Понятие делопроизводство

Тема 2 Делопроизводство как отрасль деятельности

Управленческий процесс в любой сфере жизни сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для принятия управленческих решений. Каждое управленческое решение – это новая информация, предназначенная для использования.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах незавитимо от формы их представления.

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Запись информации на различных носителях по определенным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Виды документов по происхождению:

1. Личный документ – документ, созданный лицом вне сферы профессиональной деятельности.

2. Официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ имеет юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком.

Функции документов доказывают важность роли документов в жизни общества и поэтому законодательство устанавливает обязательность создания документов (ст.5 и ст.8 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление, организация их движения и обработки, систематизация и хранение документов и т.д.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это:

-совокупность всех действий при работе с документами;

— это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами

Все документы делятся на группы в соответствии с функциями, которые они выполняют и оформляются по единым требованиям, образуя определенную систему. Все системы документации создаются по единым правилам и требованиям.

Унификация документов – это процесс приведения документов к оптимальному единообразию по составу, вида и формам. Унификация позволяет:

— совершенствовать форму и содержание документов;

— устранять дублирование информации;

— сокращать количество и разновидности документов;

— снижать трудозатраты на обработку документов.

В сфере управления документы систематизированы в унифицированные системы, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

— унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система документации по труду;

— унифицированная система внешнеторговой документации и т.п.

Каждая УСД имеет свою специфику, и работа с ними регламентируется соответствующими нормативными документами: стандартами и инструкциями.

Стандартизация документов – это деятельность по достижению оптимальной степени упорядочения документов по содержанию и форме в рамках одной УСД.

Документы, входящие в УСОРД, являются основой деятельности любого предприятия. Они фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих функций. Для обработки этих документов создаются специальные службы – службы документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ – этот обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, отвечающего за оформление и обработку организационно-распорядительных документов.

Вопросы для самоконтроля:

Что такое документ?

2. Каковы функции документа?

3. В каком случае документ обладает юридической силой?

4. Что дает унификация документов?

5. Что такое делопроизводство?

6. Каково значение документационного обеспечения управления в деятельности любого предприятия?

Дата добавления: 2016-11-23; просмотров: 1661 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Введение

«Энциклопедия делопроизводства» – представляет собой электронное издание, призванное ответить на вопросы, которые могут возникнуть на любом этапе работы с организационно-распорядительными документами, начиная от документирования и заканчивая передачей дел в архив организации.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» – закреплены ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит «Общероссийский классификатор управленческой документации», в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В организационно-распорядительных документах фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и документооборот, хранение и использование документов в текущей деятельности организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • входящие, исходящие и внутренние документы;
  • направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен учитываться при организации делопроизводства, а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Наряду с документооборотом в понятие «делопроизводство» также включены оперативное хранение документов (хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения) и их использование.

***

В «Энциклопедии делопроизводства» рассмотрены все составные части делопроизводства.

Первая и вторая части ориентированы на документирование информации, а именно: часть «Правила оформления организационно-распорядительных документов» рассказывает о составе и требованиях к оформлению реквизитов документов, а также о разработке бланков документов». Вторая часть «Системы документации» состоит из трех подчастей: система организационно-правовой документации, система распорядительной документации, система информационно-справочной документации, которые содержат описание каждого вида документа, а также требования, предъявляемые к нему.

Третья часть «Энциклопедии делопроизводства» носит название «Организация работы с документами» и посвящена другим составляющим делопроизводства. Данная часть тоже состоит из подчастей: организация документооборота и оперативное хранение документов.

В заключительной части «Служба документационного обеспечения управления» говорится о функциях службы делопроизводства, ее структуре и регламентации ее деятельности.

***

В конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:

1. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами.

2. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

В связи с этим «Энциклопедия делопроизводства» предназначена не только специалистам службы делопроизводства, но также и другим специалистам организации, работа которых тем или иным образом связана с документами.

Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: market@termika.ru.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Рязанский государственный радиотехнический университет»

Кафедра финансового менеджмента

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Делопроизводство»

Тема работы: Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение

Выполнил: студентка

Группы 9075

Гутарова О.В.

Проверила:

Доцент Карева А.В.

Рязань 2010

Оглавление

Введение3

1.Первый элемент делопроизводства — документирование5

2.Второй элемент делопроизводства — документооборот9

3.Третий элемент делопроизводства — архивное хранение13

Заключение15

Список литературы16

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителями информации выступают документы. Документы используются в различных областях деятельности и поэтому для каждого вида деятельности они имеют свое значение. Например, для историка – документ служит историческим источником, для юриста – способом доказательства и т.д. Все формы управленческой деятельности находят сове отражение в соответствующих документах.

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы составления документов и организацию работы с ними.

В условиях научной организации труда (НОТ) произошло резкое увеличение объемов информации, поэтому появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Основу современной технологии составляют три технических достижения (на данный момент):

  1. Появление новой среды накопления (лазерные и оптические диски);
  2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации в любую точку земного шара (телефон, факс, спутниковая связь и т.д.);
  3. Возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.

Делопроизводство опирается на нормативно-методическую базу делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же регламентирующих работу служб делопроизводства.

Делопроизводство в современном виде родилось в России в XIX веке, было и до сих пор остается настолько самобытно, что вполне можно говорить о его национальных особенностях.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

3. Систематизация архива документов.

Существуют три составляющих делопроизводства (таблица 1).

Таблица 1. Составляющие ДОУ.

Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

  1. Первый элемент делопроизводства — документирование

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Важное значение при документировании имеют средства документирования, т.е. орудия, используемые для создания документов.

Все орудия поделены на три группы:

  1. Простые орудия (ручка, карандаш);
  2. Механические и электромеханические орудия (диктофон);
  3. Средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых орудий документирования выделяют следующие способы документирования: графическое; текстовое; изобразительное; кинодокументирование; фотодокументирование; фоно или звуковое документирование; электронное документирование.

Существует множество различных классификаций документов. Я приведу наиболее распространенные:

  1. По видам деятельности
    1. Организационные (устав)
    2. Распорядительные (приказы)
    3. Информационно-справочные (справки, заявления)
    4. Документы по трудовым правоотношениям (трудовые договоры)
    5. Финансово-бухгалтерская документация
  2. По месту составления
    1. Внешние
    2. Внутренние
  3. По срокам хранения
    1. Вечного или постоянного хранения
    2. Долговременного хранения
    3. Временного хранения
  4. По стадиям создания
    1. Черновик (документ в предварительной редакции)
    2. Подлинник или оригинал (первый экземпляр документа)
    3. Копия (абсолютно точное повторное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке)
      1. Выписки (копии, воспроизводящие часть текста документа)
      2. Отпуски (полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения — отправителя)
      3. Дубликат (особый вид копий, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником)
  5. По юридической силе
    1. Подлинный документ (такой документ, информация которого соответствует действительности)
    2. Подложный

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической и т.д.

информации. Следует выделить, что документы – носители первичной информации. Именно это свойство и позволяет отличать их от других источников информации (книг, журналов).

В социальном плане документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Выделяют следующие функции документов:

  1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации;
  2. Культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций;
  3. Политическая – фиксирует информацию о политических процессах;
  4. Социальная – документ является социально-значимым объектом;
  5. Учетная – документ, характеризующий количественную сторону содержащейся в нем информации;
  6. Правовая – документ является средством закрепления правовых норм и отношений в обществе;
  7. Управленческая – документ является инструментом управления;
  8. Коммуникативная – документ выступает средством связи между отдельными элементами общества;
  9. Исторического источника – когда документ выступает источником исторических сведений о развитии общества.

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из различного набора реквизитов, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Для документов, выдаваемых органами государственной власти и управления, состав реквизитов устанавливается в законодательных и нормативных актах. Все правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-2003

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для определенного вида документов. Формуляр-образец представляет собой графическую модель или схему построения документа, он устанавливает так же форматы, размеры полей и т.д.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Основными направлениями совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг; технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемости; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных субъектов.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Стандарты бывают нескольких видов: международный; государственный (ГОСТ); отраслевые (ОСТ); стандарты предприятий; научно-технический и инженерных обществ и другие. Наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства(ДОУ) является изданная в 1990 году государственная система ДОУ (ГСДОУ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Результатом работы по унификации и стандартизации стали унифицированные системы документации (УСД) – это такие системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время существуют 8 УСД:

1 – унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД);

2 – унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Добавить комментарий

Закрыть меню