Разработка базы данных в access

Начало работы в Access-2007

Введение

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Невзирая на то, что в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.

Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас — это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.

Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.

В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется .

Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Запуск Access 2007 для создания новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно . Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу . Для этого щелкните мышью на иконке .

В открывшемся поле имени файла введите имя файла . При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:\my doc.

Создание таблиц Access

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента — это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его . Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком , то станет активным поле в котором отобразится слово . Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет . После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием . Второй столбец получил по умолчанию наименование . Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст . Поскольку в ячейку таблицы был введен текст , то программа автоматически определила тип данных как .

Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах — 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их и . Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных .

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки , .

Сохраните таблицу, нажав кнопку в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле укажите .

Аналогичным образом создайте таблицу , используя команду ленты (Рис. 01_8).

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля с текстовым типом данных, — с числовым типом данных и с типом данных в кратком формате даты.

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу .

Создание форм

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте . Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом.

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.

Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).

Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Используя команду ленты создаем форму для таблицы и .

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:

Наименование продукта Цена Размер файла
Как быстро создать информационный продукт 0,9321 1 000
Как определить будущих потребителей информационного продукта 4,7531 30 450

Для этого щелкните мышкой по кнопке на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей

Релятивисты и позитивисты утверждают, что «мысленный эксперимент» весьма полезный интрумент для проверки теорий (также возникающих в нашем уме) на непротиворечивость. В этом они обманывают людей, так как любая проверка может осуществляться только независимым от объекта проверки источником. Сам заявитель гипотезы не может быть проверкой своего же заявления, так как причина самого этого заявления есть отсутствие видимых для заявителя противоречий в заявлении.

Это мы видим на примере СТО и ОТО, превратившихся в своеобразный вид религии, управляющей наукой и общественным мнением. Никакое количество фактов, противоречащих им, не может преодолеть формулу Эйнштейна: «Если факт не соответствует теории — измените факт» (В другом варианте » — Факт не соответствует теории? — Тем хуже для факта»).

Максимально, на что может претендовать «мысленный эксперимент» — это только на внутреннюю непротиворечивость гипотезы в рамках собственной, часто отнюдь не истинной логики заявителя. Соответсвие практике это не проверяет. Настоящая проверка может состояться только в действительном физическом эксперименте.

Эксперимент на то и эксперимент, что он есть не изощрение мысли, а проверка мысли. Непротиворечивая внутри себя мысль не может сама себя проверить. Это доказано Куртом Гёделем.

Понятие «мысленный эксперимент» придумано специально спекулянтами — релятивистами для шулерской подмены реальной проверки мысли на практике (эксперимента) своим «честным словом». Подробнее читайте в FAQ по эфирной физике.

Введение в базы данных и Microsoft Access

База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обычно БД представляются в виде совокупности взаимосвязанных файлов или таблиц, предназначенных для решения конкретной задачи.

С понятием БД тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). СУБД — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

СУБД Access входит в состав Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными БД, т.е. представленными в табличной форме. В отличие от табличного процессора Excel, Access имеет более развитые средства для отбора данных из взаимосвязанных таблиц, формирования новых таблиц и отчетов.

Характерной особенностью баз данных, созданных в Access, является хранение создаваемых таблиц и средств для обработки данных в одном файле, имеющем расширение .mdb. Достоинством Access является возможность создания СУБД (т.е. программы управления) без программирования. Однако, для сложных СУБД применение программирования на встроенном языке Visual Basic for Applications (VBA) позволяет повысить эффективность системы управления.

Основным элементом БД является таблица. Столбцы таблицы БД называются полями, а строки — записями. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая.

Поля таблицы просто определяют ее структуру и групповые свойства данных, записываемых в ячейках. Рассмотрим основные свойства полей БД.

  1. Имя поля — определяет как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).
  2. Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).
  3. Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.
  4. Формат поля — способ форматирования данных в ячейках.

Типы таблиц и ключей в реляционных базах данных

Реляционные базы данных характеризуются наличием некоторых типов таблиц и ключей, позволяющих определить отношения между таблицами. Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:

  • Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.
  • Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы.

    Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.

  • Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.
  • Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.
  • Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.

Управление средой MS Access

После запуска Access на экран выводится окно базы данных со списком объектов. Основные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. С этими объектами можно работать в двух режимах: конструктора и воспроизведения. На рисунке показано окно базы данных «Успеваемость», содержащее четыре таблицы.

Основные объекты окна БД имеют следующее назначение:

  • таблица — основное средство для хранения информации в БД;
  • запрос — это инструмент для извлечения необходимой информации из исходных таблиц и представления ее в удобной форме;
  • форма — это основное средство для ввода данных, управления СУБД и вывода результатов на экран монитора;
  • отчет — это специальное средство для формирования выходных документов и вывода их на принтер;
  • макросы в Access представляют собой совокупность внутренних команд, предназначенных для автоматизации работы с БД;
  • модули являются программами, создаваемыми средствами языка VBA, и похожи на макросы в Word и Excel.

Таблицы и запросы связываются между собой с помощью схемы данных.

Таблицы, запросы, формы и отчеты БД можно создавать в двух режимах: вручную с помощью конструктора или при помощи Мастера. Выбор средства определяется конкретными обстоятельствами, однако следует заметить, что мастер быстро создает заготовку объекта, которую обычно требуется «дорабатывать» вручную.

Технология разработки СУБД содержит несколько этапов, основными из которых являются:

  • проектирование структуры БД и связей между таблицами;
  • разработка структуры отдельных таблиц и ввод данных в таблицы;
  • разработка запросов;
  • разработка схемы данных, реализующей запроектированные связи между таблицами и запросами;
  • разработка макросов и программных модулей для управления БД;
  • разработка форм для реализации интерфейса управления БД;
  • разработка отчетов для печати документов.

Приведенная последовательность этапов не является жесткой. Обычно разработчику СУБД приходится многократно возвращаться к одним и тем же этапам, постепенно уточняя проект.

Контрольные вопросы

  1. Что называется базой данных (БД)? Как представляются БД?
  2. Что такое система управления базой данных (СУБД)?
  3. Что представляет собой СУБД Access? В чем его отличие от табличного процессора Excel?
  4. Какие БД называются реляционными?
  5. Как СУБД Access хранит создаваемые таблицы и средства для обработки данных?
  6. Каковы основные элементы БД?
  7. В чем заключается первый этап создания таблицы БД? Второй этап?
  8. Что определяют поля таблицы?
  9. Каковы основные свойства полей?
  10. Перечислите типы таблиц и ключей в реляционных БД?
  11. Чем характеризуется базовая таблица?
  12. Какие таблицы называются промежуточными?
  13. Что такое первичный ключ?
  14. В каких случаях используется составной ключ?
  15. Что такое внешний ключ?
  16. Каковы основные объекты окна базы данных, которое появляется после загрузки Access? Каково их назначение?
  17. Как можно создавать таблицы, запросы, формы и отчеты?
  18. Какие этапы включает в себя технология разработки СУБД?

Проектирование базы данных

Введение

Программа Microsoft Access 2000 входит в состав программного пакета Microsoft Office 2000 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

MS Access является системой управления данных (СУБД) реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

  • доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
  • СУБД полностью русифицирована;
  • возможность использования OLE технологии;
  • интегрированность с пакетами Microsoft Office;
  • поддержка WWW-технологий;
  • визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
  • широко и наглядно представлена справочная система;
  • наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов;
  • Access может использовать данные различных СУБД: (Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, Sybase SQL Server, FoxPro и др.)

Данные методические указания предназначены для студентов в целях быстрого обучения MS ACCESS 2000 и использования его для решения практических задач.

Основные понятия базы данных

База данных (БД) в строгом смысле слова представляет собой файл или совокупность взаимосвязанных файлов данных определённой организации (или структурированных заданным образом). Данные, составляющие БД, отражают характеристики объектов и их отношений в соответствующей прикладной области. Файлы состоят из записей. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Простейшим примером БД может служить телефонный справочник.

С понятием БД тесно связано понятие системы управления (СУБД), которая представляет собой программную систему, поддерживающую в той или иной форме четыре основных операции:

  • добавить в базу данных одну или несколько записей;
  • удалить из базы данных одну или несколько записей;
  • найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
  • обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Данные в MS ACESS организованы в виде двумерных таблиц и отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют записям, а столбцы – атрибутам отношений (полям).

Объекты ACCESS

ACCESS ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Для типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в ACCESS имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных. При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа — макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA). Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами на VBA.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL — языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.

Страницы. Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры- функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий.

Проектирование базы данных

Проектирование и создания баз данных до сих пор остаётся за редким исключением не технической задачей, а творческим процессом. Так как эффективность работы с базой данных во многом зависит от того, как структурирована накапливаемая в ней информация.

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. Приведем основные этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных;

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных;

3. Определение необходимых в таблице полей;

4. Задание ключевых полей;

5. Определение связей между таблицами;

6. Добавление данных и создание других объектов базы данных (запросы, формы, отчеты, макросы м модули).

При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

· Информация в таблице не должна дублироваться. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся они в независимых друг от друга таблицах.

Создание базы данных

Для создания новой базы данных следует проделать следующие шаги:

1. Запустите СУБДMS Access. Это можно сделать при помощи кнопки ПУСК, далее команды ПрограммыÞ Microsoft Access.

2. В меню Файл выберем команду Создать.

3. В области задач выберите Новая база данных…

4. Задайте месторасположение базы данных и имя файла;

5. Нажмите на кнопку Создать. Перед вами появилось диалоговое окно база данных.

Лабораторная работа № 1

Создание таблиц. Простые манипуляции с таблицами.

Цель работы

Получение навыков работы по созданию структуры таблиц, модификации структуры таблиц.

Общие сведения

Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц.

При этом формируется состав полей и задается их описание.

Для описания поля в таблице используются следующие характеристики:

· Имя поля;

· Тип поля, который определяет тип данных, содержащихся в данном поле;

· Размер поля указывает на предельную длину данных в символах;

· Маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

· Формат поля влияет на отображение данных в поле после того, как они введены (он изменяет способ отображения данных).

В ACCESS существует несколько способов создания таблиц:

1. Режим таблицы;

2. Режим конструктора;

3. С помощью мастера таблиц;

4. Импортированием данных и объектов из внешнего файла в текущую базу данных.

После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. ACCESS запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработки данных.

Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать объект Таблицы (Tables) и нажать кнопку Создать (New). В открывшемся окне Новая таблица (New Table) нужно выбрать один из режимов создания таблицы…..В Access 2000 основные первые три режима вынесены в рабочее поле, предназначенное для отображения списка таблиц.

Это позволяет сразу перейти в нужный режим создания таблицы, сократив число выполняемых пользователем операций.

Тип данных (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняется с этими значениями. В Access допускается использование девяти типов данных. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каждого поля:

Текстовый (Техt) — тип данных по умолчанию. Текст или цифры, не участвующие в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255. Максимальное число символов, которое можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля (FieldSize). Пустые символы в неиспользуемой части поля не сохраняются

Поле МЕМО (Меmо). Длительный текст, например, некоторое описание или примечание. Максимальная длина 64 000 символов

Числовой (Number). Числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля (FieldSize). Для проведения денежных расчетов определен другой тип данных — Денежный(Currency)

Денежный (Currency). Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Длина поля 8 байт. При обработке числовых значений из денежных полей выполняются вычисления с фиксированной точкой более быстрые, чем вычисления для полей с плавающей точкой, кроме того, при вычислениях предотвращается округление. Учитывая эти обстоятельства, рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных

Дата/время(Data/Time). Значения даты или времени, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт

Счетчик (AutoNumber). Тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся уникальные целые, последовательно возрастающие (на 1), или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. Длина поля 4 байта для длинного целого, для кода репликации — 128 байт. По умолчанию в поле вводятся последовательные значения. В таблице не может быть более одного поля этого типа. Используется для определения уникального ключа таблицы

Логический(Yes/No). Логические данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл./Выкл. (Yes/No; True/False; On/Off). Длина поля 1 бит

Поле объекта ОLЕ (OLE Object). Объект (например, электронная таблица Microsoft Ехсе1, документ Microsoft Word, рисунок; звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access. Длина поля — до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска). Для полей типа ОLЕ и МЕМО не допускается сортировка и индексирование

Гиперссылка (Hyperlink). В качестве гиперссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске, путь UNC или адрес URL. Если щелкнуть мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на соответствующий объект, документ, страницу Web или другое место назначения. Максимальная длина 64 000 символов

Мастер подстановок…(Lookup Wizard…). Выбор этого типа данных запускает мастера подстановок. Мастер строит для поля список значений на основе полей из другой таблицы. Значения в такое поле будут вводиться из одного из полей списка. Соответственно, фактически тип данных поля определяется типом данных поля списка. Возможно также определение поля со списком постоянных значений.

Общие свойства задаются для каждого поля на вкладке Общие (General) и зависят от выбранного типа данных.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Изменение размера поля с большего на меньший в таблице, имеющей данные, может привести к их искажению или полной потере.

Изменения в данных, которые происходят вследствие изменения свойства Размер поля, нельзя отменить после их сохранения в конструкторе таблиц.

После создания таблиц необходимо перейти к заполнению их данными. Для просмотра и корректировки записей базы данных, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр — это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы, формы или запроса.

Фильтр по выделенному. Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части. Функция Фильтр по выделенному извлекает из таблицы и выдает на экран только те записи, которые содержат выделенное значение. Это относительно простой фильтр, допускающий одно условие на поле.

Чтобы задать фильтр по нескольким полям, нужно выделить эти поля, а затем щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному

Для ввода более сложного условия отбора записей можно использовать команду Изменить фильтр.

Типовой пример проектирования базы данных при помощи СУБД ACCESS

Необходимо спроектировать базу данных «Автомастерская», определить типы полей, их свойства и установить связи между таблицами. Осуществить поиск данных при помощи запросов на выбор необходимой информации из созданной базы данных. А именно:

Запросы на выборку.

Итоговый запрос.

Запрос с параметром.

На основании таблиц создать формы для заполнения таблиц, создать отчёт.

База данных «Автомастерская»

Автомастерская осуществляет ремонт автомашин, используя для этих целей штат своих мастеров и свои мастерские.

Хранение сведений:

Табельный номер мастера, ФИО, стаж, год рождения, дата заказа, госномер машины, марка, вид ремонта, стоимость.

Ход работы:

Создание таблицы производится в два этапа:

• определение структуры таблицы.

• ввод данных.

При создании новой базы данных MS Access автоматически входит в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.

При необходимости добавить новую таблицу в базу данных: вкладка Создание — группа Таблицы — кнопка Таблицы.

Создание таблиц в режиме конструктора

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Таб­лицы либо в режиме Конструктора.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создавае­мой таблицы предоставляет режим Конструктора. При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Свойство Назначение
Размер поля Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения Определяет способ изменения значений счетчика при добав­лении новых записей
Формат поля Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных зна­ков Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись Определяет текст, который выводится в качестве подписи по­ля
Значение по умолчанию Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в по­ле при создании новой записи
Условие на значение Выражение, накладывающее ограничение на значения, кото­рые вводятся в данное поле.
Сообщение об ошибке Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение
Обязательное поле Указывает требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки Определяет допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле Определяет индекс , создаваемый по одному полю


Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и пре­пятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1. Выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа.

2. Вкладка Конструктор — группа Сервис — кнопка Ключевое поле.

Таблица “Мастер”

Таблицы “Машина”

Таблица “Заказы”

Установление связей между таблицами

1.Выберите вкладку Работа с базами данных.

2.В группе Отношения выберите Схема данных.

3.В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схема данных.

4.Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь и «перетащите» это поле на связующее поле другой табли­цы.

Тип данных8, значения и свойства связываемых полей должны совпадать.

5.Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных.

2 Схема данных

3 Запросы в режиме конструктора

Для создания нового запроса:

1. На вкладке Создание в группе Запросы выберите кнопку Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.

3. Нажмите кнопку Закрыть.

В специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отобра­жения. В бланке запроса содержится 6 строк:

Поле Имя поля
Имя таблицы Имя таблицы
Сортировка Место ввода инструкций сортировки
Вывод на экран Определяет, будет ли отображено поле в результирующем наборе данных
Условие отбора Содержит первое условие, ограничивающее набор записей
Или Другие условия на ограничения набора записей

Запрос с параметром (параметрический запрос)

1. Откройте в режиме Конструктора окно запроса и добавьте в него таб­лицу. Создайте запрос, «перетащив» необходимые поля в бланк запроса и за­дав условие выбора.

2. В качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки (например, или >).

3. Выберите команду Параметры (меню Запрос).

4. В появившемся окне Параметры запроса введите без квадратных скобок параметр (для точности ввода воспользуйтесь «быстрыми» клавишами копирования и вставки из буфера обмена) и укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК.

5. Нажмите кнопку Выполнить (группа Результаты).

6. В появившемся окне укажите значение параметра.

7. Результат запроса будет содержать только те записи, которые удовле­творяют заданному значению параметра.

Запрос с параметром (Вывести данные о мастерах с определенным стажем)

Итоговый запрос

Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этих це­лей в Access предусмотрены статистические функции Статистиче­скую функцию задают в строке Групповая операция бланка запросов, кото­рая появляется при выполнении команды Итоги (группа Показать и скрыть). Заполняя ячейки в строке Групповая операция, можно выполнить расчеты для групп записей и вычислить сумму, среднее, количество или дру­гой тип итогового значения для вычисляемого поля.

Функция Действие
Sum Суммирование значений определенного поля
Avg Вычисление среднего значения данных определенного поля
Min Вычисление минимального значения поля
Max Вычисление максимального значения поля
Count Вычисление количества записей, отобранных запросом по условию

Для выполнения запроса на итоговое вычисление:

1. Находясь в режиме Конструктора Запроса, выберите команду Итоги (группа Показать или скрыть). В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция.

2. Для соответствующего поля выберите нужную функцию из списка.

Итоговый запрос (Вывести количество машин по марке Опель)

Запрос на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении.

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1. В строке Поле щелкните в правой части клетки на стрелке, указыва­ющей вниз и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала щелкни­те в строке Таблица и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке Поле. Если запрос будет осуществляться по несколь­ким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки Поле.

2. Проследите, чтобы в строке Вывод на экран флажок отображался бы галочкой.

3. В строке Условие отбора введите критерии выбора. (Для задания диапазона значений могут быть использованы операторы > (больше), >= (не

менее), < (меньше), <= (не более) и Between (между) Выражение 1 and Выра­жение как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель выражений (груп­па Настройка запроса кнопка Построить).

4. Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования.

Для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком Выполнить группа Результаты.

Пример создания запроса на выборку

(Вывести информацию о Ситроенах)

Создание форм

Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для автоматического создания простой формы:

1. Вкладка Создание — группа Формы — кнопка Форма.

Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные в пустые поля формы.

Добавить комментарий

Закрыть меню