принтере или ксероксе) служебных материалов, необходимых руководителю в работе, ввод текущей информации в банк данных.

В зависимости от особенностей организации работы в офисе руководителя и полномочий секретаря приведенный перечень может быть существенно дополнен.

К числу дополнительных задач организационного характера,возлагаемых на секретаря руководителя, могут быть причислены

1. Постановка задач на исполнение документов (выполнение поручений от имени руководителя организации) путем оповещения ответственных исполнителей (других работников организации).

2. Планирование рабочего времени руководителя.

3. Участие в выработке решений по вопросам организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя.

4. Участие в выполнении оперативных задач организационного и информационного характера.

5. Участие в проведении оценки и анализа результатов работы ответственных исполнителей, других работников предприятия, исполнявших поручения руководителя предприятия.

К важнейшим задачам секретаря относятся:

1. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции (включая документы и личные заявления работников), ее передача в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2. Обеспечение телефонных переговоров руководителя, передача и прием информации по техническим средствам коммуникации (телефаксу, телексу и т. п.), запись информации, полученной в его отсутствие, своевременное доведение ее содержания до сведения руководителя.

3. Ведение делопроизводства в офисе руководителя, включая формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности в процессе текущего хранения, передача дел (документов) в архив или на уничтожение, их последующее списание.

4. Сбор, обработка и представление руководителю документированной информации, необходимой для подготовки и принятия решений.

5. Подготовка проектов писем (в том числе ответных), а также других документов в соответствии с поручениями руководителя.

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь должен знать:

1. Правовые основы управления:

— конституционное, административное, трудовое и гражданское право;

— законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает.

2. Организационные основы управления:

— систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

— принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

— отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;

— функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали.

3. Основы менеджмента.

4. Основы научной организации управленческого труда:

— нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

— нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ.

5. Вычислительную и организационную технику.

6. Основы общей и социальной психологии, психологию делового общения.

7. Основы этики и эстетики.

Делопроизводство:

— методы создания и оформления документов

— организацию работы с документами;

— компьютерные информационные технологии в делопроизводстве.

9. Архивное дело.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего можно отнести профессиональные навыки, т. е. секретарь должен иметь высокий уровень базового образования, хорошо знать русский язык и владеть иностранными языками, уметь работать на компьютере и другом офисном оборудовании.

Не менее важны в работе секретаря организаторские качества – умение организовать свою работу и работу офиса, способность выполнять одновременно несколько заданий, не теряя самоконтроля, рациональное ведение делопроизводства, умение организовывать приемы, презентации, поездки руководителя.

Секретарь должен отличаться инициативностью, уме­нием принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каж­дому поводу.

Секретарь должен относится с ответственностью к поставленным перед ним задачам. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Особенно большое значение имеет такое важное качество секретаря как пункту­альность – своевременное и точное исполнение поручений и документов, представление информации для принятия ре­шения, организации встреч, совещаний.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме. Секретарь должен чувствовать сопричастность ко всем делам фирмы, направлять свою работу на ее процветание, а также уметь хранить сведения конфиденциального характера. Умение про­явить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации, всегда ценится в сотруднике.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств. Из них на первое место следует поста­вить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с од­ного вида работы на другой и способность одновременно выпол­нять несколько поручений.

Не менее важной чертой характера является коммуникабельность – способность легко устанавливать контакты, связи. Хорошо если секретарь артистичен и не теряет самообладание даже в самых неожиданных ситуациях. Секретарь должен быть вежливым, доброжелательным, тем самым создавая в офисе атмосферу психологического комфорта. Внешний вид должен всегда соответствовать деловой обстановке – быть строгим и элегантным.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Одно их обязательных условий успешной работы секретаря – это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное, потому что существует большое количество разновидностей секретарской деятельности. Отсюда разнообразие требований к образованию, профессиональным навыкам, обязанностям и правам секретаря.

Лекция 3.

12345678Следующая ⇒

Добавить комментарий

Закрыть меню