Информационно справочные документы

Информационно-справочные документы

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования. 
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам ив отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. 
Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельностипонятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. 
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу. 

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов. 
Информационно-справочные документы 
ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ — 1) организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка) 2) распорядительные документы предприятия (приказы, распоряжения, решения) 3) документы по личному составу предприятия (приказы, трудовые договора, личные дела, личные карточки, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) 4) финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и аудиторских заключений, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.) 5) информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). 
Однако указанные ведомства в своих нормативных актах не касаются общих вопросов организации работы с документами (дело-производства). Вместе с тем бухгалтерская документация является лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняется общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только хо специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными и объяснительными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний. 
Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы оформляются на бланке. Требования к построению бланка документа, под которым в данном случае понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора (фирмы, завода), от имени которого документ издается, излагаются в ГОСТе. Все документы, отправляемые из организации, обязательно оформляются на бланках, чаще всего изготовленных в типографии или с помощью средств оперативной полиграфии. При использовании ПЭВМ для составления и оформления документов можно внести бланк в память машины и воспроизводить автоматически при распечатке документа. 
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит правовую основу документа, его направленность. Просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта приказа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. 

ГЛАВА 4. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 4.2. Информационно-справочные документы 
Бухгалтерии, как структурному подразделению организации, приходится получать и составлять различные информационно-справочные документы акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы.

Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. 
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы приказы, протоколы, затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. 
Письмо (синонимы служебное письмо, деловое письмо во множественном числе — деловая корреспонденция) — общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. 
Служебное письмо — информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разговор). 
П информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.). 
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др. 
Организационные Распорядительные Информационно-справочные Документы по личному составу 
Акт относится к информационно-справочным документам. 
Докладная (служебная) записка является информационно-справочным документом. 
Справка является информационно-справочным документом. 
Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем — переписка и другие информационно-справочные документы.

В конце разделов приводятся журналы регистрации. 
Проектирование логической структуры ИХ осуществляется на основе анализа статистики использования конкретных информационно-справочных документов в процессе решения основных задач принятия решений. В результате выполнения операции производятся  
К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению1. 
Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержаща- 

Смотреть страницы где упоминается термин Информационно-справочные документы

:                              

Смотреть главы в:

Делопроизводство -> Информационно-справочные документы

Делопроизводство в бухгалтерии -> Информационно-справочные документы

Документы и делопроизводство -> Информационно-справочные документы

Справочник по делопроизводству -> Информационно-справочные документы

Работа с документами в делопроизводстве -> Информационно-справочные документы

Характеристика и состав информационно-справочных документов

Справочно-информационная документация – совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов (письма, телеграммы, докладные записки, справки, сводки и др.)

Служебное письмо- наиболее распространенный вид управленческих документов. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте).

По содержанию письма подразделяются на уведомления, сопроводительные, рекомендательные и другие виды писем.

Коммерческие письма–решают вопросы сбыта продукции и снабжения. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. К ним можно отнести следующие разновидности писем.

Коммерческий запрос – обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Содержит указание на наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар.

Ответ на запрос – письмо, в котором продавец сообщает покупателю необходимую информацию. Посылается в случае, когда нет возможности сразу выслать предложение (например, нет подходящего товара).

Предложение (оферта) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В его тексте содержатся условия поставки аналогично тексту договора о купле-продаже.

Ответ на предложение – подтверждение покупателем того, что он принимает предложение и согласен со всеми условиями продавца. В случае несогласия завязывается переписка или переговоры с целью достижения полной договоренности по всем вопросам.

Рекламация – претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование о возмещении убытков. Ели спор не будет урегулирован соглашением сторон, то он перейдет в арбитраж.

Ответ на рекламацию (претензию) – сообщение о принятии информации к рассмотрению.

Отказ полностью или частично удовлетворить претензию должен содержать мотивы и обоснование – ссылку на нормативные акты и другие документы.

Текст письма должен быть посвящен одному вопросу и, как правило, состоит из двух частей:

— вводной, в которой приводятся факты и мотивы, явившиеся причиной написания письма;

— основной, в которой излагаются цели: просьба, отказ, предложение и т.п.

Служебные письма подразделяются на требующие и не требующие ответы. Ответные письма содержат ссылку на номер и дату инициативного письма. Это помогает найти копию при получении ответа и правильно сформировать дело.

Письма оформляют на специальных бланках, в которых есть справочная информация об учреждении и место для ссылки.

Второй и последующие экземпляры письма печатают не на бланке.

Бланки могут быть с угловым и продольным штампом. Если письмо печатают не на бланке, то для штампа оставляют 15 интервалов.

Формат бланка выбирают в зависимости от объема текста: до 5 строк – А5, а если больше, то А4.

Письма на формате А4 должны иметь заголовок к тексту, где указывается разновидность письма (претензия, исковое заявление и т.п.).

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Может содержать выводы, рекомендации и предложения составителей. Утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого он составлен.

Служебная справка — документ, содержащий описание тех или иных фактов или событий в производственной деятельности. Ее текст состоит из двух частей: в первой – факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные без выводов и предложений.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Используется для передачи срочных сообщений.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Отличается отсутствием в тексте союзов, предлогов и знаков препинания.

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Является копией переданного документа.

Справочно-информационные документы.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядитель­ным документам и не являются обязательными к исполнению. Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю, от руководителя в вышестоящие организации.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо­ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива­ния, наличии иждивенцев и т.п. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док­ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак­ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.


В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид докумен­та (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю доклад­ную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка—это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож­дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель­ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель­ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос­произведением тех же реквизитов и подписываются составителем .

Акт—документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель­ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж­дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене ру­ководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегуста­ции; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое пе­чатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименова­ние распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О про­ведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется сло­во «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами со­ставителей акта либо приводится состав комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение) использующихся для передачи информации между организациями. Деловая переписка занимает 80% входящей и исходящей документации. Она делится на почтовую и электронную.

Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, претензия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

— письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации (его заместителем)

— письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений

— письмо должно излагаться официально-деловым стилем, при необходимости иметь разъясняющие материалы

— переписка используется в том случае, когда невозможно связаться по другому (по телефону, личная встреча).

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письма составляются на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста.

Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных – печать.

Текст письма может быть простым (состоящим из одной — двух частей вступления и заключения), и сложным (состоящим из вступления, основной части и заключения).

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного лица (просим, направляем). Письма, адресованные руководителям, и требующие особого рассмотрения могут начинаться с уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин мэр!» И заканчиваться с фразы: «С уважением»; местоимения «Вас», «Вам» пишутся с прописной буквы.

В одном письме содержится только один вопрос. Объем не превышает двух страниц. Письмо на бланке А4 должно содержать заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». Если письмо является ответным, то указывают номер и дату письма, на которое дается ответ: «На №__от____»

Если письмо адресуется в более чем 4 места, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма подписываются руководителем организации или его заместителем. Вносить исправления и дополнения после подписания запрещается. Датой письма является дата его подписания.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключе­ния. Знаки препинания пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), — (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (воп­росительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозна­чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя, наименование структурного подразделения, должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Эти сведения пишутся без сокращений, со знаками препинания и отправке не подлежат.

Факс– это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, в отличии от ксерокопии. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шифром.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами являются: регистрационный номер, должность, ФИО, телефоны отправляющего и принимающего, подпись принимающего, дата, время. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, не допускаются сложные обороты и труднопроизносимые слова. Телефонограмма составляется в одном экземпляре.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

5.15. Служебные записки

Служебная записка – краткое письменное сообщение, в содержании которого освещаются вопросы внутренней повседневной деятельности предприятия. Таким образом, служебная записка объединяет в себе функции сразу двух документов – делового письма и заявления.

Общее функциональное назначение служебной записки состоит в обеспечении оперативного обмена письменной информацией между работниками одного и того же предприятия. Заметим, однако, что фактически для выполнения этой функции могут использоваться различные виды служебных записок, в том числе: пояснительные записки, обычно выполняющие параллельно функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к другим документам делового общения:

• информационные записки, или меморандумы;

• докладные записки, или докладные;

• аналитические записки;

• записки ad hoc, подготовленные по конкретному информационному поводу;

• записки о состоянии дел за период времени.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Широкое распространение получили документы, называемые служебными записками, которые используются для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических лиц или по поручению руководства.

Инициативная докладная записка преследует цель побудить адресат к конкретным действиям, которые могут быть изложены в самом тексте.

По своей сути докладные записки могут быть информационные и отчетные.

Информационная записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера и может составляется по поручению руководства.

Докладные записки отчетного характера содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжении, приказов и других распорядительных документов.

Докладные записки делятся на внутренние и адресованные во внешнюю среду.

Текст инициативной, а нередко и отчетной докладной записки, обычно включает два логически связанных между собой блока: описание события и предложения или выводы автора.

Докладная записка может быть представлена как в текстовом, так и в табличном вариантах или в их сочетании, а может содержать приложения на которые делается ссылка в самом тексте. Внешнюю докладную записку, оформленную на бланке организации, подписывает руководитель или его заместитель, внутреннюю – исполнитель документа.

Объяснительная записка относится к документам по личному составу только в том случае, если она не затрагивает таких производственных вопросов, как снабжение, сбыт, технология, учет, планирование и т. п., а регулирует дисциплинарные (трудовые) отношения.

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» ТК РФ определяет, если работник нарушает дисциплину, не надлежащим образом выполняет свои обязанности, то он должен нести за это ответственность.

Вышеуказанная статья определяет, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

В случаях нарушения трудовой дисциплины работник составляет объяснительную записку.

Реквизиты объяснительной записки:

1) адресат (кому она адресована);

2) должность (структурное подразделение), фамилия, инициалы автора записки;

3) название документа (соответственно «Докладная» или «Объяснительная записка»);

4) текст;

5) дата составления;

6) подпись составителя записки.

Записки могут быть отпечатаны на пишущей машинке. Они составляются, как правило, в одном экземпляре.

Добавить комментарий

Закрыть меню