Евфрат документооборот

Предыдущие наши публикации были посвящены преимуществам, которые способна принести такая система как электронный документооборот отдельным сотрудникам и всей компании в целом. Также мы рассмотрели ключевые параметры выбора СЭД – системы электронного документооборота, которые позволят остановиться на наиболее подходящем вашей фирме варианте. В данной статье мы предлагаем вам обзор популярных решений СЭД.

Опираясь на собственный опыт в делопроизводстве, могу уверенно сформулировать следующий вывод о том, что выбор первоначально стоит обратить на основные системы документооборота:

Евфрат-Документооборот. Расширенный список автоматизированных процессов обеспечивает весьма высокую функциональность системы, что позволяет использовать ее не только в малых компаниях, но и в достаточно крупных организациях, с любой формой собственности, в целях обеспечения качественного электронного оборота документации.

Легко справляется с основными задачами традиционного делопроизводства и документооборота. В частности позволяет осуществлять контроль над исполнительной дисциплиной, налоговый и бухгалтерский учет, организует взаимодействие по работе с различными документами, имеется функция «быстрый поиск», для сканирования и распознавания созданы специальные встроенные средства, автоматизирует регистрацию входящей и исходящей документации, формирует журналы и отчеты по работе организации. Кроме того есть функция электронного архива, что значительно упрощает и ускоряет работу офиса. Система позволит наладить работу, как небольшой структуры (канцелярия, отдел), так и в целом всей организации. Разработанная подсистема удаленных серверов и их взаимодействия позволит осуществлять работу не только в локальном офисе, но и в филиалах при их наличии.

С пользовательской точки зрения стоит отметить простую и удобную настройку программного обеспечения с легко воспринимаемым и понятным интерфейсом.

Фирмы, имеющие слабую IT-службу, так же вполне могут воспользоваться системой Евфрат. Она может быть как в виде «коробочного» готового решения, так и спроектирована под отдельного заказчика, что является несомненным плюсом. Те кто не уверен в способностях системы, могут ограничиться пробной демо-версией E1 Евфрат.

Эта система предназначена для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для любых типов и видов организаций. Программа «Е1 Евфрат» абсолютно бесплатна и доступна к скачиванию.

DocsVision – система для автоматизации процессов, область применения не зависит от размера и вида компании, а потому, безусловно, заслуживает внимания. Позволяет осуществлять работу в сфере основного делопроизводства, в том числе доступны: регистрация и рассмотрение документации, документооборот договорного характера, ведение архивной работы, управление поручениями. Помимо этого может похвастаться большим количеством различного рода приложений, настройка или доработка которых возможна для каждого случая индивидуально, что позволяет развить требующийся функционал. Возможна репликация данных и процесс интеграции с другими системами аналогичного характера. С более подробными характеристиками и особенностями можно ознакомиться на официальном сайте компании-разработчика http://www.docsvision.com/.

DIRECTUM – это еще один заслуживающий внимания программный продукт. Обладая достаточно высоким потенциалом, он позволяет управлять документооборотом по полной форме. В список основных функций входит добавление из различных источников необходимых документов (например, из электронной почты или файловой системы), изменение и архивирование документов различного формата в большом объеме. Настроен эффективный поиск нужных документов и механизмы их согласования, обмен электронными документами ЭЦП, а так же разграничение права доступа к системе.

Стоит также отметить, что система DIRECTUM станет отличным выбором для бизнес-компаний, с ее помощью легко построить работу с договорами (регистрация, согласование, анализ и пр.), спланировать график совещаний (время, место, состав участников) и документально оформить результаты их проведения в виде протоколов, с последующим контролем за их осуществлением. Специально разработанные функции позволяют организовать работу по взаимодействию с клиентами – это и переписка, и единая база данных, и ведение продаж и т.д.

Главным достоинством системы является расширенный список функций, которые можно перечислять достаточно долго, а так же гибкость настроек и простота эксплуатации. Из недостатков – цена и некоторые вопросы, которые, как правило, требуют доработки на месте. На сайте разработчика можно ознакомиться со всеми подробностями: http://www.directum.ru/.

ДЕЛО – это еще одна отечественная разработка, легко справляющаяся с ведением документооборота как в полностью электронном виде, так и в комбинации с бумажными носителями.

Качественно разработанная система может эффективно использоваться в компаниях любых размеров (от нескольких сотрудников до огромных холдингов с тысячами служащих). Система обладает гибкостью в плане настроек и способна легко адаптироваться к индивидуальному документообороту компании. Отличительная черта и несомненный плюс – простота установки, настроек и дальнейшего использования.

Компания-разработчик выпускает как «коробочный» продукт, легко решающий задачи по автоматизации делопроизводства и документооборота, так и допускает возможность индивидуальной доработки по просьбе заказчика. Дополнительные сведения о системе ДЕЛО уточняйте на официальном сайте: http://www.eos.ru/.

Решений, подобных тем, что перечислены выше, существует большое количество. Возможно, подойдет что-то из уже названного. В любом случае после прочтения данной информации стоит продолжить сбор информации, прочитать отзывы лиц, которые пользовались этими системами, обратить внимание на положительные и отрицательные моменты, на которые они указывают, проконсультироваться со специалистами в данной области и опробовать демо-версию. Только так можно окончательно решить вопрос выбора.

Не забывайте о том, что любая система, обеспечивающая электронный документооборот, имеет свои минусы. Поэтому подходить к выбору надо с точки зрения о том, способны ли вы под них подстроиться. Только при подробном изучении темы и применении полученной информации на практике возможно эффективное внедрение СЭД в работу для успешной оптимизации процесса делопроизводства.

ЕВФРАТ

ЕВФРАТ – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

  • • встроенный модуль просмотра и печати;
  • • технология Drag and Recog (распознавание «на лету»);
  • • встроенный генератор отчетов;
  • • технология морфологического анализа текста;
  • • механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
  • • встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы ЕВФРАТ

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

  • • автоматизировать регистрацию документов и заданий;
  • • обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  • • осуществлять мгновенный поиск информации;
  • • контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
  • • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
  • • организовать долговременное хранение документов организации;
  • • обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Основные функции системы ЕВФРАТ

Основными функциями системы ЕВФРАТ являются:

  • • регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
    • — регистрация нового документа на основе существующего;
    • — автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
  • • присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
  • • связывание документов перекрёстными ссылками;
  • • ведение номенклатуры дел;
  • • сканирование и распознавание документов:
    • — поддержка потокового сканирования;
    • — распознавание «на лету» (Drag and Recog);
  • • работа со словарями и справочниками:
    • — поддержка иерархических словарей и справочников;
  • • постановка документов на контроль:
    • — назначение контролера и ответственного по документу;
  • • слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
    • — настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
    • — автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
  • • поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:
    • — сохранение поисковых запросов;
    • — использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
  • • подготовка и печать журналов и отчетов:
    • — формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
    • — возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
    • — возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
    • — экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
  • • автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

  • • создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
  • • проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

  • • разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
  • • криптографического шифрования и применения ЭЦП;
  • • протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

  • • прием и регистрацию писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ;
  • • рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;
  • • отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
  • • доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

  • • создание единого пространства управления распределенной структурой;
  • • сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы ЕВФРАТ позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

  • • «Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
  • • «Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
  • • «Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы ЕВФРАТ обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

  • • организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
  • • работа Сервер ЕВФРАТ как сервиса;
  • • экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
  • • администрирование хранилища форм документов.

Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

  • • автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);
  • • открытый API (Application Program Interface) с документацией.

Преимущества системы ЕВФРАТ

Система ЕВФРАТ позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

  • • Для установки и эксплуатации системы ЕВФРАТ не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
  • • Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
  • • Система ЕВФРАТ обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
  • • Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
  • • В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
  • • Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
  • • Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
  • • Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
  • • Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
  • • Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
  • • Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
  • • Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
  • • Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
  • • Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ.

Скриншоты

Стоимость ЕВФРАТ

Указанные цены действительны с 1 октября 2008 года на территории РФ.

ЕВФРАТ v.14

В комплект системы ЕВФРАТ Документооборот входят лицензии на ЕВФРАТ Документооборот Клиент и ЕВФРАТ Документооборот Сервер (данные компоненты отдельно не продаются).

ЕВФРАТ Документооборот Клиент ЕВФРАТ Документооборот Сервер
Кол-во Пользователей* Цена за лицензию на 1 Пользователя (руб.), НДС не облагается Кол-во максимально поддерживаемых Пользователей** Цена (руб.), НДС не облагается
1 6 000 1 3 000
2-5 5 500 2-5 7 000
6-10 5 000 6-10 15 000
11-15 4 500 11-15 20 000
16-25 4 000 16-25 30 000
26-50 3 500 26-50 50 000
51-100 3 000 51-100 75 000
101-200 2 750 101-200 100 000
Свыше 200 Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж. Свыше 200 Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж.

* Лицензия — это максимальное количество одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТ Документооборот. При этом количество установок клиентских мест не лимитируется.

** При приобретении серверной части той или иной мощности, Пользователю тем не менее предоставляется право на использование мощности в объеме не более оплаченного количества клиентских лицензий.

Пример расчета стоимости комплекса ЕВФРАТ Документооборот на 20 одновременно работающих пользователей: в состав комплекса входят лицензия на 20 пользователей ЕВФРАТ Документооборот Клиент (20*4 000 руб. = 80 000 руб.) и ЕВФРАТ Документооборот Сервер, ограниченный возможностью поддержки 20-ти одновременно работающих пользователей, по цене 30 000 руб. Итого 110 000 руб.

Дополнительные модули для ЕВФРАТ Документооборот

Название модуля Цена (руб.), НДС не облагается Примечание
АРМ Архивариус 10 500*** Цена указана за одно рабочее место. Специализированное рабочее место управления архивными документами.
Конфигурация «Быстрый старт» 35 000 Цена указана за установку на 1 сервер.

*** Лицензия модуля Архивариус ограничивает количество Пользователей имеющих право одновременно списывать документы в Архив. Осуществлять поиск в Архиве могут все Пользователи ЕВФРАТ Документооборот».

«Быстрый старт» — новая конфигурация системы ЕВФРАТ Документооборот, разработанная на основе 5-летнего практического опыта внедрения системы в организациях различного профиля и масштаба деятельности. Входящий в конфигурацию набор настроенных элементов позволяет сократить затраты на реализацию проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) на сумму порядка 500 000 рублей и осуществить запуск СЭД в эксплуатацию в течение нескольких рабочих недель.

В дальнейшем по желанию заказчика конфигурацию «Быстрый старт» можно развивать с учетом специфики документооборота организации. С помощью входящего в комплект поставки системы ЕВФРАТ Документооборот инструментария специалисты заказчика могут самостоятельно настроить дополнительные регистрационно-контрольные карточки, отчетные формы и маршруты движения документов.

Преимущества конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

Для директора

  • • сокращение времени и средств на внедрение СЭД;
  • • реинжениринг процессов документооборота в соответствии с современными тенденциями управления;
  • • входящие в конфигурацию отчеты позволяют оперативно получать полную и подробную информацию об исполнительской дисциплине любого сотрудника или подразделения;
  • • эффективность использования проверена на практике реальных внедрений;
  • • конфигурация «Быстрый старт» — основа для построения корпоративного электронного документооборота.

Для делопроизводителя

  • • решение задач учета и систематизации документооборота;
  • • конфигурация «Быстрый старт» учитывает требования ГС ДОУ и методические рекомендации ведущих специалистов по делопроизводству;
  • • конфигурация содержит комплект учетных и отчетных форм для анализа документооборота и контроля исполнения;
  • • поддержка процессов визирования, согласования и утверждения с возможностью их визуализации на бумаге;
  • • упрощение процесса внедрения и сокращение времени внедрения СЭД.

Для IT-специалиста

  • • конфигурация «Быстрый старт» оттестирована, отлажена и готова к эксплуатации;
  • • позволяет сократить объем организационно-методической работы, предшествующей внедрению СЭД;
  • • внедрение не требует больших затрат времени на настройку системы;
  • • возможность модернизации, развития и масштабирования с учетом специфики деятельности организации;
  • • простота обучения работе с конфигурацией и ее сопровождения.

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов (10 шт.):

  • • Входящие документы;
  • • Исходящие документы;
  • • Внутренние документы;
  • • Договоры;
  • • Служебная записка;
  • • Приказы по кадровому составу;
  • • Трудовой договор;
  • • Шаблоны типовых документов;
  • • Протоколы;
  • • Персональные поручения.

Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):

  • • Журналы:
    • — Журнал входящих документов;
    • — Журнал исходящих документов;
    • — Журнал регистрации документов.
  • • Отчёты по исполнительской дисциплине:
    • — Отчёты по документам:
      • 1. Отчёт об исполнении документов по ответственному исполнителю документа за период;
      • 2. Отчёт об исполнении документов по потокам за период;
      • 3. Отчёт о просроченных документах по исполнителям;
      • 4. Отчёт о просроченных документах по потокам.
    • — Отчёты по поручениям (согласованиям):
      • 1. Отчёт об исполнении поручений (согласований) по исполнителям за период;
      • 2. Справка об исполнении поручений (согласований) по потокам за период;
      • 3. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по исполнителям;
      • 4. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по потокам;
      • 5. Список поручений на завтра;
      • 6. Список поручений на неделю.
  • • Лист согласования

Льготное приобретение и обновление ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей

Категории пользователей Размер скидки от полной стоимости комплекта Примечание
ЕВФРАТ Документооборот для учебных заведений — ЕВФРАТ в каждый ВУЗ
Использование ТОЛЬКО в учебном процессе 100% (бесплатно) Скидка действует на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей.
Внедрение в управление учебного заведения 50% При условии заключения договора на использование в учебном процессе. Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус.
Внедрение ТОЛЬКО в управление учебным заведением 25% Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус.
ЕВФРАТ Документооборот для бюджетных организаций
Бюджетные организации 20% Требуется подтверждение статуса.
ЕВФРАТ Документооборот Upgrade
ицензионные пользователи 70% Требуется подтверждение регистрации Пользователем.

Полный прайс лист смотрите здесь

Разработчик ЕВФРАТ

Что такое Е1?

Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем.

Зачем автоматизировать документооборот с «Е1 Евфрат»?

Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:

  • Значительно снизить время согласования документов; Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
  • Устранить проблему потери документов;
  • Снизить затраты на ведение архива;
  • Упростить процесс поиска документов.

Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:

  • Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
  • Учета рабочего времени сотрудников;
  • Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений.

Забудьте о потерянных документах, находите и согласовывайте необходимые документы в 10 раз быстрее, а также оплачивайте счета, с Е1, вовремя.

Система «Е1 Евфрат» — это комплексная система управления контентом организации. Позволяет оптимизировать документооборот в организациях разного уровня, величины и формы собственности, а также автоматизировать любые бизнес-процессы, включая:

  • традиционный документооборот и делопроизводство
  • согласование документов
  • управление договорами
  • работа с кадрами и контрагентами
  • выдачу поручений и контроль их исполнения
  • управление проектами
  • ведение архива
  • прием и работу с заявками и обращениями
  • взаимодействие с удаленными подразделениями
  • управление закупками и бюджетированием
  • управление процессами, нормативно-справочной документацией и т.д.

Добавить комментарий

Закрыть меню