Автоматизированная система бухгалтерского учета

Автоматизированные системы бухгалтерского учета

Основные принципы создания и использования автоматизированных систем бухгалтерского учёта, анализа и аудита

Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, подготовки финансовой отчетности в налоговые органы, повышения оперативности обработки данных, увеличения достоверности деловой информации в организациях и на предприятиях широко внедряются автоматизированные системы бухгалтерского учета.

Можно выделить несколько этапов автоматизации бухгалтерского учета. Первый этап характеризовался тем, что большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. Примером таких АРМ являются первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»).

Второй этап характеризуется созданием бухгалтерских комплексов, позволяющих автоматизировать все виды деятельности, связанные с бухгалтерским учетом. Такие мощные системы были созданы фирмами «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

Любая бухгалтерская система (БС) должна удовлетворять следующим требованиям:

· БС должна быть надежной и удобной в эксплуатации;

· БС должна безошибочно производить арифметические расчеты;

· БС должна обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов;

· производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

· обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные требования, состав бухгалтерской системы должен включать следующие элементы:

1) Единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета в организации и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

2) Расчетные модули, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов. Данные модули должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

3) Модули восстановления информации, которая может быть разрушена или испорчена в результате различных сбоев.

4) Документацию — описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

Компьютерная технология ведения бухгалтерского учета характеризуется рядом особенностей. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Внутренний контроль данных. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.

Возможность усиления контроля за деятельность организации со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы.

Возможность улучшения защиты коммерческой информации.

К подобным мерам может относиться, например, система паролей.

Потенциальные возможности появления глобальных ошибок и неточностей. Эта проблема связана с возможными ошибками в программах. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода. Поэтому при покупке бухгалтерской системы необходимо отдавать предпочтение тем фирмам-производителям, которые значительное время работает в этом направление.

Выполнение операций в автоматическом режиме, без участия пользователя. Система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их запуск осуществляется без команды пользователя.

Вопрос 1: Общая характеристика систем автоматизации бухгалтерского учета, их возможности и ограничения.

Уровень развития современных информационных технологий позволяет освободить бухгалтера от рутинных бумажных операций, упростить процессы сбора и обработки данных, обеспечить всех заинтересованных лиц информацией, позволяющей получить достаточно полную картину хозяйственно-финансового состояния предприятия. Для этого используются системы автоматизации бухгалтерского учета (САБУ).

Система автоматизации бухгалтерского учета (САБУ) – это комплекс программных, информационных средств, позволяющих осуществить ведение бухгалтерского учета, подготовку финансовой отчетности и анализ финансовой деятельности предприятия.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

Рисунок 2: Схема ведения бухгалтерского учета

Схема ведения бухгалтерского учета выглядит следующим образом: на основании первичных документов происходит определение проводок, которые в свою очередь служат основанием для составления журналов-ордеров и оборотных ведомостей, для внесения записей в кассовую и главную книгу, а также для исчисления сальдо по счетам бухгалтерского учета для формирования баланса.

В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходилось многократно делать одни и те же записи в различных регистрах учета, то при компьютерном учете запись заносится только один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций. На основе данных журнала автоматически формируются все накопительные ведомости.

Изменения в управлении эко­номикой, переход к рыночным от­ношениям не могут не оказывать существенного влияния на органи­зацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляющийся се­годня переход к международным системам учета требует разработки новых форм его методоло­гии. Значительной трансформации подвергаются информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки.

Непременным условием по­вышения эффективности управленческого труда на предприятии является применение автоматизи­рованных систем на основе новых информационных технологий.

Автоматизированная ин­формационная система бухгал­терского учета представляет собой систему, в которой ин­формационный процесс бухгалтерского учета автоматизиро­ван за счет применения специ­альных методов обработки дан­ных, использующих комплекс вы­числительных, коммуникацион­ных и других технических средств в целях получения и доставки информации, необхо­димой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета. Такие информационные си­стемы предоставляют бухгалтерскую информацию, которая отража­ет полную картину производствен­но-хозяйственной деятельности предприятия.

В настоящее время в услови­ях перехода на международные стандарты ведения бухгалтерско­го учета изменилась и ориентация бухгалтерской информации – она стала основой для принятия управ­ленческих решений как внутри, так и вне предприятия. Прежде всего, она должна предоставлять фирме, предприятию качественные дан­ные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой дея­тельностью, как планирование, кон­троль и анализ.

Кроме того, бухгалтерская ин­формационная система должна обеспечивать возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета. При этом помимо традиционных форм учета они должны использовать и новую автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требованиям применения вычислительной тех­ники и принципам бухгалтерского учета и отчетности.

Таким образом, бухгалтерские информационные системы должны решать следующие основные за­дачи:

— обеспечение автоматизи­рованного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа фи­нансово-хозяйственной деятель­ности, внутреннего аудита;

— получение оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управ­ленческих решений;

— интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первич­ной информации;

— получение достоверных сведений для обратной связи, ис­пользуемой при принятии управ­ленческих решений;

— автоматизация обработки на всех стадиях технологическо­го процесса начиная со стадии первичного учета.

Системы автоматизации бухгалтерского учета могут быть сгруппированы следу­ющим образом:

Программы предназначены и создаются для работыв раз­личных операционных системах (оболочках). В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows 3.0, Windows 3.11, Windows 95, 98, Windows NT, Windows XP и т. д. Можно с большой долей вероятности утверждать, что программа созданная для работы, например, в операционной системе Windows 98 будет неработоспособна в DOS или Windows 3.0.

2. По степени автоматизации программы можно разбить на следующие основные категории: узкоспециализированные программы, специализированные, универсальные (комплекс­ные системы). Узкоспециализированные программы служат для автоматизации выполнения какой-либо одной операции, например, печати платежных поручений.

Специализированные программы решают задачи автоматизации отдельного участка, например, учет всех банковских операций с автоматическим формированием всех платежных документов, выписок банка, накопительных ведомостей и журналов-ордеров. Универсальные (комплексные) системы охватывают весь процесс бухгалтерского учета и могут включать в себя учет кассовых, банковских операций, основных средств, товароматериальных ценностей и т. д. и формирование всех регистров учета, в том числе главной книги.

3. Программы предназначены и создаются для работы в различных организациях и предприятиях. При этом можно выделить бюджет­ные организации и коммерческие, промышленные и торговые, сельскохозяйственные и перерабатывающие. Специфика учета каждого предприятия отличается от остальных и может зависеть от формы собственности, отраслевой принадлежности, вида деятельности. САБУ должны учитывать перечисленные особенности.

4. Очень часто возникает необходимость организовать раз­дельный бухгалтерский учет на нескольких компьютерах (ра­бочих местах) с последующим слиянием данных для подведе­ния итогов. Как правило, разделение работ между рабочими местами осуществляется по участкам учета. В этой связи в на­стоящее время все бухгалтерские пакеты можно разделить на следующие категории: работающие в автономном режиме; ра­ботающие в сетевом режиме.

5. Размер организации, также накладывает свой отпечаток при создании автоматизированных систем бухгалтерского учета. В этом отношении все бухгалтерские программы могут быть разделены на следующие категории: для малых, средних и крупных предприятий.

6. Наличие макроязыка (встроенного языка программирования) и степень его развития в целях адап­тации программного продукта к изменяющимся условиям фун­кционирования производства и законодательной базы.

7. Наличие сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и т. п.: отсутствуют, недостаточно развитые, хорошо развитые, позволяющие делать изменения, настройку самим пользо­вателем, не изменяя при этом программы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Добавить комментарий

Закрыть меню