Повестка совещания, образец

Покупка грузового автомобиля

День: 26 октября 1998 ᴦ.

Место: Москва

Участники: господин Сергеев, фирма ʼʼАвтосœервисʼʼ,

господин Миронов

Время: 9.30-11.00

Повестка дня:

1. Требования, предъявляемые к грузовому автомобилю

2. Выбор

3. Оценка имеющегося грузового автомобиля

4. Финансирование

Страхование.

6. Разрешение и сдача — приемка.

ʼʼВнешняяʼʼ подготовка к переговорам

Некоторые аспекты, которые должны быть учтены при ʼʼвнешнейʼʼ подготовке переговоров:

1. Время начала, место проведения и продолжительность переговоров. Психологическое преимущество в переговорах имеет делœегация хозяев. По этой причине небезразлично, на чьей территории они проходят.

Психологическим преимуществом обладают не инициаторы переговоров, а те, к кому обращаются с предложением о них. По этой причине время встречи следует предложить назвать партнерам.

Условливаться о переговорах принято не менее чем за 2 — 3 дня, при этом заранее следует уточнить вопросы, выносимые для обсуждения, а также продолжительность встречи. В данный же момент стороны договариваются о материалах, необходимых для обсуждения, а также об итоговых документах или устных декларациях. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно обеими сторонами.

2.Численность делœегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делœегаций. Эта численность согласовывается предварительно.

Отклонение от правила паритета возможно в виду обстоятельств, в которых крайне важно убедить партнеров. При этом нужно иметь в виду, что более многочисленная делœегация имеет психологическое преимущество. По этой причине следует избегать большой разницы в численности.

Переговоры идут тем быстрее, чем меньше число их участников. По этой причине, в случае если стоит вопрос о скорейшем заключении соглашения, то уменьшают количество переговаривающихся. Правда, при этом есть риск, что какие то моменты в договоренности бывают упущены. Так что приходится взвешивать и выбирать.

Нужно учесть еще и то, что более многочисленные делœегации чаще не приходят к соглашению.

3.Подготовка помещения для переговоров. Переговоры, проводятся в специально отведенном и приспособленном помещении. Перед каждым участником переговоров желательно поставить карточку, на которой указаны фамилия, имя и отчество участника, фирма или организация, которую он представляет. На столах участники должны найти бумагу и письменные принадлежности.

В случае если в переговорах участвуют три и более делœегации, то они рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке вокруг круглого или квадратного стола.

Напряженной работе больше способствуют жесткие стулья.

Приготовить заранее всю необходимую документацию, чтобы потом не бегать или не посылать кого — либо за ней.

Заранее повесить на дверь табличку ʼʼИдут переговоры! Просьба не входить!ʼʼ. После прибытия гостей члены делœегации хозяев должны иметь дело только с ними. Никакие внутренние дела не должны от этого отвлекать. Руководитель, ушедший на переговоры, должен восприниматься сотрудниками как уехавший в командировку (на время переговоров). Забвение этого правила делает унизительным положение гостей, вынужденных дожидаться, когда хозяева сделают свои дела.

4. Организация встречи делœегации партнеров. Установилась практика, в силу которой вполне достаточно, в случае если встречать прибывших будет симпатичная, привлекательная и (обязательно) улыбчивая девушка.

Улыбка — это пароль для друзей. Улыбка обладает способностью притягивать к себе. Обращаясь в ходе общения непосредственно к слушателям, не следует забывать, что они вольно или невольно читают по вашему ʼʼзеркалуʼʼ ваше отношение к ним.

ʼʼЧеловеку без улыбчивого лица не стоит открывать магазинʼʼ

(Китайская поговорка)

Приехавшим это нравится больше, чем если встречает руководитель — мужчина, в то же время потеря дорогого времени руководителя при этом меньше. В некоторых странах даже принято, чтобы при входе встречал прибывших не член делœегации хозяев.

Встречать прибывающих на переговоры крайне важно в вестибюле 1-го этажа. Это удобно во всœех отношениях: и достаточно комфортно для ожидающего, и прибывших легко отличить от тех, кто решительно направляется по стоим делам.

Слишком короткое рукопожатие очень сухой ладони свидетельствует о безразличии. Слишком влажная ладонь указывает на нервозность, волнение.

Сопровождающееся широкой улыбкой рукопожатие, чуть более продолжительное, нежели обычно, — проявление дружеского отношения. Задерживание руки партнера в своей воспринимается как назойливость.

Поскольку место справа является более почетным, то встретивший должен идти слева от гостя.

5.Представление участников переговоров происходит до их начала. Это позволяет прибывшим сесть так, чтобы оказаться поблизости с интересующими их партнерами.

Представление партнеров происходит следующим образом. Первым представляется глава делœегации хозяев и представляет (по убывающей) членов своей команды. Далее то же самое делает руководитель делœегации гостей. Такой порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, в начале представляются те, чей статус ниже.

Имена — отчества партнеров знать совершенно крайне важно . Обращение без имени — отчества производит неприятное впечатление.

ʼʼЗвучание собственного имени для слуха человека — самая приятная мелодияʼʼ.

(Д. Карнеги)

В случае если вы не расслышали имя партнера, крайне важно вручить ему свою визитку. Партнер вручит свою. Или просто переспросить, ничего зазорного в данном нет. За интерес к своей персоне не осуждают.

6.Обмен подарками (сувенирами). При первой встрече сувениры вручают хозяева. В случае если у гостей также приготовлены сувениры, то они их дарят вслед.

Ценность сувенира должна соответствовать рангу того, кому дарят: самый дорогой, естественно, — главе и т.д.

7. Размещение участников переговоров. При встрече с глазу на глаз предпочтительнее сесть под углом. При прочих равных условиях конфликты при таком расположении возникают реже, нежели у сидящих друг против друга. Не случайно термин ʼʼпротивостояниеʼʼ имеет два смысла: и расположение в пространстве, и конфликт.

Хозяину надлежит садиться слева от гостя. Это мы замечаем в многочисленных телœерепортажах о визитах политиков.

Рекомендации по подготовке и проведению совещаний

Ответственным лицам, представить материалы по вопросам, заявленным в программе совещания в отдел организации деятельности и юридического обеспечения Управления в срок до 08.08.2016. 4. Начальнику отдела организации деятельности и юридического обеспечения Управления (М.С. Бугреева) подготовить проект решения совещания в срок до 09.08.2016 5.
Главному врачу ФБУЗ (Г.С. Архипов): 5.1. довести до сведения руководителей филиалов ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Республике Алтай» настоящий приказ; 5.2. обеспечить своевременное (в срок до 08.08.2016) представление информации, необходимой для формирования решения совещания; 5.3. организовать техническое обеспечение совещания 6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела организации деятельности и юридического обеспечения Бугрееву М.С. Руководитель Л.В.

Важно

Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность. По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Протокол совещания

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1). 1.3 Формирование повестки дня Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря. Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше».
После совещания: 1) Подготовить краткого протокола (резюме) совещания с обозначением вопросов и принятых решений, ответственных и сроков исполнения. 2) Разослать протокол (резюме) всем участникам совещания. 3) Оперативно контролировать выполнение решений. Результаты оперативного совещания: решение текущих вопросов предприятия; оперативная информация, необходимая для контроля состояния дел. II. Координационные совещания при генеральном (исполнительном) директоре Цель: обсуждение и решение вопросов, не связанных с оперативной текущей деятельностью: — планирование работы на среднесрочный период; — подведение итогов и оценка результатов работы компании за определенный период; — обсуждение и принятие стратегических решений, планов, проектов; — поиск способов решения трудностей, проблем предприятия; — координация работы руководителей.

Щучинов ПРОГРАММА Рабочего совещания Управления Роспотребнадзора по Республике Алтай Начало работы : 10-00, 10 августа 2016 года Место проведения: зал заседаний Управления Роспотребнадзора по Республике Алтай время Наименование вопроса Докладчик Ответственные исполнители 1000-1130 О реализации основных направлений деятельности службы Роспотребнадзора в Республике Алтай, результативность проводимых проверок, выявлении и фиксации правонарушений. О совершенствовании деятельности территориальных органов и организаций Роспотребнадзора в Республике Алтай, повышении персональной ответственности должностных лиц при проведении надзорных мероприятий. Л.В. Щучинов, начальники ТО, главные врачи филиалов ФБУЗ начальники отделов Начальники ТО Архипов Г.С.

Борисова Л.С. Гришина Г.Г. Сбитнева С.В. Бугреева М.С. Лямкина Т.А.

Оперативное совещание проводит Министр здравоохранения Республики Татарстан, в случае его отсутствия один из его заместителей.4. Состав участников оперативного совещания утверждается приказом министра здравоохранения Республики Татарстан.5. Личное участие на совещании является обязательным за исключением уважительных причин отсутствия (отпуск, болезнь, командировка, повышение квалификации), когда в совещании принимает участие исполняющий обязанности руководителя.6.

В целях повышения оперативности управления отраслью по реализации основных функций Министерства здравоохранения Республики Татарстан ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Порядок проведения еженедельного совещания в Министерстве здравоохранения Республики Татарстан по оперативным вопросам управления отраслью (приложение 1). 2.

Утвердить состав участников совещания (приложение 2). 3.

Ответственным за организацию и проведение оперативного совещания назначить управляющего делами Министерства здравоохранения Республики Татарстан Воронцова В.Ф. 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя министра здравоохранения Республики Татарстан Гильманова А.А. Министр К.ЗЫЯТДИНОВ Приложение 1 Утверждено Приказом Минздрава РТ от 18 июня 2003 г.

N 1009 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ В МИНИСТЕРСТВЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН 1.
Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина. Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное.

Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации. Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны. Кто должен оформлять протокол Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании.

При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Введение

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

1.2 Подготовка совещания

1.3 Формирование повестки дня

1.4 Участники совещания

1.5 Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы)

2. Оформление документов при проведении совещаний

2.1 Стенограмма и фонограмма

2.2 Протоколирование

2.3 Электронный документооборот и совещания

Заключение

Приложения

Приложение 1 Пример-образец приказа о проведении совещания

Приложение 2 Повестка дня совещания

Приложение 3 Повестка дня оперативного совещания

Приложение 4 Приглашение (извещение) на предприятие

Приложение 5 Выписка из протокола

Список литературы

Введение

Тема нашего исследования – «Особенности оформления документов при проведении оперативных и плановых совещаний».

Управленческая деятельность, как функция организованной системы, может быть построена на принципах единоначалия и коллегиальности. В учреждениях, организациях, фирмах, построенных на принципах единоначалия, все управленческие решения единолично принимает руководитель и несет за них персональную ответственность.

В организациях, построенных на принципах коллегиальности, решения принимаются коллективом большинством голосов. Но и в организациях, построенных на принципах единоначалия, руководителям часто приходится сталкиваться с такими задачами, которые требуют для своего решения привлечения многих специалистов обмена информацией, выявления мнений по возникающим проблемам и совместной анализа трудных ситуаций.

Коллективное обсуждение и принятие решений проводится на съездах, конференциях, пленумах, симпозиумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Эти мероприятия могут быть периодическими или иметь разовый характер.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» — пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам./3, с.99/

Термин «совещание» используется далее как обобщенный. Так как в принятии решений задействовано много работников, то этот вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Почти каждому из нас не раз приходилось участвовать в различных совещаниях. И наверное многие слышали от сослуживцев следующее высказывание: «Опять совещание, а когда же работать?». Каждый день в нашей стране проводятся сотни тысяч совещаний. Но, к сожалению, это тот случай, когда количество не переходит в качество, потому что принцип «чем больше, тем лучше» здесь явно не работает. Только эффективно проведенные совещания могут дать заметно ощутимый результат и повлиять на качество работы предприятия./3, с.103/

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть — запись процесса обсуждения внесенных в повестку дня вопросов.

В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

1. Совещания

1.1 Виды совещаний

Совещание- заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

— симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;

— конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

— конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

— оперативное;

— инструктивное;

— проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

— диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

— автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

— сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

— дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

— свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями./3, с.104/

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения./3, с.105/

1.2 Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

— цель совещания,

— основные вопросы для обсуждения,

— состав участников,

— место, время и форму проведения.

Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки (см. приложение 1).

1.3 Формирование повестки дня

Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика.

Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Добавить комментарий

Закрыть меню