Единой государственной системе делопроизводства

Создание единой государственной системы делопроизводства было вызвано потребностями общества по совершенствованию работы с информацией. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества — информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой (организационно-распорядительной документации) является ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) законодательно закреплена в России в 1970-1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме. Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов является изданная в 1990 году книга рекомендаций «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, разработанной 1993 г.

Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств. При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным.

Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.


По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

ЕГСД включает в себя:

· правила по составлению организационно-распорядительной документации;

· правила по организации документооборота на предприятиях;

· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УС ОРД) является подсистемой в системе унифицированных систем документации (УСД).

ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.

Унификация

Унификация — это процесс установления единых требований к форме документа. К 1987 г. было унифицировано около 4,5 тысяч документов и создано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и применяемым в определенной сфере деятельности.

Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. УСД поддерживаются в актуальном состоянии путем внесения изменений в контрольный массив унифицированных форм по мере необходимости.

Унифицированные системы документации в Российской Федерации

УС СТУ- унифицированная система стандартов и технических условий;

УС ПД — унифицированная система плановой документации;

УС ОРД — организационно- распорядительной документации;

УС ПУД — унифицированная система первичной учетной документации;

УС РДД — унифицированная система расчетно-денежной документации;

УС ФБД — унифицированная система финансовой, первичной и отчетно-бухгалтерской документации;

УС ОСД — унифицированная система отчетно-статистической документации;

УС ДЦ — унифицированная система документации по ценообразованию;

УСД МТСС унифицированная система документации материально–технического снабжения и сбыта;

УС ДТ — унифицированная система документации по торговле;

УС ВТ — унифицированная система внешней торговли;

УС ПДС — унифицированная система проектирования документации для строительства;

ЕСКД — единая система конструкторской документации;

ЕСТД — единая система технологической документации;

УС ДИО — унифицированная система документации по изобретениям и открытиям;

УС ДСО — унифицированная система документации по социальному обеспечению.

В курсе делопроизводства изучается УС ОРД — система организационно — распорядительной документации.

К вопросам делопроизводства на государственном уровне вернулись только в конце 1950-х гг. Был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:

· создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);

· разработка и внедрение средств механизации в сферу управления;

· подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.

Разработка Единой государственной системы делопроизводства началась после выхода постановления Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Подготовка основных разделов ЕГСД поручалась Главному архивному управлению, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) для реализации подготовки ЕГСД.

ЕГСД одобрен Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Отсутствие на этом нормативном документе грифа утверждения постановлением правительства практически лишило ее официального статуса, но не снизило высокого теоретического уровня и методического значения.

Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР.

Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за годы советской власти была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ – это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

В 1991 г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности

2. Организация работы с документами (управление документацией)

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

В советский период было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В 1970 г. был введен в действие государственный стандарт ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов (документ, подлинный документ, черновой документ, копия документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, дело, формирование дела, номенклатура дел и др.). Благодаря стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, поскольку применение терминов-синонимов стандартом запрещалось1.

Дальнейшие работы по совершенствованию делопроизводства в СССР привели к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), одобренной Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы предприятий и учреждений страны, хотя система и не обладала юридической силой нормативного документа, позволило в дальнейшем усовершенствовать документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления. Основные положения ЕГСД состоят из общей части и восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю.

Главное требование ЕГСД к организации документооборота – максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри учреждения. Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет инициативного и ответного документов, взаимосвязь их индексов, организация на базе регистрационных карточек справочно-информационной службы, контроль исполнения. В ЕГСД изложены принципы, группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела.

Недостатком ЕГСД, выявившимся впоследствии, явился тот факт, что она не предусматривала внедрения в практику делопроизводства новых информационных технологий, уже находивших применение в зарубежной практике. Внедрение в управление средств вычислительной техники поставило вопрос о переработке ЕГСД.

В 1988 г. Главархивом СССР была утверждена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационыого обеспечения управления (ЕГСДОУ).

С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей доработкой в государственную систему документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). ГС ДОУ с учетом неоднократных переизданий и доработок до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в стране.

Добавить комментарий

Закрыть меню