Microsoft access база данных

Назначение Microsoft Access

  1. Создание СУБД для одноранговых локальных сетей.
  2. Проектирование базовых объектов для двумерных таблиц с несколькими типами данных.
  3. Установка связи, поддержка целостности данных, удаления записей и каскадного обновления.
  4. Хранение, ввод, сортировка, просмотр, изменение и выборка сведений из проектов, используя разные средства контроля информации и аппараты логической алгебры.
  5. Проведение различных операций над целыми группами записей.

Каждый выпуск Microsoft Access – это презентация мощных, удобных и гибких средств визуального проектирования, позволяющих без предварительной подготовки создавать полноценные базы данных на основе отчетов, запросов и таблиц.

Версии Access, выпущенные в составе Office после 2009 года, имеют уникальный ленточный интерфейс, преимущество которого в удобном расположении команд и возможности получить быстрый доступ к ним.

Мы предоставляем бесплатные ссылки, по которым можно скачать любую, актуальную на сегодняшний момент, версию Access. Перед установкой обязательно ознакомьтесь с системными требованиями, которые находятся в подробном описании, и сравните их с техническими возможностями вашего компьютера!

Добро пожаловать в мир баз данных

В этой главе…

Возможно, глядя на значок Microsoft Access в меню Пуск, вы уже пытались понять, зачем он нужен. А кому-то наверняка на ум пришла идея о создании базы данных, однако непонятно, с чего начать. В любом случае, Access – это именно то, что вам нужно! Программа обладает дружественным пользовательским интерфейсом и большим набором профессиональных функций, необходимых для создания удобной в использовании базы данных. По мере работы с Access вы освоите новые методы просмотра данных, изучите механизм преобразования последних в действительно необходимую информацию. Эта книга проведет вас по всем этапам работы с базой данных, начиная с создания значка меню Пуск и заканчивая разработкой полноценного приложения Access.

Но не исключено, что уверенность в необходимости создания базы данных у вас по-прежнему отсутствует. Разве нельзя обойтись обычной электронной таблицей Microsoft Excel? В этой главе даются ответы на подобные вопросы, а для того чтобы они были более аргументированными, описываются некоторые важнейшие функции и возможности Access.

Зачем нужны базы данных?

Более корректным было бы сформулировать вопрос следующим образом: «Что нельзя сделать с помощью базы данных?» Основная функция базы данных – предоставление единого хранилища для всей информации, относящейся к определенной теме. Вместо того чтобы выискивать нужные сведения в документах Ward, таблицах Excel, текстовых файлах, сообщениях электронной почты и самоклеющихся заметках, их можно взять из единой базы. База данных может содержать все что угодно, будь-то список приглашенных на свадьбу гостей или информация о каждом клиенте, посетившем Web-сайт электронного магазина и разместившего там свои заказы.

Важно отметить, что база данных может не только хранить информацию. Ниже перечислены и некоторые другие возможности Microsoft Access:

  • предоставление удобного в использовании интерфейса для ввода новых данных;
  • быстрое обнаружение данных по определенной теме (например, книг одного автора);
  • отображение данных в виде диаграммы, графика или Web-страницы;
  • создание наглядных отчетов, которые можно распечатать или отобразить на экране;
  • экспорт данных в программы Microsoft Word и Microsoft Excel;
  • защита данных от ошибок;
  • автоматизация часто повторяющихся операций, позволяющая уменьшить объем данных, которые вводятся с клавиатуры.

По мере освоения Access отказаться от ее использования становится все сложнее. Эта книга станет отличной отправной точкой для изучения Access, а затем все будет зависеть от вашего желания и воображения.

Вы спрашиваете, в чем различие между данными и информацией? Термин данные относится к базовым сведениям, хранящимся на компьютере.

Но данные можно преобразовать в полезную информацию. Например, читая сообщение о том, что в магазине за месяц продано 2000 столовых приборов, мы имеем дело с данными. Однако, рассматривая график, судя по которому месячный уровень продаж возрос на 50%, сталкиваемся с понятием информации.

&nbsp

Базы данных используются буквально во всех сферах человеческой деятельности — в науке, производстве, торговле, медицине, криминалистике, искусстве и т. п. Современное общество стремительно накапливает информацию. Каждая организация, фирма, предприятие должны хранить большое количество информации. Потребители должны получать необходимую информацию быстро, в достаточном количестве. Помимо данных, требуется специальное программное обеспечение, которое могло бы с ними работать. Такое универсальное ПО называется системой управления базами данных, или сокращенно СУБД. Именно наличие СУБД превращает огромный объем хранимых в компьютерной памяти сведений в мощную справочную систему, способную производить поиск и отбор необходимой нам информации. Основные функции БД и СУБД:

  • Ввод информации в БД и обеспечение его логического контроля. Под логическим контролем здесь понимается проверка на допустимость вводимых данных: нельзя, например, вводить дату рождения 31 июня 1057 года.
  • Исправление информации.
  • Удаление устаревшей информации.
  • Контроль целостности и непротиворечивости данных. Под термином «целостность» обычно понимают то, что данные, хранящиеся в разных частях базы данных, не противоречат друг другу.
  • Защита данных от разрушения. СУБД должна иметь средства защиты данных от выключения электропитания, сбоев оборудования и других аварийных ситуаций, а также возможности последующего восстановления информации.
  • Поиск информации с необходимыми свойствами.
  • Автоматическое упорядочивание информации в соответствии с требованиями человека. Сюда относится сортировка данных, распределение их между несколькими базами и т. п.
  • Обеспечение коллективного доступа к данным. В современных информационных системах возможен параллельный доступ к одним и тем же данным нескольких пользователей, поэтому СУБД должны поддерживать такой режим.
  • Защита от несанкционированного доступа. Не только ввод новой информации, но даже ее просмотр должны быть разрешены только тем пользователям, у которых есть на это права.
  • Удобный и интуитивно понятный пользователю интерфейс.

Связанные между собой данные, например, сведения об одном человеке или объекте, объединяются в БД в единую конструкцию, которая называется запись. Запись является основным элементом базы данных. При этом части, образующие запись, принято называть полями. Примерами полей могут служить фамилия, номер паспорта, семейное положение, наличие или отсутствие детей и т. д. Для идентификации записей используется ключевое поле. Ключ – это столбец, который является уникальным, т. е. единственным образом определяющий строки. Характер связи между записями в БД определяет три основных типа организации баз данных: иерархический, сетевой и реляционный.

Иерархическая Сетевая Реляционная

В иерархической базе данных записи образуют особую структуру, называемую деревом. Между записями в иерархии могут быть связи «один ко многим» или «один к одному». При таком способе организации каждая запись может принадлежать только одному «родителю». Никакой «потомок» не может существовать без своего «родителя». Любой компонент дерева однозначно определяется путем, начиная с главного (верхнего) элемента.

Например, банк – вклад – сберкнижка.

Сетевой подход является расширением иерархического. «Потомок» может иметь любое число «предков» — отношение «многие ко многим». В сетевой базе данных связи разрешено устанавливать произвольным образом, без всяких ограничений, поэтому запись может быть найдена значительно быстрее (по наиболее короткому пути). Такая модель лучше всего соответствует реальной жизни: один и тот же человек является одновременно и работником, и клиентом банка, и покупателем, т. е. запись с информацией о нем образует довольно густую сеть сложных связей. Любая связь «многие ко многим» может быть заменена на одну или более связей «один ко многим». На практике распространен самый простой тип организации данных — реляционный, что значит — отношение (relation). Реляционные базы данных состоят из таблиц, т. е. единицей информации в базе данных является таблица. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. Поля характеризуют атрибуты, т. е. признаки, характеристики, параметры объекта. Приложение MS Access – это набор инструментальных средств для создания и поддержки баз данных. Средствами Access можно выполнять следующие операции: — проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных. — установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей. — ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных). — создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).

Основные понятия MS Access

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени любого объекта MS Access (таблицы, формы и т. д.) — не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. Тем же требованиям должны удовлетворять имена полей. Расширением файлов, созданных в приложении Access, является .MBD. CУБД Access работает со следующими объектами: — таблицами; — формами; — запросами; — отчетами. Таблица – это базовый объект MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС – извлечение, преобразование и представление информации. Форма — необязательный элемент ИС, она не является самостоятельным объектом Access. Назначение формы — помогать вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запрос – это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и проводим над ними различные операции. В частности, в запросе могут появиться вычисляемые поля, т. е. поля, значения которых являются функциями значений других полей. Кроме того, запросы позволяют проводить групповые операции, т. е. операции над группой записей, объединенных каким-то общим признаком. Наконец, запросы позволяют составлять выборки из таблиц по какому-то условию. В таких случаях применяется алгебра логики. Отчет – это фактически тот же запрос, но оформленный так чтобы его можно было распечатать на бумаге и представить руководству (с красивыми заголовками, промежуточными итогами и т. п.). Таким образом, запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Типы данных в MS Access

Тип данных – определяет, какие данные хранятся в конкретном поле (символьные, текстовые, числовые и др.). В Access допускаются следующие типы данных: — текстовый – произвольная последовательность символов длиной до 255 — числовой – любое число — денежный – число, обрабатываемое повышенной точностью — дата/время — логический — счетчик — поле МЕМО — поле объекта OLE Тип поля «Счетчик» удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1, 2, …). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется.

&nbsp

Интересный факт

HTML (Hyper Text Markup Language) — язык разметки гипертекста, является базовой технологией Интернета. HTML позволяет отображать на странице сайта текст, графику, аудио- и видеоинформацию, организовывать гиперссылки на другие разделы сервера. Файлы, содержащие гипертекстовый код, имеют расширение .htm и .html. В отличие от других языков программирования, HTML — язык не транслируемый, но интерпретируемый. Интерпретатор «компилирует» код непосредственно в процессе открытия документа.

Добавить комментарий

Закрыть меню