Принципы организации документооборота

Понятие и принципы организации документооборота.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

  • прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
  • каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
  • порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
  • Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
    По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом;

При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях.

Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

  • документы вышестоящих организаций, органов власти;
  • документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
  • документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
  • жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

  • прием входящих документов;
  • первоначальная (экспедиционная) обработка;
  • предварительное рассмотрение и распределение;
  • регистрация;
  • рассмотрение документов руководством;
  • исполнение резолюций;
  • отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

  • составление проекта документа, его распечатка;
  • согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
  • подписание (утверждение) документа;
  • регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения.

Работа с конфиденциальными документами.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188.

Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

  • работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
  • выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
  • передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Организация документооборота. Документооборот – это движение документов в аппарате управления с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение

Документооборот – это движение документов в аппарате управления с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

Существует три вида документооборота: традиционный, смешанный и автоматизированный.

Основу структуры документооборота составляет комплекс документов, связанных процессами управления разных уровней и автоматизированной обработкой. Единый маршрут для документов одного вида или совокупности документов образует документопоток.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Она объединяет всю последовательность перемещения документов в аппарате управления, операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью информационного обеспечения управления.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

· прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

· следует исключать лишние инстанции в прохождении документов и не обусловленные деловой необходимостью этапы работы с документами;

· в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Направление документопотока зависит от вида документа, его адресования, регистрации, характера резолюции.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

· Работниками, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители организации или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);

· Пунктами технической обработки документов на предприятии (секретари руководителя, канцелярия, экспедиция, архив).

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции и т.д.). Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или работник канцелярии) адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих в организацию документов) и только 10-15%- заместителя руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

Руководитель структурных подразделений

Рисунок 10. Схема распределения потока входящих документов

2. Документопоток внутренних документов – создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

3. Документопоток исходящих документов – документы, направляемые во внешние организации (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, договоры и т.д.)

Входящие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, доставку исполнителями.

Документы, поступающие в крупные учреждения, начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Здесь с ними совершается ряд последовательных операций: оформление приема, проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, проверка правильности вложений, сортировка, передача на исполнение.

В экспедиции образуются два первичных документопотока: нерегистрируемые и регистрируемые документы. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «личной передаются по назначению.

Регистрируемые документы делятся на два потока: документы на имя руководства и без указания конкретного адресата и документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или начальник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения является распределение поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководства, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен документ. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями и компетенциями подразделений и исполнителей, производится направление им документов.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан предложения, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям учреждения и структурных подразделений.

Направление документопотоков зависит от факта регистрации. Нерегистрируемые документы проходят самый короткий путь. Они сразу направляются исполнителю. Большое значение приобретает составление перечня нерегистрируемых документов, ежегодный его пересмотр. Перспективной является тенденция к расширению состава документов, не подлежащих регистрации.

На путь движения документа немалое влияние оказывает принятая в учреждении система регистрации и контроля за его исполнением. Маршруты неконтролируемых документов короче и быстрее, так как они не проходят через контрольные подразделения.

Направление документопотока зависит и от адресования документа. Документы, направляемые руководству учреждения, проходят на пути к исполнителю большое количество инстанций, с ними совершается большое число операций, они имеют возвратные движения. В этом случае документ движется по схеме:

Рисунок 11. Документы, направляемые руководству учреждения

Еще больший путь проходят документы, которые по поручению руководителя передаются на рассмотрение заместителю руководителя. Документ движется по схеме:

Рисунок 12. Документы, направляемые заместителю руководителя учреждения

Более короткий маршрут у документов, поступающих в адрес структурных подразделений. Документы этого потока движутся по схеме:

Рисунок 13. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений

Движение документа к руководителю обусловливается необходимостью получения четких и конкретных указаний по исполнению документа, которые отражаются образом, в резолюции. Поступив к исполнителю, документ находится у него в работе до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена и. если это требуется, составлен ответный документ, на инициативном документе проставляется отметка об его исполнении и направлении в дело. После проставления отметки документ со всеми другими относящимися к нему документами и копией ответа передается для помещения его в дело.

Схема работы с входящими документами

Приём конвертов, проверка правильности адресования

Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений

Предварительно рассмотрение документов

Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

Передача (доклад) документов руководителю

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Подшивка документов в дела

Передача документов с пометкой «лично» работникам предприятия

Передача документов зам. директора, в структурные подразделения и исполнителям

Рисунок 14. Схема работы с входящими документами

Входящие документы регистрируются в журнале.

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата поступления № п/п док. От кого получено (Адрес и исходящий №) № входящего документа и дата Резолюция и кому направлен документ на исполнение Расписка в получении документа
18.01. Выставочный центр «Сибирская ярмарка» от 29.02.14 №12/08-47 О рассмотрении заявки на участие в выставке от 18.01.14 №27/09-47 О.А. Легкой разработать план мероприятий

Подготовка исходящих документов складывается из: составления проекта; его согласования; визирования; подписания (утверждения); регистрации; отправки документов.

Движение исходящих документов в значительной степени определяется порядком подписания. Чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Более целесообразен такой порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель учреждения, но и другие руководящие работники и исполнители, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, ссылки на входящий документ (в исходящих ответных документах). Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Исполненный и подписанный документ оформляется для отправки адресату. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов. Одновременно инспектор экспедиции производит сортировку документов по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресатов.

Исходящие телеграммы передаются в отделение связи вместе с книгой регистрации, где работник отделения связи делает отметку о количестве принятых телеграмм, времени доставки их в отделение связи, расписывается и заверяет свою подпись почтовым штемпелем

Схема работы с исходящими документами

Составление проекта исходящего документа

Согласование проекта документа

Проверка правильности оформления проекта докуме

Подписание документа руководителем

Простановка номера (индекса) на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

>

Подшивка второго экземпляра (копийный) в дело

Рисунок 15. Схема работы с исходящими документами

Исходящие документы регистрируются в журнале.

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

№ п/п Дата и № исходящего документа Куда и кому адресован документ Кем подписан документ № дела, в которое подшит документ Отметка об исполнении
№27/09-12 от 18.01.14 Директору Выставочного центра «Сибирская ярмарка» А.Е. Бейлину 450070 Пермь ул.Первая, 55 Об участии в выставке Директор Э.В. Дмитренко Отправлен электронной почтой

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах данного учреждения. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

На каждом предприятии могут быть приняты разные формы делопроизводства (централизованная, децентрализованная и смешанная). Выбор той или иной формы предоставляется самому предприятию и зависит от объема документооборота.

Объем документооборота – общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

· загрузки учреждения, его подразделений, отдельных исполнителей, структуры делопроизводственной службы;

· соответствия наличия тех или иных документов задачам и функциям подразделений;

· потребности учреждения в организационной и электронно-вычислительной технике.

Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении Табеля документов организации. При этом:

· подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;

· нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

· количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

· подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

· если в организации применяются унифицированные формы и составлен Табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные Табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их копирования. Одновременно уточняется правильность установления в Табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

· самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

· самостоятельно, по учетным карточкам и журналам учитывать документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы ДОУ.

Сокращение объема документооборота происходит за счет: регламентации документирования; уменьшения количества внутренних документов; рационализации документации; создания унифицированных систем документации; разработки унифицированных требований к текстам; использования коммуникационных связей.

Тема 7. Организация документооборота.

Цель изучения: изучение движения документов на торговом предприятии с момента их создания до завершения исполнения или отправки.

Вопросы для изучения:

1. Понятие и принципы организации документооборота.
2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
3. Прохождение исходящих и внутренних документов.
4. Работа с конфиденциальными документами.
5.

Работа с письмами и обращениями граждан.

Понятие и принципы организации документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:

  • прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

  • каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

  • порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

  • объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

  • структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

  • режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Существует три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

  • документы вышестоящих организаций, органов власти;

  • документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

  • документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

  • жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

  • прием входящих документов;

  • первоначальная (экспедиционная) обработка;

  • предварительное рассмотрение и распределение;

  • регистрация;

  • рассмотрение документов руководством;

  • исполнение резолюций;

  • отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

  • составление проекта документа, его распечатка;

  • согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

  • подписание (утверждение) документа;

  • регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Работа с конфиденциальными документами.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциаль­ными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

  • работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

  • выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

  • передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Работа с письмами и обращениями граждан.

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства.
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.
Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.

Понятие документооборота и его характеристики

«Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завер­шения исполнения или отправки».

Документооборот является составной частью ДОУ, цель ко­торого — информационное обеспечение деятельности учрежде­ния, ее документирование и хранение ранее созданной управ­ленческой информации.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количе­ственных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используе­мой системы информационного обеспечения: автоматизиро­ванного типа, традиционного, смешанного; разделение доку­ментооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движе­ния документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота.

К качественным также относятся и те пара­метры, которые характеризуют особенности наполнения сис­темы информацией: состав и содержание документов, вклю­чаемых в документооборот, направленность движения доку­ментов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота отно­сят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объе­ма документооборота, устанавливают «удельный вес» каждой группы документов или документопотоков, определяют «плот­ность» документопотока — объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как «физический объем» конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота отно­сят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документообо­рота. Эта характеристика понимается еще и как время, затра­чиваемое на маршрут прохождения документа. Временные ха­рактеристики могут являться временем полного цикла обраще­ния документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

В этом плане рациональная организация документообо­рота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропор­циональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений.

Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологи­ческих карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Неправильно, например, когда руководство учреждения разме­щается в одном конце здания, а канцелярия, связанная с руко­водством интенсивным обменом документов, — в противопо­ложном (канцелярия, как правило, располагается в середине линейной структуры).

Принцип непрерывности в документообороте — это не­прерывная подача документов на тот уровень, где по ним при­нимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживани­ем» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих це­лях рекомендуется разработка перечня документов, не подле­жащих регистрации службой делопроизводства, когда часть по­ступающих документов, минуя руководство, передается на ис­полнение непосредственно в структурные подразделения.

Этот принцип предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устране­ния или уменьшения перерывов в процессах труда и докумен­тооборота.

Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение ра­боты по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает рав­номерность движения потоков документов, подчинение наи­более приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непре­рывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдель­ных операций по обработке документа в процессе его движе­ния. Основное назначение этого принципа состоит в сокраще­нии времени на прохождение документа. Параллельное выпол­нение отдельных операций значительно ускоряет как докумен­тооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорцио­нальную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документооборо­те, когда одни каналы перегружены, а другие — недогружены.

Важным является принцип самостоятельности и ответст­венности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях — направлении, распределении, согласова­нии, подписании и др. — необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работни­ков. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, осво­бождает руководителей учреждений от решения второстепен­ных вопросов.

Превышение должностным лицом или другим работником полномочий при тех или иных действиях с документами, также как их невыполнение, приводит к созданию излишних доку­ментов, прохождению излишних инстанций, не вызываемых деловой необходимостью, излишним согласованиям, утвержде­ниям и другим действиям, затрагивающим документооборот.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документо­оборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Дата добавления: 2018-03-01; просмотров: 1073;

ВОПРОС 14. Организация документооборота в учреждениях

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Движение документа в организации не может быть хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки.

Д. должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

– Прямоточность движения (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные движения исключены);

– Распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

– Необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);

– Единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Целью упорядочить Д., сократить количество и повысить качество имеет Государственная система документационного обеспечения управления. Но действующая ГСДОУбыла разработана ВНИИДАД и утверждена в 1988 г. Она ориентирована на совсем иные экономические процессы, формы и методы управления. Опирается ГСДОУ на старую законодательную базу и не соответствует современным требованиям. Кроме того, существующая ГСДОУ не имеет нормативного характера.

Основным, и пока единственным нормативным документом, который регламентирует вопросы движения документов, в настоящее время является «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Инструкция закрепляет вопросы организации документооборота, организации доставки документов, приема, обработки и распределения поступающих документов, обработки и передачи отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов и т.д. Несмотря на свой адресный характер (инструкция регламентирует документооборот в федеральный органах власти), она содержит много общих положений, которые подходят для эффективной постановки документооборота в любой организации.

Д. состоит из следующих потоков:

– входящие (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений): постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма, запросы, отчеты, справки, письма, акты и заявления граждан;

– исходящие (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам): письма, распорядительные документы, отчеты, заключения, справки);

– внутренние документы (обеспечивают решение задач в пределах данной организации): протоколы, акты, докладные записки и т.д.

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исх. и внутренних документов за определенный период времени.

Годовой объем документооборота – исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Для совершенствования Д. в организации нужно производить учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Учет позволяет по возможности сократить количество документов и выбрать наиболее целесообразные технические средства для механизации работ с документами.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе и размноженный и машинописный. Входящие документы можно учитывать по данным регистрационных штампов, исходящие по данным маркировальной машины, внутренние по данным регистрации. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов, подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Периодически результаты учета в организации обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководства в виде сводок, на основании которых вырабатываются меры по совершенствованию работы с документами.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой документов занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю.

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки.

Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой «Срочно» проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц и всех приложений. При обнаружении недостачи вложений об этом делается специальная отметка при регисрации документа. Для факса так же проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. При получении просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию.

Первичная обработка заканчивается сортировкой на:

— документы, подлежащие регистрации

— нерегистрируемые документы

— документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации

— документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Процесс регистрации – это снятие с документа реквизитов и занесение в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Входящие документы регистрируют в день поступления. В форму заносят следующие сведения: дата получения, входящий № (индекс), дата документа, индекс документа, регистрационный номер, автор, заголовок, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (все передачи документа), № дела.

Документы передаются на рассмотрение руководителю в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержание информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требуемые решения руководства. Если к документам надо подобрать дополнительные материалы, секретарь подбирает их и передает руководству вместе с поступившими документами. Руководитель рассматривает документы в день поступления. Решение руководства по документам отражается в резолюции (кому, что сделать, срок, подпись руководителя, дата).

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал входящей корреспонденции. После этого документы передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передают ответственному исполнителю.

Не передают на просмотр руководителю корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Они передаются непосредственно исполнителям.

Исполнитель получает документ в день их регистрации или на следующий день по указанию руководителя подразделения. Срочные документы передают немедленно.

Исполнение документа включает: сбор и обработку информации; подготовку проекта документа, оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством или руководителем структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет количество экземпляров документа и передает его на тиражирование. Если нужно, готовит список на рассылку в организации. Исполнительно совершает такие промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры, подготавливая окончательное решение к намеченной дате.

Основные этапы обработки исходящих документов:

— составление проекта документа;

— согласование проекта;

— проверка правильности оформления;

— подписание или утверждение (если необходимо);

— регистрация корреспонденции;

— регистрация корреспонденции;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра в дело.

Получив документ в отправке, проверяется наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, если документ предназначен разовому корреспонденту – наличие адреса.

Проект документа (ответного или инициативного составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результаты работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Согласованный проект представляют руководителю организации или структурн. подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых готовился проект.

Подписанные документы регистрируют (регистр. номер и дату).

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Исх. документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый направляют адресату, второй подшивают в дело.

Организация создает в процессе деятельности массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам относят: инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, и др.

Порядок прохождения внутренних документов:

– составление проекта документа;

– изготовление;

– визирование проекта документа;

– подписание;

– регистрация;

– размножение и доставка исполнителям;

– контроль исполнения;

– подшивка исполненного документа в дело.

Руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект документа.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

В последнее время наблюдается отрицательная тенденция к увеличению объема документооборота в организациях. Это связано с отсутствием соответствующей регламентации организации делопроизводства на федеральном и местном уровнях. Часто отсутствие инструкции по делопроизводству в организации влечет за собой необоснованное увеличение количества документов, как входящих и исходящих, так и внутренних. Также на увеличение объема Д. оказало влияние появление копировальных аппаратов. Практика показывает, что в среднем с одного документа снимается до 19 копий.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Поэтому важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Система автоматизации делопроизводства позволяет:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводств. процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять недостатки в документообороте и работе персонала.

2. При переходе на работу с электронными копиями документов исключить возможность их утери, и свести поиск документа к считанным секундам. Для этого достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению экспертов около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. При переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Поиск Лекций

Организация документооборота и исполнения документов

Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляются инспектором сектора обеспечения деятельности Администрации.

Проверка правильности доставки проводится с целью выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка и (или) составляется акт.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается у специалиста, ответственного за делопроизводство, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (письма из судебных инстанций). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются, передаются по принадлежности.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

5.2. Предварительный просмотр документов.

Специалист, ответственный за делопроизводство, предварительно просматривает документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Администрации. Документы, поступившие в Администрацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно исполнителям или специалистам, в чью компетенцию входит рассмотрение поступившей корреспонденции. Основанием для принятия решения в ходе предварительного просмотра является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного просмотра должно быть направление документа руководителю Администрации или его заместителю в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

Без предварительного просмотра передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

5.3. Регистрация поступающих документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из различных организаций и от физических лиц, а также создаваемые структурными подразделениями Администрации (внутренние) и отправляемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные материалы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы, поступившие в Администрацию в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день (с отметкой «срочно» — регистрируются с проставлением точного времени приема документа).

На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

Документы, адресованные в Совет городского поселения, направляются Главе городского поселения. Документы, адресованные структурному подразделению Администрации, конкретному должностному лицу, передаются по назначению.

После регистрации документы, поступающие на бумажных носителях, по электронной почте и по факсимильной связи, передаются на рассмотрение руководству и доставляются исполнителям.

Письменные обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (допускается ведение журнала в электронном виде). В этом же журнале проставляется отметка об исполнении.

Письма граждан направляются на рассмотрение руководителю Администрации или лицу, его замещающему.

Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных специалистам Администрации, осуществляет ведущий инспектор по контролю и делопроизводству.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Поступившая корреспонденция регистрируется и передается руководителю Администрации или в его отсутствие лицу, его замещающему.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту, осуществившему регистрацию корреспонденции, с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.

Специалист вносит часть резолюции (Ф.И.О. исполнителя и дату поступления в отдел) в журнал регистрации входящей корреспонденции и передает на исполнение лицам, указанным в резолюции, под подпись.

Поступившие телеграммы принимаются с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы регистрируется получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующему исполнителю.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Документы, поступившие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые из Администрации, передаются почтовой, электрической (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), фельдъегерской связью или, в случае краткого срока исполнения документа (срочные), доставляются лично адресату.

Документы, подписанные руководителем Администрации или его заместителем отправляются полностью оформленные, с указанием почтового адреса.

Подписанный документ регистрируется (присваивается исходящий номер, который состоит из номера соответствующего дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа).

При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое повторно, как правило, не регистрируется.

Документы, создаваемые в Администрации и подписанные руководителем, регистрируются в журнале исходящей корреспонденции с присвоением исходящего номера, который состоит из порядкового номера согласно журналу регистрации и индекса, по номенклатуре дел Администрации.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.5. Порядок прохождения внутренних документов.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, акты, протоколы, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрация, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

Работа исполнителей с документами.

Специалисты Администрации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов исполнитель выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем Администрации, его заместителями, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, обеспечивает его тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполненный документ вместе с ответом возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для проставления отметки об исполнении и подшиваются оба документа в дело согласно номенклатуре дел.

6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступающие в Администрацию, требующие предоставления информации, поручения руководителя Администрации и его заместителя.

Контроль исполнения документов обеспечивает ведущий инспектор по контролю и делопроизводству, а также ход и состояние их исполнения (в том числе предупреждение-напоминание о сроке исполнения документа).

6.1. Сроки исполнения документов.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание «срочно», «незамедлительно» или аналогичное указание — в 3-дневный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание «оперативно», «в возможно короткие сроки» или аналогичное указание — в 10-дневный срок;

— если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до последнего числа следующего месяца);

— если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения (запроса);

— запросы депутатов представительных органов местного самоуправления исполняются в течение 15 дней со дня получения обращения. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов депутат должен быть об этом проинформирован. Окончательный ответ в этом случае предоставляется депутату не позднее 30 дней со дня получения его обращения;

— обращения граждан исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента их поступления в отдел делопроизводства.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующие специалисты направляют промежуточный ответ с предложением о продлении срока, указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Если поручение дано нескольким лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом «исп.», является головным исполнителем, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Рекомендуемые страницы:


Добавить комментарий

Закрыть меню