Обратная связь в коммуникации

Введение

Глава 1. Обратная связь в коммуникативном процессе

1.1 Понятие и структура коммуникативного процесса

1.2 Обратная связь: понятие и виды

1.3 Обратная связь в говорении и слушании

1.4 Значение обратной связи в деятельности руководителя

Глава 2. Эмпирический анализ эффективности обратной связи в коммуникативном процессе

2.1 Дебрифинг и развитие обратной связи

2.2 Коммуникативные приёмы установления эффективной обратной связи: рекомендации специалиста-практика

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В теории коммуникации под обратной связью понимают ответную реакцию получателя на сообщение источника. При обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом, позволяя обеим сторонам корректировать свои цели и своё поведение по отношению друг к другу.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что обратная связь является непременным элементом в коммуникативном процессе. Умение использовать обратную связь в общении является одним из важнейших моментов, входящих в процесс коммуникации и структуру коммуникативных способностей человека.

Принципиально важно для управления коммуникативными процессами, что обратная связь представляет собой: контролирующее обратное воздействие; воздействие, обусловленное передачей информации; воздействие, имеющее своей конечной целью повышение организованности системы.

Обратная связь в ходе социальной коммуникации отлична от аналогичных процессов в автоматических системах, так как ответная реакция получателя не может быть предсказана со 100%-ой точностью. Непредсказуемость реакции в некоторых случаях может стать основной причиной возникновения комедийных или, наоборот, трагедийных ситуаций.

Цель исследования – изучить теоретические основы обратной связи в коммуникативном процессе, провести эмпирический анализ её эффективности.

Поставленная цель реализуется через следующие задачи :

— изучить определение понятия «коммуникативный процесс», и его составляющие;

— изучить оценочную и безоценочную обратную связь, рассмотреть обратную связь в говорении и слушании;

— уточнить значение обратной связи в деятельности руководителя, с учётом её значимых характеристик;

-провести эмпирический анализ эффективности обратной связи в деловой коммуникации.

Объект исследования – обратная связь как основной элемент коммуникативного процесса.

Предмет исследования – показатели эффективности обратной связи в коммуникативном процессе на примере деловой коммуникации.

Гипотеза исследования заключается в предположении о том, что обратная связь повышает эффективность коммуникативного процесса (что проявляется в ответах на вопросы, запросе информации, собственных суждениях).

Методы исследования проблемы данной курсовой работы — теоретический анализ литературы, где освещается современное виденье исследуемой проблемы; анализ опыта ученых, работавших в данной области науки.

Теоретической основой исследовательской работы выступили научные работы российских авторов: Морозова А. В. , Василика М.А. , Персиковой Т.Н. , Кричевского Р. Л. , Панфиловой А.П. , Рассела Т. Также в работе использованы материалы Интернет-ресурсов – http://w.w.w.33333.ru/, http://w.w.w.mabiu.ru/, http://oodri.narod.ru/, http://w.w.w.sesia.com.ua./, http://agtustud.agtu.ru/, http://w.w.w.4izmerenie.com/, http://www.elitarium.ru/ , http://tourlib.net/books.

Практическая значимость: использование обратной связи в практической деятельности специалиста по связям с общественностью.

Глава 1. Обратная связь в коммуникативном процессе

1.1 Понятие и структура коммуникативного процесса

Коммуникативный процесс — процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией .

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Элементы и этапы процесса коммуникаций.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1.Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал, средство передачи информации.

4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

· Зарождение идеи

· Кодирование и выбор канала

· Передача

· Декодирование

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникнуть в разных точках.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. На этом этапе необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании.

Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.
Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель .

Получатель информации должен уметь:

· быстро выделить тематику информации по ключевым словам;

· правильно интерпретировать начало сообщения и, следовательно, предвосхищать его развертывание;

· восстановить смысл сообщения, несмотря на пропущенные элементы;

· правильно определить замысел высказывания .

Обратная связь. Обратная связь — это реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией . Согласно ряду исследований двусторонний информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений .

1.2 Обратная связь: понятие и виды

В теории коммуникации понятие «обратная связь» относится к ответу получателя на сообщение – кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. От того, насколько адекватна реакция, развиты умения слушать и обеспечивать обратную связь с отправителем, зависят правильность восприятия и понимания информации, эффективность коммуникации .

Тема: Обратная связь в деловых коммуникациях

Раздел: Бесплатные рефераты по деловым коммуникациям

Тип: Контрольная работа | Размер: 63.32K | Скачано: 37 | Добавлен 13.03.15 в 11:40 | 0 | Еще Контрольные работы

Введение ……………………………………………………………………. 3

1. Обратная связь. Виды обратной связи ……………………………….. 5

2. Эффективная обратная связь ………………………………………….. 7

3. Обратная связь в коммуникации ………………………………………… 8

4. Роль обратной связи в профессиональном общении ………………. 11

Заключение ……………………………………………………………….. 12

Список литературы ……………………………………………………… 13

ВВЕДЕНИЕ

Человек, как известно, существо социальное и постоянно находится в процессе общения с другими людьми. А если учесть, что треть жизни мы проводим на работе, то становится понятно, почему так важно наладить отношения с коллегами и руководством. Но, учитывая условия и цели общения, мы получаем разный результат и, к сожалению, не всегда положительный. Это, конечно же, оказывает влияние не только на наше поведение и настроение, но и на дальнейшее развитие событий. А ведь от результата общения с сослуживцами зависит и наше служебное положение, и карьерный рост, и даже успехи в остальных сферах деятельности.

Трудно перечислить все проблемы, которые связаны с отсутствием обратной связи и связанного с этим недостаточного информационного обмена. Невыполненные обязательства, потому что сотрудник или партнер не переспросил, не уточнил, незаключенные контракты, конфликты, поскольку люди друг друга не поняли, скверная репутация персоны и компании (плохие переговоры, недопонимание…), не уточненная информация по телефону, которая может привести к ухудшению отношений между компаниями и партнерами, горькие обиды и т. д. Список можно продолжить. Отсутствие обратной связи может неправильно позиционировать целую компанию или даже страну.

А уж если говорить о персональной коммуникации между сотрудником и руководителем, то переоценить силу и значимость такого обмена просто невозможно. Это как воздухообмен, без которого просто невозможно находиться в помещении.

Как быть в этом случае? Нужно уметь работать с обратной связью. Ведь умение брать, но и давать обратную связь – почти искусство. О том, как строить коммуникации с коллегами и с начальством, чтобы предотвратить негативные проявления обратной связи, как научиться, правильно, реагировать на те, или иные ситуации, чтобы партнеру было понятно наше решение, говорится далее.

1. Обратная связь. Виды обратной связи.

Обратная связь — это межличностный обмен, предполагающий наличие таких аспектов, как доверие, открытость, сочувствие и заинтересованность. В деловой сфере это обмен мнениями и наблюдение за бизнес-процессом, при необходимости изменение линии поведения для достижения поставленных целей и задач.

Существует несколько видов обратной связи:

1. Обоснованная

2. Необоснованная

3. Неясная

Есть еще один вид, который сводится к примитивной критике за плохо выполненную работу. Но это такой показатель поведения руководства, на который вы не сможете повлиять, поэтому данный вариант оставим без внимания.

Рассмотрим приведенные виды обратной связи на конкретных примерах:

ПРИМЕР 1

Менеджер представил на рассмотрение руководителю отчет и уже месяц ожидает ответа, но никакой реакции от руководителя нет. Менеджер ломает голову: что он сделал не так?

В этой ситуации, руководитель ответил своему подчиненному молчанием. К сожалению, молчание — самая распространенная форма обратной связи. Чаще всего руководители не разговаривают со своими подчиненными, пока все идет хорошо. Но так как молчание не содержит никакой информации, то оно может быть истолковано неверно. В данном случае менеджер воспринял молчание как критику, хотя, может быть, директор имел в виду совсем другое. Но в любом случае результат от такого общения негативный.

ПРИМЕР 2

Начальника раздражает сотрудник, который постоянно допускает орфографические ошибки, и он делает ему замечание: «Ты вообще в школе учился?» И, не обсудив суть проблемы, возвращает документ подчиненному для исправления ошибок.

В данном примере директор выразил свой негатив, но подчиненный до конца не понял, в чем он не прав и что именно следует исправить. Необоснованная критика начальника вызвала только враждебность и затруднила дальнейшее обсуждение проблемы.

Обратная связь (от англ. feedback — «фид-бэк» — обратное питание) в широком смысле означает отзыв, отклик, ответную реакцию на какое-либо действие или событие.

ПРИМЕР 3

Сотрудник получает похвалу от своего начальника во время подведения итогов его работы: «Твоя работа великолепна, продолжай в том же духе!» Сотрудник покидает офис, размышляя о том, что именно он делает хорошо? «Я согласен продолжать работать с такой же отдачей, но не знаю, что именно мне нужно делать», — думает работник.

В этом примере начальник выразил одобрение, и сотрудник, вне всякого сомнения, очень рад это слышать, но за одобрением не последовало детального обсуждения результатов работы, и осталось непонятным, что именно вызвало восторг начальника.

Вывод: Чтобы достичь желаемого результата и мотивировать собеседника к открытому общению, нужно построить обратную связь таким образом, чтобы было видно позитивное намерение!

2. Эффективная обратная связь.

Существует 5 правил достижения положительной обратной связи:

  • заранее определить цель разговора
  • заранее обдумать все детали разговора и возможные варианты ответов
  • определить удобное время и место для разговора
  • запастисть фактами и необходимыми материалами, касающимися предмета разговора
  • во время диалога сохранять спокойствие и доброжелательный тон

Мы часто воспринимаем обратную связь негативно, не думая о том, что эффективная обратная связь расширит понимание и станет инструментом для достижения позитивного результата общения. Помните, что обратная связь может мотивировать к более открытому общению и улучшить нашу работу по многим показателям. Главное — это позитивное намерение! Если оно у вас отсутствует — желаемый результат вы вряд ли получите!

Чтобы обратная связь стала конструктивной, она должна быть конкретной, ориентированной на будущее, но при этом оставлять свободу выбора.

Эффективную обратную связь характеризуют два ключевых аспекта:

1. Перенаправление — определяет рабочее поведение, которое не способствует достижению организационных целей, но направляет сотрудника для выбора им альтернативных стратегий.

2. Закрепление — определяет рабочее поведение, которое соответствует организационным целям и мотивирует сотрудников развивать и углублять данную стратегию.

3. Обратная связь в коммуникации.

Коммуникация (от лат. communico — делаю общим, связываю, общаюсь) — смысловой аспект социального взаимодействия. Обмен информацией между индивидами через общую систему символов. Коммуникация может осуществляться вербальными и невербальными средствами.

Обратная связь – намеренное сообщение другому человеку о тех действиях, которые ведут к достижению цели.

Коммуникационный процесс — процесс обмена информацией между двумя или более субъектами. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей: отправителя и получателя. В процессе коммуникации информация передается от отправителя к получателю.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Особенности обратной связи, связанные с процессом коммуникации:

— при наличии обратной связи отправитель и получатель именуется коммуникативными ролями.

— двусторонний обмен информации повышает уверенность и эффективность;

— обратная связь повышает правильность и точность восприятия раскодирование.

Стили коммуникации

Стиль коммуникации обусловлен индивидуальностью адресата. Выражается он в предпочтении определенных кодов, каналов и средств коммуникации, а также степени соблюдения правил того или иного языка.

С помощью обратной связи мы видим себя глазами других людей. Способы предоставления обратной связи зависят от индивидуальных особенностей личности, ее способности воспринимать окружающих людей.

Существует четыре основных стиля коммуникации:

  • дирижерский — прямой и ориентированный на задачу;
  • воодушевленный — ориентированный на отношения, энтузиаст;
  • дружелюбный — поддерживающий и избегающий конфликтов;
  • аналитический — аккуратный и ориентированный на детали.

Следует заметить, что они редко встречаются в чистом виде, но один из стилей всегда доминирует.

4. Роль обратной связи в профессиональном общении.

Для определения понимания информации в процессе профессионального общения используют механизм обратной связи, который проявляется в том, что в процессе обмена информацией она, помимо своего первоначального содержания, несет сведения о том, как собеседники воспринимают и оценивают поведение друг друга. Обратная связь подразумевает наблюдение за партнером по общению и оценку его реакции, а также последующие изменения в соответствии с этим собственного поведения.

В общении специалиста любого профиля с клиентом, партнером или коллегой обратная связь является важным и необходимым условием установления доверительных отношений. Благодаря обратной связи мы можем понять, как встречено то, о чем мы говорим: с одобрением или враждебно, открыт собеседник или замкнут.

Целью обратной связи должен быть личностный и карьерный рост как вас самого, так и другого человека

Предпочтения в получении и предоставлении обратной связи можно выяснить с помощью характеристики стилей.

Процесс обратной связи должен быть заранее спланирован и тщательно продуман. Положительный результат во многом будет зависеть от выбора места и времени процесса, а также от того, что и как вы скажете своему собеседнику (оппоненту).

Для достижения положительной обратной связи существует несколько проверенных жизнью правил.

Постоянно соблюдая эти правила, вы сможете со временем выработать у себя определенный стиль общения, который поможет вам и на работе, и в личной жизни.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Профессиональное общение, как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.

Исследования показывают, что руководитель тратит до 80% рабочего времени на управленческое общение. Следовательно, плодотворно может работать лишь тот руководитель, который умеет организовывать эффективное деловое общение. Решение этой задачи невозможно без знания психологических основ коммуникации.

Однако на практике не всегда все получается гладко и идет по выбранному сценарию. Результат общения зависит от позиции и манеры общения собеседников, партнеров. И на последние факторы порой очень трудно повлиять, хотя иногда и возможно.

Для этого нужно сохранять спокойствие и хладнокровие, не срываться на ответную грубость, если она будет идти от партнера, четко держать в голове тему разговора и не давать возможности отойти от нее. Ну и самое главное в любой ситуации — это позитивное намерение. Ваш собеседник должен видеть в вас друга, а не врага, партнера, а не конкурента. В заключение еще один очень важный момент: во время беседы больше слушайте и будьте терпеливы к собеседнику. Как сказал американский психолог Дейл Карнеги: «Самый хороший собеседник — тот, кто умеет слушать!»

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Апарина Т.А. и др. Основы теории коммуникации. – М.: ИНФРА-М, 2012.

2. Арутюнян М. Ю., Петровская Л. А. Обратная связь в системе восприятия человека человеком/Л.А. Петровская, М. Ю. Арутюнян//Психология межличностного познания – 1981

3. Рассел Т., Навыки эффективной обратной связи, 2-е издание/Т. Рассел – СПБ: Питер, 2002

4. Кривокора Е.И. Деловые коммуникации. – М.: ИНФРА-М, 2010.

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно, а нам приятно).

Чтобы скачать бесплатно Контрольные работы на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Контрольные работы для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Добавить работу

Если Контрольная работа, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

Добавление отзыва к работе

Добавить отзыв могут только зарегистрированные пользователи.

Термин «обратная связь» пришел в теорию коммуникации из кибернетики – науки о процессах управления в различных системах. Обязательным элементом всякой саморегулирующейся системы, с точки зрения кибернетики, является обратная связь, представляющая собой процесс получения системой информации о последствиях решений и действий системы таким образом, чтобы в случае необходимости изменить ее поведение и приблизить к поставленной цели.

Именно благодаря использованию принципа обратной связи кибернетика стала общей теоретической основой решения проблем обработки информации и управления. Для теории коммуникации принципиально важны следующие особенности обратной связи, которая представляет собой: контролирующее (регулирующее) обратное воздействие; воздействие, обусловленное передачей информации; воздействие, имеющее своей конечной целью повышение организованности системы.

В теории коммуникации под обратной связью понимают ответную реакцию получателя на сообщение источника, набор откликов получателя, которые возникают в результате контакта с обращением. Благодаря обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом, позволяя обеим сторонам корректировать свои цели и поведение по отношению друг к другу.

Обратная связь в ходе социальной коммуникации отлична от аналогичных процессов в автоматических системах, так как ответная реакция получателя не может быть предсказана с абсолютной точностью.

Именно благодаря обратной связи источник информации узнает, достигнут желаемый результат коммуникации (положительная обратная связь) или сообщение вызвало не ту реакцию, на которую рассчитывал источник (отрицательная обратная связь). Безусловно, для повышения эффективности коммуникации отрицательная обратная связь имеет даже большее значение, чем положительная.

Роль обратной связи очевидна в ситуации межличностной коммуникации, но и в процессах массового взаимодействия она не меньше. Признавая необходимость обратной связи, в современной теории масс-медиа наблюдается размывание этого понятия, происходящее в связи с разработкой не несущих значительной эвристической нагрузки концептов типа «действующая», «отсроченная», «непосредственная», «развитая» и т. п.

Так, считается доказанной существенная разница между реализацией принципа обратной связи при непосредственных контактах и при коммуникации посредством печатного текста, в частности, газеты. Если в первом случае обратная связь обычно позволяет сразу увидеть, почувствовать и оценить реакцию партнера на свои слова и поведение, то во втором – проявлением обратной связи правомерно считать обсуждение текстов в малых группах или в дальнейшем на страницах изданий, письма и звонки авторам статьи, вызвавшей интерес, рождение «статей-реакций» на ранее написанное, наконец, подражание герою материала. Все вышеперечисленное означает опосредованный характер обратной связи и оценивается негативно, как то, что необходимо «преодолеть».

На наш взгляд, подобная трактовка является несколько упрощенной. Цель обратной связи – повышение эффективности коммуникации, т. е. достижение состояния понятости, причем не только языка или текста сообщения, но и самого коммуникатора.К сожалению, и при непосредственных контактах далеко не всегда образуется полноценная обратная связь, иначе чем же, как не отсутствием понятости, вызван сегодняшний огромный интерес к практической психологии? Этот интерес свидетельствует как раз о том, что обратная связь образуется при непосредственных контактах отнюдь не автоматически, поэтому было бы по крайней мере неразумно считать, что осуществление в должном объеме и качестве обратной связи представляет собой проблему только в процессе массовой коммуникации.

Свою специфику обратная связь имеет и в других формах и видах коммуникации. Так, например, обратная связь в процессе внутриорганизационного взаимодействия характеризуется не только разными позициями коммуникатора и коммуниканта по отношению к дихотомии «начальник – подчиненный», но и гендерными, и межкультурными проявлениями. В частности, в современной науке считается доказанным, что женщины чаще и больше проявляют обратную связь в процессе коммуникации, чем мужчины, а представители японской деловой культуры не используют визуальный контакт – одну из самых распространенных форм обратной связи в европейской культуре – в коммуникации со старшими по должности или социальному статусу. Все это необходимо учитывать при анализе реальных коммуникативных процессов. В любом случае устойчивая обратная связь – необходимое условие результативной коммуникации.

Введение

Глава 1. Обратная связь в коммуникативном процессе

1.1 Понятие и структура коммуникативного процесса

1.2 Обратная связь: понятие и виды

1.3 Обратная связь в говорении и слушании

1.4 Значение обратной связи в деятельности руководителя

Глава 2. Эмпирический анализ эффективности обратной связи в коммуникативном процессе

2.1 Дебрифинг и развитие обратной связи

2.2 Коммуникативные приёмы установления эффективной обратной связи: рекомендации специалиста-практика

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В теории коммуникации под обратной связью понимают ответную реакцию получателя на сообщение источника. При обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом, позволяя обеим сторонам корректировать свои цели и своё поведение по отношению друг к другу.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что обратная связь является непременным элементом в коммуникативном процессе. Умение использовать обратную связь в общении является одним из важнейших моментов, входящих в процесс коммуникации и структуру коммуникативных способностей человека.

Принципиально важно для управления коммуникативными процессами, что обратная связь представляет собой: контролирующее обратное воздействие; воздействие, обусловленное передачей информации; воздействие, имеющее своей конечной целью повышение организованности системы.

Обратная связь в ходе социальной коммуникации отлична от аналогичных процессов в автоматических системах, так как ответная реакция получателя не может быть предсказана со 100%-ой точностью. Непредсказуемость реакции в некоторых случаях может стать основной причиной возникновения комедийных или, наоборот, трагедийных ситуаций.

Цель исследования изучить теоретические основы обратной связи в коммуникативном процессе, провести эмпирический анализ её эффективности.

Поставленная цель реализуется через следующие задачи:

— изучить определение понятия коммуникативный процесс, и его составляющие;

— изучить оценочную и безоценочную обратную связь, рассмотреть обратную связь в говорении и слушании;

— уточнить значение обратной связи в деятельности руководителя, с учётом её значимых характеристик;

-провести эмпирический анализ эффективности обратной связи в деловой коммуникации.

Объект исследования обратная связь как основной элемент коммуникативного процесса.

Предмет исследования показатели эффективности обратной связи в коммуникативном процессе на примере деловой коммуникации.

Гипотеза исследования заключается в предположении о том, что обратная связь повышает эффективность коммуникативного процесса (что проявляется в ответах на вопросы, запросе информации, собственных суждениях).

Методы исследования проблемы данной курсовой работы — теоретический анализ литературы, где освещается современное виденье исследуемой проблемы; анализ опыта ученых, работавших в данной области науки.

Теоретической основой исследовательской работы выступили научные работы российских авторов: Морозова А. В. , Василика М.А. , Персиковой Т.Н. , Кричевского Р. Л. , Панфиловой А.П. , Рассела Т. Также в работе использованы материалы Интернет-ресурсов

Практическая значимость: использование обратной связи в практической деятельности специалиста по связям с общественностью.

Глава 1. Обратная связь в коммуникативном процессе

1.1 Понятие и структура коммуникативного процесса

Коммуникативный процесс — процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией .

Основная цель коммуникационного процесса обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Элементы и этапы процесса коммуникаций.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

  1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
  2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
  3. Канал, средство передачи информации.
  4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

  • Зарождение идеи
  • Кодирование и выбор канала
  • Передача
  • Декодирование

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникнуть в разных точках.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формули

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ В ОБЩЕНИИ

Что это такое?

Это умение замечать реакции собеседника и менять свое поведение до тех пор, пока вы не получите нужную реакцию.

Получается такая схема:

Из этой схемы видно, что вы знаете, чего вы хотите добиться, внимательно следите за реакциями партнера, чтобы вовремя проявить гибкость и изменить свое поведение для достижения нужного вам результата. И все ваши действия проходят через фильтр чистоты помыслов.

Некоторые люди испытывают комплексы при общении. Они не хотят действовать, проявлять гибкость, потому что боятся совершить ошибку.

Но если говорить об общении, о взаимодействии между людьми, то НИКАКИХ ОШИБОК НЕ БЫВАЕТ.

Мне часто приходится слышать жалобы людей типа «Я к нему со всей душой, а он отвечает хамством» или «Людям делаешь добро, а они тебе отвечают злом». Все эти жалобы – это плач жертвы, индульгирование и нежелание что‑то менять в своей жизни.

Если вы в своей жизни встречаетесь с хамством и непорядочностью, со злом и агрессией, то именно ВЫ вызвали такую реакцию у людей. Как правило, это не осознается людьми. Но это факт! И поэтому должны взять на себя ответственность. Прежде всего реорганизуйте ВАШИ собственные представления об общении и ВАШЕ поведение.

Вы всегда будете получать лишь те реакции и ответы, которые вызываете.

И если реакция, которую вы получили, была не та, которую вы ожидали, то в этом нет никакой ошибки. Просто в следующий раз следует вызвать именно ту реакцию, которая вам нужна.

Если то, что вы делаете, не срабатывает, сделайте что – нибудь другое. Проявите гибкость.

Существует два типа обратной связи.

Сознательная – это когда мы сознательно посылаем сигналы слушателю и воспринимаем сигналы от него, интерпретируя тем или иным образом.

И бессознательная– это та информация, которая проходит вне сознательного разума (дыхание, поза, тон и тембр голоса и другие).

Психологи подсчитали, что словесная информация в общении составляет 7‑10%. Язык тела (поза, движения, мимика, дыхание) – около 50%.

Голос (тон, интонация, тембр, ритм) – около 40%. Но по моим наблюдениям есть еще более тонкие подсознательные каналы влияния друг на друга.

Получается, что важным элементом искусства общения является использование бессознательной обратной связи. Но многие люди во время общения пытаются сознательно вникнуть в содержание беседы. И от этого они теряют очень многое.

При общении мы всегда получаем какие‑то ответные реакции. Заметим мы их или нет – это зависит от нашей внимательности и чувствительности.

Если вы сравните, например, бокс и приемы восточной борьбы, вы заметите определенную разницу. Тот, кто пользуется приемами восточной борьбы, никогда не противостоит усилиям партнера, – он лишь воспринимает усилия с его стороны и использует их, изменяя траекторию так, чтобы усилие продолжалось в любом желательном для него направлении.

То, чему вы сейчас учитесь при общении, очень похоже на восточный стиль взаимодействия с партнером. Именно поэтому одну из своих методик я назвал «Психоэнергетическое Айкидо».

Мы неизбежно влияем друг на друга.

Это очевидно. Мы не можем не делать этого. Взаимодействие происходит как на сознательном, так и на подсознательном уровне, причем на подсознательном уровне идет около 95% информации.

Мы используем окружающий мир и людей, и нас используют.

Это неизбежно. Иначе уйдите в горы, в лес или запритесь в квартире и не выходите оттуда. Все равно вас «достанут».

И это будет бегство от самого себя. Потому что окружающий мир – это ваш мир. Каждый человек в этом мире – ваша проекция.

Людям обязательно нужно общаться. Это необходимо, как воздух и пища. Людям обязательно нужна обратная связь с окружающим миром. Это залог успешного развития.

ЧЕТЫРЕ КЛЮЧЕВЫХ ПРАВИЛА В ОБЩЕНИИ

Правило 1. Знание о своем намерении (результате)

Прежде всего, вы должны четко знать, чего вы хотите от общения с человеком. Это может быть получение внимания, установление добрых отношений, заключение сделки. Если мы сознательно идем на контакт с человеком, то должны знать, чего мы хотим.

Вообще, для чего люди общаются друг с другом? Какова цель любого общения?

Например, цель моего как доктора общения с пациентом – помочь человеку стать здоровым и счастливым. Достижение этой цели (то есть помощь другому человеку) способствует моей самореализации, моему личному росту и развитию.

Цель моего общения с близкими (и не только с близкими, а и с каждым человеком) – сделать их радостными и счастливыми. Ведь это напрямую связано с моей радостью. Чем счастливее мое окружение, тем лучше я себя чувствую.

Получается, что успешное общение с окружающим миром способствует моему собственному росту и развитию как человеческого существа. Это и есть цель любого общения. Надо сделать окружающий мир немного светлее и радостнее.

Правило 2. Внимательность

Как вы уже поняли, вы можете получить очень много информации о человеке и его модели мира. Через характерные слова, движения тела и голос. Главное – быть внимательным и развивать свою чувствительность. У каждого из нас есть колоссальные возможности восприятия, и теперь есть повод ими воспользоваться.

Движения глаз и движения тела, а также предикаты дают вам незаменимую информацию о процессах, происходящих в мире другого человека. Вы не обязаны следить за содержанием. Потому что содержание у каждого свое. Будьте внимательны к самому процессу общения – и вы начнете понимать и замечать многое.

По поводу внимательности есть хороший анекдот.

Один турист шел по полю, где паслись коровы. Увидев пастуха, развалившегося под деревом, он подошел узнать, который час. В ответ на вопрос пастух, слегка приподнявшись, поднял вымя ближайшей коровы и ответил:

– Без десяти минут четыре.

Турист отошел в полной задумчивости. Побродив немного, он вернулся, подошел к пастуху и опять спросил:

– Который час?

Пастух снова поднял вымя коровы и ответил:

– Десять минут пятого.

– Но как вы по вымени определяете, сколько времени? – спросил турист с недоумением.

– При чем тут вымя? – удивился пастух. – Я его поднял, потому что оно загораживало мне часы на городской ратуше.

Правило 3. Гибкость

Гибкость – это способность говорить и действовать в соответствии с моделью мира собеседника. Умение присоединяться к нему и вести его за собой. Для этого необходимо быть очень внимательным и иметь богатый репертуар возможностей, иметь выбор перехода из одной реальности в другую.

В общении ведущим будет тот, кто обладает большим выбором.

Когда у вас есть эти три способности: знание результата, внимательность и гибкость – меняйте свое поведение, пока не получите нужные вам реакции.

При общении вы можете использовать множество различных способов и методов достижения результатов. И никогда не останавливайтесь на достигнутом. Пусть в мире человеческих отношений у вас будет постоянно прогресс.

Правило 4. Чистота помыслов

Это очень важное правило, о котором многие забывают при общении.

Все, что я делаю, должно быть благоприятно для меня и окружающих.

Всем нам хочется, чтобы наше общение с людьми было плодотворно и приносило нам радость. Весь вопрос в том, ЧТО ЛИЧНО ВЫ можете сделать для этого? Как организовать свое поведение и свой опыт, чтобы общение было максимально эффективно и приятно для обеих сторон?

Жил‑был один монах. И большую часть своей жизни он потратил на то, чтобы выяснить, чем отличается ад от рая. На эту тему он размышлял днями и ночами.

И вот однажды ему приснился необычный сон. Попал он в ад. И видит там людей, которые сидят перед котлами с едой. И у каждого в руке большая ложка с о‑о‑очень длинной ручкой. Но выглядят эти люди голодными, худыми и изможденными. Черпануть из котла они могут, а вот в рот никак не попадут.

Вдруг к нему подбегает черт и кричит: – Эй, монах, давай быстрее, а то опоздаешь на поезд, идущий в рай.

Приехал монах в рай. И что же он видит? Та же картина, что и в аду. Котлы с едой, люди с ложками с длинню‑ю‑ющими ручками. Но все веселые и сытые. Присмотрелся монах, – а здесь люди с помощью этих ложек кормят друг друга.

Упражнение

Сегодня в течение дня пообщайтесь с разными людьми. Пусть у вашего общения будет конкретная цель: сделать человеку что‑то приятное. Не важно что. Важно, чтобы после общения с вами у другого человека да и у вас появилось в душе больше доброго и светлого.

Кстати, это очень хороший способ научиться гибкости.

Начинайте сами творить добро. Ведь подобное притягивает подобное. Только будьте внимательны, чтобы не уподобиться одной птице из притчи.

Одна птица решила стать праведной. Она открыла священную книгу п прочитала заповедь: «Поступай с другими так, как хотел бы, чтобы поступали с тобой».

«Какая мудрая заповедь! – подумала птица. – С сегодняшнего же дня начну жить по этому принципу».

Она нарвала вкусных и сочных ягод и полетела к своей подружке, лошади.

– Здравствуй, моя дорогая подруга, – приветствовала она лошадь. – Мы так давно не виделись. Я принесла тебе очень вкусные и полезные ягоды. Отведай, пожалуйста.

Лошадь съела ягоды и сдохла.

Оказалось, что эти ягоды были полезны для птицы, но ядовиты для лошади.

Все дело в том, что заповедь, которая записана в священной книге, верна только в том случае, если вы точно знаете, что нужно и полезно другому.

Как показывает жизненный опыт, люди мало чего знают о своих собственных желаниях и потребностях. А уж тем более – о желаниях и потребностях окружающих людей.

Упражнение

Определите ваши собственные критерии того, что вас любят, ценят и уважают? Как вы узнаете об этом? Составьте список этих критериев.

Теперь спросите у другого человека (например, у вашего близкого), каковы его критерии любви и уважения. Составьте список.

Сравните оба списка. Совпадают они или нет? В чем различия?

Подумайте о том, какими были эти критерии пять – десять лет назад. А какими могут быть через пять – десять лет? Просто пофантазируйте об этом.

Вы обнаружите, что ваши собственные критерии со временем изменились.

Я помню время, когда в наших отношениях с женой возникла некоторая напряженность.

– В чем дело? – спросили мы друг друга.

Все оказалось очень просто. Тогда у нас родился сын. И с появлением нового человечка изменилась сама структура семьи. Если до рождения ребенка мы взаимодействовали определенным образом, то с его появлением необходимо было изменить наше поведение. Мы сели за «круглый стол переговоров» и составили список новых критериев уважения, с учетом изменившейся ситуации.

Все мы разные. Каждый человек живет в своем мире, со своими представлениями. И поэтому, если вы хотите взаимодействовать с людьми эффективно, важно уважать мир другого человека.

РЕЗЮМЕ

Предпосылки эффективного общения

1. Четко представляйте, что вы хотите получить от общения с другим человеком и что вы хотите ему дать.

2. Говорите с человеком о СВОЕМ на ЕГО языке.

3. Уважайте мир другого человека.

4. Используйте чистоту помыслов. Все, что я делаю, должно быть благоприятно для меня и окружающих!

5. В общении не существует неудачи. Есть только обратная связь. Вы всегда будете получать лишь те реакции и ответы, которые вызываете. И если реакция, которую вы получили, была не та, которую вы ожидали, то в этом нет никакой ошибки. Просто в следующий раз следует вызвать именно ту реакцию, которая вам нужна.

6. У людей есть все способности для достижения успеха.

7. Будьте внимательны и чутки. Внимательно слушайте собеседника и определите его ведущую систему описания мира. Быстро реагируйте на его глазные сигналы и движения тела.

8. Присоединение к миру человека через разные каналы общения. Достижение состояния доверия. Ведение.

9. Гибкость. Человек с более гибким поведением

будет владеть ситуацией. Если то, что вы делаете, не срабатывает, – сделайте что‑нибудь другое. Проявите гибкость. Если я хочу что‑то получить от окружающего мира, то я должен менять свое поведение до тех пор, пока у окружающего мира не возникнет спонтанное желание дать мне то, что я хочу.

10. Каждый человек в этом мире помогает мне в осуществлении моих намерений. Это мой мир. Он существует для меня, а я – для него.

101. Понятие коммуникации и ее роль в системы управления. Коммуникационный процесс

102 вида коммуникации

103 Препятствия на пути к эффективных коммуникаций

Коммуникации, информация, отправитель, кодирование, канал сообщения, получатель, декодирование, обратная связь шум, семантика, невербальные символы, вербальные символы

После изучения этой темы вы будете иметь представление о:

— сущность коммуникаций и их роль в процессе управления;

— модель процесса коммуникации и содержание каждого из его элементов и этапов;

— формы, преимущества и недостатки устной, письменной и невербальной коммуникаций;

— виды формальных и неформальных коммуникаций в системе управления;

— типы коммуникационных сетей в группах и механизм их выбора;

— то, как совершенствуются коммуникационные процессы в организации

101 Понятие коммуникации и ее роль в системе управления

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной инфраструктуры и информатизации бизнеса. При этом важную роль играют такие факторы, как информация и коммуникации. Управленческая деятельность ьнисть основывается на определенной информации, ее можно отобразить в виде целостной системы информационных взаимодействий персонала фирмми.

Сущность управленческой информации заключается в обеспечении интегрированной системы отчетности, которая дает каждому уровню управления»нужную»информацию в»нужный»время

На сегодня информация рассматривается как один из важнейших ресурсов развития общества наряду с материальными, энергетическими и человеческими

Информация как совокупность нужных сведений и данных для успешного осуществления анализа, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений, е неотъемлемой составляющей эффективного управления ния организационно-экономическими процессами в целом и предпринимательской деятельностью зокре.

Управленческая работа в основном интеллектуальная чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать ряд правильных выборов из серии альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив — это решение. Следовательно, принятие решения — выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать, контролировать (функции управленияня).

Эффективность работы менеджера зависит как от его умения работать с людьми, так и от того, как он работает с информацией. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже раз нимание масштабов проблемы является наличие точной информации. Единственным способом получения такой информации считается коммуникация. Коммуникации определяют как способы, с помощью которых между людьми возникают н ‘ язкзки.

. Коммуникация — процесс обмена информацией и смысловым значением между двумя или более людьми (то есть передача информации)

Прочность и качество отношений между людьми (друзьями, членами семьи или коллегами) является отражением того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения

. Поскольку организация — структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций и обеспечения эффективного функционирования. Если коммуникации не будут эффективными, люди не смогут договорить ся об общей цели, что составляет предпосылку функционирования организацииї.

Информация в процессе коммуникации передается не только с целью принятия разумных решений, но и для того, чтобы они могли выполняться. Конечно, если руководство предоставляет подчиненным информацию о обоснованием ния своих решений, это значительно увеличивает шансы их успешного выполнения тех пор, пока работники не поймут, какое вознаграждение им предложит организация за качественно выполненную работу, они не могут на нее хорошо п рацюватти.

Коммуникация также важна и для функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно эти нити, или достигли целей организации

Различают два основных канала информационного обеспечения руководителей:

1) формализованный (по нему движется регламентирована по форме, содержанию и время информация с достаточной степенью достоверности);

2) стихийный (руководителям неуправляемо поступает огромное количество самых разнообразных сообщений, не всегда объективно отражают истинное положение вещей, телефонные звонки, устные обращения или отвечает. Овидий, служебные записки, информация многочисленных совещаний.

К важнейшим принципам современных информационных систем относятся:

— принцип полноты информационного обеспечения руководителя;

— любая система должна иметь свойство адаптироваться к стилю и методам, которые применяет конкретный руководитель;

— математическое обеспечение информационной системы должно предусматривать возможность агрегирования информации по уровням управления и предоставлять руководителям верхних уровней пользоваться информацией низших уровне ей

— информационные системы должны строиться с учетом обеспечения максимальных удобств и возможностей для непосредственных пользователей;

— принцип непосредственного участия руководителей всех уровней иерархической структуры управления при создании информационной системы;

— принцип создания в любой обстановке информационной независимости руководителей разных уровней;

— принцип информационной равноправия

Передача информации от одного лица к другому осуществляется с помощью жестов, речи, приборов или в письменной форме (их называют средствами коммуникации). Через средства коммуникации информация передается я лицам, принимающим решения, а решения — их исполнителям.

Без коммуникаций не может быть организации, поскольку без них невозможно обеспечить координацию деятельности людией.

Создание эффективных коммуникаций как внутри, так и за пределами организации достигается путем хорошо организованного коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс определяют как обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель такого процесса заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений

В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:

1) отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение — информация, закодированная с помощью символов;

3) канал — средство передачи информации;

4) получатель — лицо, которому назначено информацию и которое интерпретирует ее

Во время обмена информацией задачей отправителя и получателя: является составление сообщения и использования канала связи для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и поддержали исходную в идет.

Различают следующие этапы процесса коммуникации:

— зарождение идеи;

— кодирование и выбор канала;

— передача;

— декодирование

подробно рассмотрим эти этапы

1. Первый этап коммуникаций начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какая идея или сообщение будет предметом обмена. К сожалению, большинство попыток обмена информацией срываю ются на этом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. В таком случае следует придерживаться правила:»не начинай говорить, не начав думатьи думати».

2. На втором — отправитель должен с помощью символов закодировать идею в сообщение; выбрать канал, совместимый с типом символов, используемые для кодирования. К общеизвестным каналам относятся: п передача речи, письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и др.н.).

3. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю

4. На четвертом — получатель сообщения декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией считают эффективным, если получатель продемонстрировал соображений ния идеи, выполнил действия, которые ждал от него отправнойник.

Важную роль в коммуникациях играет обратная связь. При наличии такой связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями. Обратная связь необходима, чтобы выяснить, в какой степени по овидомлення было воспринято и понято. Менеджер, который не наладит обратной связи для получения информации, однако обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко уменьшиласьася.

В коммуникациях существует шум, который может изменить содержание информации

Шум — это любой дополнительный сигнал, не предусмотрен источником информации, он создает ошибки в передаче. Сюда относятся стенографические ошибки, ошибки машинисток, ошибки телетайпа, компьютера, неправильного ное толкование слов и ин.

В устной речи источником информации является мозг, передатчиком — голосовые связки, коммуникационным каналом — воздух, получателем — ухо слушателя, пользователем — его мозг. Шум — это побочные звуки, затрудняющие ь восприятие сообщения. Определенные шумы есть всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение ее содержания. Высокий уровень шума приводит к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обменіну.

Обмен информацией охватывает разные части организации

Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки письма и отчет.

Эффективная коммуникация внутри группы управления важная, ведь именно в рамках этой группы есть много звеньев — составных канала связи между руководителем и подчиненным

Исследования показывают, что искажение информации при передаче ее от высшего руководства до мастеров составляет 70%

Важно, чтобы каждый член группы управления всегда был осведомлен в событиях, которые происходят. Большинство менеджеров не нормально реагируют на атмосферу секретности, если от них скрывают какую-то информацию ( (думают, если им не хотят рассказывать обо всем, что происходит, то почему они должны с ними сотрудничать).

Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, они все проникающим и сложным процессом

Добавить комментарий

Закрыть меню