Подготовка к архивному хранению

Хранение документов состоит из двух стадий: хранение документов в делопроизводстве (его называют также оперативным или текущим хранением) и в архиве. Оперативное хранение, в свою очередь, подразделяют на хранение документов в процессе их исполнения и на хранение уже исполненных документов. Первая категория документов храниться, как правило, на рабочих местах сотрудников, вторая подшивается в дела.

Формирование дела заканчивается после того, как в него под­шиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также доку­менты ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она Постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

Описи дел составляются в трех экземплярах. Один экземпляр передается вместе с делами в ведомственный архив, второй при­лагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, тре­тий остается в качестве контрольного экземпляра в организации.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотрен­ный для них срок хранения истек к 1 января того года, в кото­ром составлен акт.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длитель­ного хранения (свыше 10 лет), а также документы по личному составу после окончания календарного года, в котором они за­ведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: офор­мление и описание дел. Оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и долговременного хранения подлежат полномуоформлению, дела временного хранения — частичному.Оформ­ление дел осуществляет лицо, ответственное за работу с докумен­тами.

Полное оформление дел включает следующие операции:

перегруппировку документов дела в прямой хронологичес­кой последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, воз­никающей при формировании дел в течение года);

2. нумерацию листов в деле черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами. Нумеруются все листы кроме листа заверителя и внутренней описи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно по каж­дому тому или части;

3. составление внутренней описи документов для наиболее ценных дел;

4. составление заверительной надписи дела; заверительная надпись дела составляется на отдельном листе — заверителе дела и отражает особенности физического состояния дела (на­личие повреждений, разрывов, отсутствие отдельных докумен­тов или их частей и т.п.) а также количество листов в данном деле;

5. подшивку дела в твердую темную обложку из картона (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

6. описание дела — вынесение необходимых уточнений в рек­визит обложки дела для дальнейшего хранения и поиска сведе­ний о документах дела (уточнение названия структурного под­разделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Обложка дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хра­нения имеет определенную форму, показанную выше.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подле­жат частичному оформлению. Допускается их хранение в скоросшивателях, причем листы не нумеруют, заверительные над­писи не составляют, пересистематизацию документов в деле не проводят (сохраняют прямой хронологический порядок распо­ложения документов).

На все дела, подготовленные к архивному хранению, состав­ляют опись. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в определенном порядке. На дела постоянного и долговременного хранения (свы­ше 10 лет), а также на дела по личному составу описи составля­ют раздельно. В опись включают документы одного года. Дела располагают в описи по степени важности; каждое дело получа­ет отдельный номер, который проставляют на его обложке. В том случае, когда дело содержит несколько томов, каждый из них вносят в опись под самостоятельным номером.

В небольших учреждениях, не имеющих структурных подразде­лений и насчитывающих не более двадцати дел постоянного хра­нения, составляют общую опись, в крупных учреждениях — описи на дела каждого структурного подразделения в отдельности.

Опись дел структурного подразделения должна быть представ­лена в ведомственный архив через год после завершения дел де­лопроизводством. В конце описи после последнего документа делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью ука­зывается количество дел по описи, а также проставляется пер­вый и последний номера этих дел. Если существуют особеннос­ти нумерации дел (пропущенные или литерные номера), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается соста­вителем с указанием его должности и согласовывается с руко­водителем делопроизводственной службы. На основании описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет сводную опись дел организации. По ней ведомственный архив передает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Дела постоянного хранения, сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу ежегодно сдаются из структурных подразделений в архив организации. Прием дел осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается ру­ководителем организации.

Подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно.

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.

Полное оформление предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела на авторские свидетельства и т.д.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного хранения, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного хранения указываются: наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск.

Добавить комментарий

Закрыть меню