Хранение документов в организации

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

  • отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
  • декларации о налогах;
  • книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
  • статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

  • отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
  • планы счетов предприятия;
  • книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
  • первичные документы;
  • журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
  • документы о дебиторской задолженности;
  • данные об инвентаризации предприятия;
  • прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

  1. Закон «Об архивном деле».
  2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
  3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
  4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

  1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
  2. Температурный режим. Температура и влажность – это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
  3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
  4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех – пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

  • оформление соответствующего акта;
  • проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
  • подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
  • создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

  1. Документы временного хранения.
  2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение – примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

  • отпускные приказы;
  • командировочные;
  • договоры, подписанные юридическими лицами;
  • бухгалтерские учеты;
  • путевые листы;
  • прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

  • журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
  • расписание работы сотрудников;
  • акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
  • смета за год/квартал;
  • тарифы на выпускаемую продукцию;
  • книга учетов акций предприятия;
  • прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

Порядок хранения документов

Порядок хранения документов

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков.

Требуется выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются.

Общие положения

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.Пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права — налогового и бухгалтерского. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ);
2.Основные правила работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
3.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее — Перечень);

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он «предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)» (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Поиск Лекций

Техническая документация долговременного хранения

1.5.1. В состав технической документации длительного хранения входит:

план участка в масштабе 1:1000 — 1:2000 с жилыми зданиями и сооружениями, расположенными на нем;

проектно-сметная документация и исполнительные чертежи на каждый дом;

акты приемки жилых домов от строительных организаций;

акты технического состояния жилого дома на передачу жилищного фонда другому собственнику;

схемы внутридомовых сетей водоснабжения, канализации, центрального отопления, тепло-, газо-, электроснабжения и др.

(схема внутридомовых сетей прилагается для сведения);

паспорта котельного хозяйства, котловые книги;

паспорта лифтового хозяйства;

паспорта на каждый жилой дом, квартиру и земельный участок;

исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление).

1.5.2. Техническая документация длительного хранения должна корректироваться по мере изменения технического состояния, переоценки основных фондов, проведения капитального ремонта или реконструкции и т.п.

1.5.3. В состав документации, заменяемой в связи с истечением срока ее действия, входят:

сметы, описи работ на текущий и капитальный ремонт;

акты технических осмотров;

журналы заявок жителей;

протоколы измерения сопротивления электросетей;

протоколы измерения вентиляции.

1.6. Собственники жилищного фонда или их уполномоченные должны своевременно вносить изменения в исполнительную документацию по планировке помещений, конструктивным элементам и инженерному оборудованию, возникающие в результате ремонтов, реконструкции, модернизации, перепланировки и повышения благоустройства с корректировкой технического паспорта на дома, строения и земельный участок.

1.7. Условия и порядок переоборудования (переустройства, перепланировки) (далее — переоборудование) жилых и нежилых помещений и повышение благоустройства жилых домов и жилых помещений.

1.7.1. Переоборудование жилых и нежилых помещений в жилых домах допускается производить после получения соответствующих разрешений в установленном порядке.

Переоборудование жилых помещений может включать в себя: установку бытовых электроплит взамен газовых плит или кухонных очагов, перенос нагревательных сантехнических и газовых приборов, устройство вновь и переоборудование существующих туалетов, ванных комнат, прокладку новых или замену существующих подводящих и отводящих трубопроводов, электрических сетей и устройств для установки душевых кабин, «джакузи», стиральных машин повышенной мощности и других сантехнических и бытовых приборов нового поколения.

Перепланировка жилых помещений может включать: перенос и разборку перегородок, перенос и устройство дверных проемов, разукрупнение или укрупнение многокомнатных квартир, устройство дополнительных кухонь и санузлов, расширение жилой площади за счет вспомогательных помещений, ликвидация темных кухонь и входов в кухни через квартиры или жилые помещения, устройство или переоборудование существующих тамбуров.

1.7.2. Переоборудование и перепланировка жилых домов и квартир (комнат), ведущие к нарушению прочности или разрушению несущих конструкций здания, нарушению в работе инженерных систем и (или) установленного на нем оборудования, ухудшению сохранности и внешнего вида фасадов, нарушению противопожарных устройств, не допускаются.

1.7.3. Перепланировка квартир (комнат), ухудшающая условия эксплуатации и проживания всех или отдельных граждан дома или квартиры, не допускается.

1.7.4. Наниматель, допустивший самовольное переустройство жилого и подсобного помещений, переоборудование балконов и лоджий, перестановку либо установку дополнительного санитарно-технического и иного оборудования, обязан привести это помещение в прежнее состояние.

1.7.5. Аварийное состояние жилого дома, его части, отдельных конструкций или элементов инженерного оборудования, вызванное несоблюдением нанимателем, арендатором или собственником жилого помещения по его вине, устраняется в установленном порядке обслуживающей организацией.

Техническая эксплуатация жилищного фонда включает в себя:

Управление жилищным фондом:

а) организацию эксплуатации;

б) взаимоотношения со смежными организациями и поставщиками;

в) все виды работы с нанимателями и арендаторами.

Техническое обслуживание и ремонт строительных конструкций и инженерных систем зданий:

а) техническое обслуживание (содержание), включая диспетчерское и аварийное;

б) осмотры;

в) подготовка к сезонной эксплуатации;

г) текущий ремонт;

д) капитальный ремонт.

а) уборка мест общего пользования;

б) уборка мест придомовой территории;

в) уход за зелеными насаждениями.

Содержание и ремонт жилищного фонда

1.9.1. Граждане, проживающие в домах муниципального и государственного жилищного фонда, пользуются жильем в порядке, установленном гражданским и жилищным законодательством.

Обслуживание и ремонт мест общего пользования в многоквартирных жилых домах выполняются в установленном порядке.

1.10. Государственный контроль за соблюдением всеми участниками жилищных отношений настоящих Правил осуществляется Государственной жилищной инспекцией Российской Федерации <*>.

<*> Положение о государственной жилищной инспекции в Российской Федерации, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1994 N 1086 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 23, ст. 2566; 1995, N 10, ст. 894; 1997, N 42, ст. 4788).

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

И ТЕКУЩЕГО РЕМОНТА ЖИЛИЩНОГО ФОНДА

Техническое обслуживание здания включает комплекс работ по поддержанию в исправном состоянии элементов и внутридомовых систем, заданных параметров и режимов работы его конструкций, оборудования и технических устройств.

Система технического обслуживания (содержания и текущего ремонта) жилищного фонда обеспечивает нормальное функционирование зданий и инженерных систем в течение установленного срока службы здания с использованием в необходимых объемах материальных и финансовых ресурсов.

Техническое обслуживание жилищного фонда включает работы по контролю за его состоянием, поддержанию в исправности, работоспособности, наладке и регулированию инженерных систем и т.д. Контроль за техническим состоянием следует осуществлять путем проведения плановых и внеплановых осмотров.

Текущий ремонт здания включает в себя комплекс строительных и организационно-технических мероприятий с целью устранения неисправностей (восстановления работоспособности) элементов, оборудования и инженерных систем здания для поддержания эксплуатационных показателей.

2.1. Система технического осмотра жилых зданий

Целью осмотров является установление возможных причин возникновения дефектов и выработка мер по их устранению. В ходе осмотров осуществляется также контроль за использованием и содержанием помещений.

Один раз в год в ходе весеннего осмотра следует проинструктировать нанимателей, арендаторов и собственников жилых помещений о порядке их содержания и эксплуатации инженерного оборудования и правилах пожарной безопасности.

2.1.1. Плановые осмотры жилых зданий следует проводить:

общие, в ходе которых проводится осмотр здания в целом, включая конструкции, инженерное оборудование и внешнее благоустройство;

частичные — осмотры, которые предусматривают осмотр отдельных элементов здания или помещений.

Общие осмотры должны производиться два раза в год: весной и осенью (до начала отопительного сезона).

Рекомендуемая периодичность плановых и частичных осмотров элементов и помещений зданий приведена в приложении N 1.

После ливней, ураганных ветров, обильных снегопадов, наводнений и других явлений стихийного характера, вызывающих повреждения отдельных элементов зданий, а также в случае аварий на внешних коммуникациях или при выявлении деформации конструкций и неисправности инженерного оборудования, нарушающих условия нормальной эксплуатации, должны проводиться внеочередные (неплановые) осмотры.

2.1.2. Организация проведения осмотров и обследований жилых зданий осуществляется следующим образом:

общие плановые осмотры, а также внеочередные проводятся соответствующими организациями по обслуживанию жилищного фонда. При осмотрах кооперативных домов, находящихся на техническом обслуживании организации по обслуживанию жилищного фонда, в комиссию следует дополнительно включать представителя правления ЖСК;

частичные плановые осмотры конструктивных элементов и инженерного оборудования проводятся специалистами или представителями специализированных служб, обеспечивающих их техническое обслуживание и ремонт.

Особое внимание в процессе осмотров должно быть уделено тем зданиям и их конструкциям и оборудованию, которые имеют физический износ свыше 60%.

2.1.3. Обнаруженные во время осмотров дефекты, деформации конструкций или оборудования зданий, которые могут привести к снижению несущей способности и устойчивости конструкций или здания, обрушению или нарушению нормальной работы оборудования, должны быть устранены собственником с привлечением организации по содержанию жилищного фонда или с другой привлеченной для выполнения конкретного вида работ организацией в сроки, указанные в приложении N 2.

Организация по обслуживанию жилищного фонда должна принимать срочные меры по обеспечению безопасности людей, предупреждению дальнейшего развития деформаций, а также немедленно информировать о случившемся его собственника или уполномоченное им лицо.

2.1.4. Результаты осмотров должны отражаться в специальных документах по учету технического состояния зданий: журналах, паспортах, актах.

В журнале осмотров отражаются выявленные в процессе осмотров (общих, частичных, внеочередных) неисправности и повреждения, а также техническое состояние элементов дома (приложение N 3).

Рекомендуемые страницы:

Текущее хранение документов

Кроме подбора персонала необходимо организовать хранение документов, как архивное, так и текущее, которое начинается с формирования дел и заканчивается их сдачей в архив и оценкой экспертной комиссии срока хранения документов.

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, т. е. группируются в дела.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела».

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Во всех структурных подразделениях, должна быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его.

Например: ЮРГТУ (НПИ), РГУ, Росархив иг. п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения — Планово-финансовый отдел (ПФО) и т.п.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 05-35, где 05 означает индекс ПФО, а 35 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного прави­ла исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления Документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими входе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т. п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурном под­разделении и хранятся до передачи в архив учреждения. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений и лиц, в должностные обязанности которых вменена ответственность за хранение документов. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела и нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______

Добавить комментарий

Закрыть меню